Creación de un espacio para reuniones con video

Configuración de la sala

Configuración de la sala

La selección de la solución de videoconferencia más apropiada para el entorno concreto y la organización del espacio de reuniones físico son los primeros pasos esenciales para garantizar reuniones con video de calidad profesional. El paso final consiste en ubicar y configurar el equipo de la mejor manera posible para lograr ese objetivo.

Éstas son algunas de las consideraciones clave y prácticas recomendadas:

Computadoras

Todas las soluciones de videoconferencia Logitech son periféricos USB con conectividad Plug and Play a una computadora. Las opciones más comunes son una laptop personal (lo que también se conoce como BYOD, acrónimo inglés que significa "traer dispositivo propio") o algún tipo de computadora permanentemente instalada en la sala de reuniones.

Las soluciones de videoconferencia Logitech son ideales para situaciones BYOD, ya que los dispositivos están listos para usar inmediatamente después de conectarlos, sin software adicional. Con la simplicidad de Plug and Play USB, los usuarios BYOD tienen flexibilidad para organizar reuniones en cualquier momento, usando cualquier espacio de reunión que permita el uso de video y ofrezca pleno acceso a cualquier aplicación en sus propias laptops.

Alternativamente, muchas organizaciones prefieren la coherencia y la conveniencia de proporcionar espacios para reuniones con video con computadoras dedicadas instaladas permanentemente. De esa forma, todas las conexiones ya están hechas y probadas para tenerlo todo siempre configurado y listo para iniciar una reunión. Los usuarios pueden disfrutar de una experiencia coherente en todo momento y de la confiabilidad de la configuración establecida previamente. La facilidad de uso en las salas con una computadora permanente se puede incrementar instalando el dispositivo de control Logitech Tap.

 

UBICACIÓN

Las ubicaciones principales para la computadora son la mesa de reuniones (como en el caso de una laptop personal) o montada bajo la mesa o tras la pared de la pantalla. Una ventaja de colocar la computadora cerca de la pantalla es la proximidad a la toma de alimentación de CA, Ethernet y otros componentes conectados a la computadora.

Independientemente de la ubicación, la computadora requiere proximidad a la cámara para conectarse a través del cable USB. La longitud de los cables USB suministrados puede estar entre unos 2 y 5 metros, dependiendo de la solución Logitech elegida. En todos los casos se requiere una conexión a Internet de calidad para proporcionar una buena experiencia de videoconferencia. Debido a este requisito, se recomienda usar Ethernet por cable en lugar de una conexión inalámbrica (Wi-Fi).

Al planear la ubicación de la computadora, se deben considerar las conexiones para el controlador de la reunión (consulta la siguiente sección), de los cables HDMI a la pantalla, los cables USB a la cámara y el sistema manos libres, la conexión Ethernet y la alimentación. Hay disponibles extensores HDMI y USB si los conectores de la cámara, el sistema manos libres y el controlador de la reunión no son lo suficientemente largos en algún caso.

Controladores de reunión

Se necesita un controlador de reunión además de los componentes básicos de un sistema de videoconferencia (la pantalla, la computadora y una solución todo en uno o una combinación de cámara/micrófonos/bocinas). El controlador puede ser con cable o inalámbrico. Entre las opciones disponibles están Logitech K400 Plus Wireless Touch Keyboard, Logitech Tap y tablets inalámbricas.

Tap es una superficie táctil de 10 pulgadas que muestra la interfaz nativa para el software de videoconferencia. Requiere una conexión USB a la computadora y alimentación, y proporciona una entrada HDMI opcional para permitir usar contenido compartido por cable. Tap se puede colocar tal cual en una mesa o se le pueden acoplar accesorios opcionales como una pieza de montaje giratoria, un elevador o accesorios para montaje en pared disponibles. Si el cable USB suministrado no es lo suficientemente largo, el cable USB Logitech Strong es otro accesorio opcional, disponible en longitudes de 10 m o 25 m. El cable USB Strong es un cable óptico activo que permite extender USB 2.0, USB 3.0 y USB 3.1 hasta 25 m. Al ser óptico, no transmite alimentación a dispositivos remotos, sino que se autoalimenta del dispositivo al que está conectado y, por lo tanto, no necesita ninguna fuente de alimentación externa.

Ejemplo de cableado de Tap y Rally en una sala de reuniones mediana con una computadora permanente en la sala

Para configuraciones con una tablet inalámbrica de un usuario, se necesita una fuente de alimentación cerca de la ubicación de la tablet en la mesa, para evitar problemas de batería baja en momentos inoportunos. La tablet se debería asegurar en una base apropiada.

Conexiones

En el nivel más básico, es preciso asegurarse de que haya alimentación fácilmente disponible para el hardware de la videoconferencia, las pantallas y la computadora.

Otros cables y conexiones incluyen un cable USB entre el hardware de videoconferencia y la computadora, un cable HDMI entre la computadora y las pantallas, y una conexión Ethernet para acceso a Internet. Las posibles opciones de configuración en cualquier sala dependerán de las longitudes de los cables y la proximidad a las tomas de corriente.

Ejemplo de distribución de cables en un espacio de reunión reducido con MeetUp y opción BYOD

 

Para el uso de Logitech GROUP en salas de conferencias grandes, se requieren conexiones adicionales entre el hub, la cámara, el sistema manos libres y los micrófonos de expansión opcionales.

