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在宅勤務からオフィスに戻る社員に向けたITの計画の立て方

変化する職場環境においてコラボレーションを可能にする

ロジクール製品を使ってビデオ会議に参加している男性

多くの人が突然、在宅勤務をするようになった現在の状況を予測するのが困難であったように、次に何が起こるかを予測するのも同じように難しいかもしれません。人々がオフィスに戻ってきた時、職場環境はどのようになっているでしょうか? また、ITチームは、外出自粛の解除後、これまでの習慣とは異なる状況への移行に対してどのように備えるべきでしょうか?

予期せぬ事態に備える

当面の間、職場環境は流動的で予測できないものになると言って間違いないでしょう。外出自粛は場所によっては、徐々に解除されてつつあります。この移行期間中、企業は、可能な限り、従業員同士が(または顧客、ビジネスパートナー、ベンダーとの)接触を最小限に抑えるよう勧めるガイドラインを提供することになるでしょう。2020年以前は、多くの場合社員は同じ場所で働いていましたが、今後はオフィス内で働く人と在宅勤務をする人が混在する環境となり、それは絶えず変化していく可能性があります。

これは前例のない状況であり、IT部門に新たな要求が課せられることになります。まず、急速に進化するコラボレーションのニーズに対応するために、IT部門はさらに俊敏に対応力を高める必要があります。また、日々変化する可能性のある、コントロールできない状況に迅速に対応する必要があります。

在宅勤務に慣れてきているとはいえ、IT部門は、テクノロジー(会社が提供するものと、個人的なものも含め)に依存している従業員からより多くの質問を受けることになるでしょう。常に先手を打つために、IT部門のリーダーは、オフィス勤務と在宅勤務の両方をサポートするために、テクノロジーの導入とトレーニングに積極的に取り組む必要があります。

 

ビジネス継続のためにビデオ会議を優先する

ビジネスの継続はIT部門にとって中核的なミッションであることに変わりはありませんが、その目標を達成するには、在宅勤務のためのより多くのサポートが必要になってきます。また、在宅勤務をする者が何よりも必要としているものは、システム、アプリケーション、そして特にお互いとのつながりを維持できることです。コラボレーションは今や極めて重要な課題です。

さらに、ビデオ会議は、同じ部屋にいない時に人々が会うための標準的な方法になりつつあり、これは今後も続いていくでしょう。実際に、従業員がビデオ会議を快適に利用できるようになり、企業がコスト削減を実感するようになるにつれ、ビデオ会議の利用範囲は今後も拡大していくと考えられます。

今後何が起こるかを知ることで、IT部門のリーダーは、準備を確実に行うための対策を講じることができます。ビデオ会議室のソリューションを優先する必要があります。これまでの会議室は、主に人と人が直接会うために使用され、ビデオ会議は時々使用されることもありました。

今後の会議では、遠隔地にいる従業員がビデオ会議に参加し、直接出席するのは数人だけ、ということが日常的になる可能性があります。IT部門にとってこれは、ビデオ会議は常に稼働できる状態にしておく必要があることを意味します。会議室でビデオ会議が利用できないことは不便であるだけではありません。これは致命的な問題です。ビデオ会議室のソリューションは、ビジネスを継続するために不可欠なものです。

 

すべての空間が潜在的なビデオ会議室であることを認識する

どんなに小さい部屋であっても、すべての部屋をビデオ会議対応にする必要があります。プライベートな1対1ミーティング用の会議も、ますますビデオ会議で対応するようになるでしょう。ビデオ会議が多数行われることを考えると、IT部門は、会議室と、会議室にあるすべての機器の管理を自動化し、一元化する必要があります。幸いなことに、ロジクールSyncツールはこのニーズに対応しています。

 

予算を再調整して、リモートワークに対処する

ビデオ会議室ソリューションをより多く導入することに加えて、IT部門は、他の領域でも予算を増やす準備をする必要があります。たとえば、より多くの従業員が、在宅勤務をする時のために、専用のウェブカメラとヘッドセットを求めるようになります。一時的な自粛要請の際は、社員は持っているものを何とか活用しましたが、長期的な在宅勤務の状況では、社員はコラボレーションやコミュニケーションのために設計された、専用の機器を必要とします。

IT部門はまた、ノートPCやその他のデバイスの更新サイクルを速くするための予算も必要となるかもしれません。ビデオ会議はPCの処理能力をより必要とします。古いノートPCを使用している場合、ビデオ会議で十分な性能を発揮できない可能性があります。

予算の議論に臨む際、これらの追加リクエストや予算要件について、ITセキュリティを考える時と同様に考えてみるとよいでしょう。マルウェア対策やエンドポイント保護などのテクノロジーに投資するのは、セキュリティ侵害の重大性と比較すると、先行投資の方が最小限で済むためです。

同様に、従業員が効果的なコミュニケーションができないために非生産的な状況に陥ることを阻止できるなら、その費用対効果は簡単に正当化できます。今日の環境(そして将来の職場環境)では、ビデオ会議が効果的なコラボレーションを実現するツールとして選ばれています。

オフィスへ戻ることを考えている人もいれば、リモートワークを続ける人もいる今こそ、IT部門のリーダーは、ビデオ会議の増加と流動的な作業環境に向け備えるべきです。今すぐに投資することで、長期的に従業員の成果として利益を生むことになるでしょう。

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