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在宅勤務でビデオコミュニケーションスキルを向上させるためのコツ

ロジクールMeetupを使ったビデオ会議のグラフィック表現

 

ビデオ会議は初めてですか? おそらく、FaceTimeを利用したり、友達とのオンライン飲み会に参加したことがあるかもしれません。私たちの多くのように、あらゆることを理解しようとしている途中かもしれません。

大丈夫です。ここ数か月で、私たちの働き方や交流の方法は大きく変わりました。変わっていないことは、優れたコミュニケーションとコラボレーションの価値でしょう。また、ビデオを通したコミュニケーションは対面でのコミュニケーションとは異なるかもしれませんが、いくつかの簡単なヒントに従えば、同じように効果的なコミュニケーションを取ることができます。

 

私たちは不慣れな状況にいることを認識してください。

まずは自分の置かれている状況を認識することから始めましょう。リモートワークは、これまで気が散らない環境を作る機会がなかった私たちの多くにとって、突然の変化です。

これがあなたにも当てはまり、自分がいる空間を常に管理できていことが多いのであれば、専門家は、自分が置かれている状況や中断される可能性について率直に話すことがベストであると提案しています。例:「始める前に、皆さんにお伝えしておきたいのですが、子供たちが家の中にいて、突然姿を現すかもしれません。」または「こちらが騒々しくなって突然ミュートにする場合があることを、あらかじめ謝っておきます。」

 

テクノロジーを理解しましょう。

あなたができる最善のステップの一つは、テクノロジーと一緒に質の高い時間を過ごすことです。ここでいうテクノロジーとは、ウェブカメラ(お持ちの場合)、スピーカーやヘッドフォン、ソフトウェアアプリ(Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、その他のプロバイダーなど)のことを指します。チャット、ミュート、および背景交換などの機能を確認して、重要な会議中に、必要に応じてこれらのオプションを素早くオン/オフにできるようにします。

テクノロジーに関しては、ビデオ会議専用に設計されたウェブカメラとヘッドセットの使用を検討してください。メッセージを伝える時に、非常にクリアに伝わることに感銘を受けるでしょう。

見栄え良く、カメラアングルやフレーミングが不自然にならないようにするため、ビデオカメラを目の高さに合わせ、顔から快適な距離に置きます。また、話していないときは必ず音声をミュートにして、背景の雑音を減らすようにしましょう。これらの細かいに気を配ることで、コミュニケーションの受け止め方に大きな違いが生まれます。

 

練習、練習、練習

簡単そうに見える人もいます!どうやっているんでしょう?

彼らは練習しています。あなたにもできます。家族と、または1人で会議を実行してみましょう。そして自分が話しているのを録画します。録画を再生して、あなたが相手にどのように表示されているのかを確認します。照明はどうですか? 自分の声が聞こえましたか? あなたの背景はどうですか? ビデオ、ポッドキャストおよびその他のオンラインのヒントで、最高の画質と音質を実現する方法をご確認ください。

 

気が散るものをなくす

テクノロジーに自信を持ち、それを使って練習し、会議を主催する準備ができたら、一番避けたいものは妨害です。電子メール通知、予期しない入電、家族からのテキストメッセージなど、これらはすべて流れを乱し、気が散る原因となります。少なくとも会議中は、他のアプリを閉じ、電話をマナーモードにするなどの対策を行いましょう。

 

カメラ上で個性を発揮できるようにしましょう。

ビデオ会議が始まったら、プロのように快適に使いこなしている印象を与えるために使用できるいくつかの手法があります。

  • カメラをまっすぐに見て、話している相手と「アイコンタクト」を行います。

  • 下を向いてメモを見たり、脇を見たりするのは避けるようにしましょう。

  • 話し相手の名前を呼びます。これによって相手は関与していると感じます。

  • 声の調子を変えて、暖かみと個性を表現します。これは放送ジャーナリストや舞台俳優の指導に用いられる手法です。

 

存在感を出す。社交的になる。信頼感を出す。

効率性はビジネスにおいて常に優先されますが、最近では、つながりを考えて、効率性を少し緩めても問題なく、むしろ推奨されます。

ソーシャルディスタンスの期間において、多くの人々は、同僚との個人レベルでのつながりの必要性を強く感じています。一例を挙げると、全員がリモートワークをしている時は、廊下で立ち話しで仕事の話をしたり休憩所での会話は発生しません。これを考慮し、会議の最初に数分だけ、社交的なつながりを取り戻したり、ニュースを共有したり、挨拶をしたりするために時間を設けることを検討しても良いでしょう。社会的な温かさを養うために時間をかけましょう。これは良好なビジネスには欠かせないことです。

専門家はまた、ビデオを通してコミュニケーションをとる時に最も共鳴することは、完全性ではなく、信頼性であると語っています。ですので、自然体でいましょう。-もちろん仕事で行う会議の制限内で!何よりもマインドフルでいましょう

 

他者が会話に参加するのを手助けする

ビデオ会議には、初めて参加する人にとって、形式的であると認識されているため、参加したり発言したりすることに不安を感じたり、気づまりを感じたりすることがあります。このような不安を解消するには、会議を会話として考えると有効です。会議の主催者は、会議の各参加者に直接話しかけて参加を促すことで、これを促進することができます。例えば、「Jasmine、あなたの専門知識はとても大切です。このトピックについてどう思いますか?」

 

早期に、かつ頻繁に情報を繰り返す

これは冗長性が優れたものである場合です。テクノロジーの制限のために、他者の発言内容をすべて聞き取るのが難しいことがよくあります。接続が断続的であったり、自分の環境で発生することによって中断される場合があります(上記で説明した理由によって)。もちろん、意図的にではなく、複数の人々がビデオ会議ではお互いに話す傾向もあります。

理由が何であれ、中断を受け入れ、重要なポイントを繰り返したり、内容や次のステップを要約することを認めることで、人々を安心させ、より効果的に内容を伝えることができます。

 

最後のアドバイス:寛大であること。

自宅などの遠隔地からのビデオ会議の主催やプレゼンテーションに、明らかに豊富な経験を持っている人もいます。それはあなたかもしれません。しかし、私たちの多くはこれを理解しているところです。彼らが最初は少しぎこちなかったり、不安になったりすることに干渉しないようにしましょう。あなたのように、彼らは理解できるようになります。

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