Logitech Rally ofrece aún más flexibilidad de instalación, incluida la adición de hasta siete bases de micrófono individuales y una bocina externa (mono) o dos (estéreo). Cada base de micrófono Rally proporciona una claridad de conversación excepcional en un radio de 2,3 m (perfectamente adecuado para hasta 10 personas).

Cableado en salas de conferencias medianas con Rally y opción BYOD

Cableado en salas de conferencias grandes/salas de juntas con Rally y opción BYOD

Los cables de conexión se deberían tender a través de un conducto o una bandeja de cables debajo de la mesa, para mantenerlos organizados, y reducir el desorden visual y el riesgo de que los usuarios tropiecen.

Logitech Screen Share facilita el uso compartido de contenido con cualquier computadora en una sala de conferencias. Sólo hay que conectar una laptop o una tablet a través de HDMI para empezar a compartir. No es necesario instalar software, ingresar un código de acceso ni conectarse a Internet. Screen Share funciona con Zoom, Skype for Business, WebEx, BlueJeans y otros servicios de reuniones que admiten el uso compartido de contenido a través de USB.

Un dispositivo compacto repleto de tecnología de video, Screen Share se conecta a la computadora de la sala de conferencias a través de USB y proporciona una entrada HDMI para compartir contenido de manera instantánea.

Logitech Screen Share se conecta a la computadora de la sala de conferencias a través de USB (1) y proporciona una entrada HDMI (2) para compartir contenido de manera instantánea

Distribución de cables

Para crear un espacio para reuniones con video con aspecto profesional, la distribución de cables es una parte esencial del proceso de instalación. Dependiendo del tamaño de la sala y de la cantidad y la longitud de los cables, la distribución de éstos puede crear dificultades al intentar mantenerlos bien organizados en compartimentos.

Un montón de cables desordenados a la vista puede ser causa de distracción y tener un efecto negativo en la experiencia de los usuarios y la efectividad general de las reuniones. Merece la pena dedicar tiempo para realizar una instalación adecuada. Éstas son algunas consideraciones básicas para un plan de distribución de cables óptimo:

 

PASACABLES DE MESA

Los pasacables de mesa permiten tender bajo ésta los cables de dispositivos y conexiones que están sobre ella, para causar un mínimo impacto visual.

Utilízalos junto con bandejas debajo de la mesa para organizar y proteger cables, hubs y dispositivos bajo la superficie de trabajo, y proporcionar puntos de acceso donde haya dispositivos con cables (por ejemplo una base de micrófono Rally). Si hay tomas de corriente o Ethernet instaladas en el suelo, puede ser conveniente usar bridas para fijar los conectores y los cables de alimentación a las patas de la mesa.

 

HOLGURA DE CABLES

La holgura es una forma de asegurar los cables para que el conector del cable y el conector del dispositivo al que se conecta no estén tensos. La creación de holgura es vital para una instalación adecuada, a fin de reducir riesgos de fallos durante la instalación o en cualquier momento en el futuro. Esto es aplicable a todos los productos, pero especialmente a los que se pueden mover constantemente, como Tap cuando no está acoplado a la pieza de montaje giratoria.

Al tender cables, deben quedar ligeramente holgados para permitir flexibilidad de movimiento durante el uso. Con el sistema manos libres GROUP, por ejemplo, los usuarios tienden a atraerlo hacia sí para usar los controles.

 

CONDUCTOS

Los conductos se pueden instalar bajo el suelo, por encima de un falso techo o tras la pared, para pasar cables desde diferentes partes de la sala hasta los dispositivos requeridos. Al pasar los cables a través del conducto, hay que tener cuidado de garantizar el cumplimiento de las normativas de edificios y prevención de incendios. Los cables con clasificación plenum tienen un aislamiento especial resistente a las llamas y con baja emanación de humo, y generalmente se especifica su uso en conductos y espacios de tratamiento de aire. Los conductos pueden acomodar una cantidad fija de cables.

 

CANALETAS

Cuando no haya espacio para conductos ocultos, se podrían usar canaletas en el suelo para tender cables entre la pared y la mesa; esto también reduce el riesgo de tropezar. Las canaletas son más prácticas que la instalación bajo la cubierta del suelo, ya que ofrecen mayor flexibilidad para agregar, quitar o modificar tendidos de cables. También hay disponibles canaletas para pared, útiles por ejemplo para instalar la pantalla o las bocinas Rally.

 

RETENCIÓN DE CABLES 

Se pueden utilizar diversas soluciones, como abrazaderas, velcro y bridas, disponibles a través de proveedores externos.  Con Rally, hay un kit de montaje que incluye dos robustas abrazaderas de retención de cables para fijar los conectores de hub de pantalla y hub de sobremesa de Rally, útiles para reducir la acumulación de cables y conseguir una instalación simplificada con un aspecto profesional.

 

ALARGADORES DE CABLES

En espacios grandes para reuniones con video, puede que la longitud de los cables estándar no sea suficiente para la instalación requerida. Afortunadamente, hay soluciones de extensión disponibles.

Para GROUP se puede adaptar fácilmente la organización de la sala de conferencias con el cable de extensión de 10 m o 15 m. Úsalo para aumentar la distancia entre el hub y la cámara o el sistema manos libres. Este cable de 10 metros se usa en lugar del cable DIN de 5 metros incluido con GROUP y se puede tender por una canaleta o similar, para tener entornos despejados.