4 Möglichkeiten, wie die IT bei Meetings die Produktivität steigern kann

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Grafische Darstellung von Logitech Videokonferenzprodukten

In jedem Job gibt es Meetings. In vielen Meetings sogar. Der durchschnittliche Berufstätige verbringt jedes Jahr 40 % seiner Zeit in Meetings. Von diesen Meetings sind 50 % unproduktiv*.

Zeit, die sich ein Unternehmen nicht leisten kann. Und obwohl Sie vielleicht nicht in der Lage sind, die Anzahl der Meetings in Ihrem Unternehmen zu kontrollieren, können Sie definitiv dafür sorgen, dass diese so produktiv und effektiv wie nur möglich sind.

Als IT-Führungskraft können Sie die Qualität der Meetings in Ihrem Unternehmen beeinflussen. Teams und Abteilungen können sich ändern, aber die Technologie ist der einzige Bestandteil für jedes Meeting.  Viele Elemente können mit moderner Technologie verbessert werden, um Ablenkungen zu vermeiden und die Produktivität zu maximieren.

Indem Sie jeden Raum mit der richtigen Technologie ausstatten, können Sie Videokonferenzen mit Methoden fördern, die Zusammenarbeit und Produktivität fördern. 

Das Ergebnis: Meetings, bei denen jeder Teilnehmer wachsam und engagiert ist. Wenn Sie die Bedürfnisse Ihrer Endbenutzer im Auge behalten und einen entsprechend ausgestatteten Raum planen, können Sie jedes Meeting achtsamer gestalten.

Was verstehen wir unter Meetings mit Achtsamkeit?

Achtsamkeit ist eine Bewegung, die im großen Stil an Bedeutung gewinnt. Mehr Menschen möchten bei der Arbeit zu Hause oder im Büro präsent, zielstrebig und effizient sein

Wenn wir Achtsamkeit in den Besprechungsraum bringen, führt dies zu perfekter Produktivität. Die Besprechung läuft nach Plan, die Technik funktioniert wie vorgesehen und niemand schaut auf sein Telefon. Mit ein paar kleinen Änderungen an Ihren Konferenzräumen können Sie Meetings mit voller Aufmerksamkeit ermöglichen. 

Warum ist IT so wichtig für Meetings mit Fokus?

1. Auf Mindfulness ausgerichtete Technologie macht mehr aus Ihrem Raum

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Technologie zu wählen, die gut zu Ihrem Raum passt, denn wenn die richtigen Räume und die richtige Technologie zusammenkommen, entstehen großartige Dinge.

Die Technik kann jeden Konferenzraum verbessern und den Ablauf des Meetings verbessern – wenn es ein Raum für Brainstorming ist, empfiehlt sich ein digitales Whiteboard. Für kleine Besprechungsräume sollten Sie eine Kamera verwenden, mit der alle Personen am Tisch erfasst werden können. In einem großen Vorstandszimmer können Sie zusätzliche Mikrofone hinzufügen, damit jeder Sitz gleichermaßen deutlich zu hören ist.

Technologie kann helfen, das Beste aus dem gesamten Raum herauszuholen. Schauen Sie sich Ihre Meeting-Räume noch einmal aus einer neuen Perspektive an, beobachten Sie, wie die Mitarbeiter sie nutzen, und nehmen Sie die richtigen Veränderungen vor, um ihr Potenzial zu erschließen.

2. In Meetings mit Mindfulness gibt es keine Ablenkung

Als IT-Führungskraft wissen Sie: Wenn Sie Ihre Arbeit gut machen, ist es schwierig für andere, sie zu bemerken – alles funktioniert perfekt, sodass Sie niemand anrufen muss!

Das gilt auch für gute Technologie.

Achtsamkeit ist Technologie, die es den Meeting-Teilnehmenden ermöglicht, sich auf das Meeting selbst zu konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, wer im Kamerabild sitzt oder wie sie ihren Bildschirm teilen können.

Technologie sollte intuitiv und zugänglich sein. Für die Teilnehmer bedeutet das, dass die Raumtechnologie einfach zu bedienen sein sollte und nur minimale Anpassung erfordert. Die IT-Abteilung benötigt die Möglichkeit, die Technologie per Fernzugriff zu verwalten und zu aktualisieren, sodass weniger direkte Eingriffe nötig sind.

3. Eine einheitliche Benutzererfahrung sorgt für mehr Erfolg

Halten Sie es einfach.

Untersuchungen haben gezeigt, dass die Meetings um 22,7 % erfolgreicher ablaufen, wenn in allen Besprechungsräumen eine einheitliche Benutzererfahrung herrscht. Sichere Videokonferenzen erfolgreich*. Die Wahl einer Technologie, die eine einheitliche Benutzeroberfläche in den einzelnen Konferenzräumen bietet, maximiert außerdem die Benutzerakzeptanz, da die Benutzer ein neues System nur einmal erlernen müssen.

Und es zahlt sich immer aus, Technologie zu wählen, die für die in Ihrem Unternehmen bereits verwendete Software optimiert ist.

4. Videoanrufe sind ansprechender

Wenn es um Meetings mit Mindfulness geht, geht es immer um menschliche Beziehungen.

Wenn die Teilnehmer in einem Videoanruf (im Vergleich zu einem Telefonanruf) eine echte Verbindung mit jemandem aufbauen können, konzentrieren sie sich eher auf die Besprechung und bleiben aufmerksam, weil sie sehen und gesehen werden können.

Indem Sie jeden Raum mit Videokonferenzen ausstatten, können Sie mit schlechten Meeting-Gewohnheiten, die bei Telefongesprächen einhergehen (z. B. Anrufen von Telefonnummern und Notebooks), Schluss machen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer bewusster an den Meetings teilnehmen.

Meetings sinnvoller gestalten

Durch sorgfältige Planung unter Berücksichtigung der Teilnehmer können Sie mit kleinen Veränderungen eine große Auswirkung darauf haben, wie Meetings in Ihrem Unternehmen ablaufen. Intuitive, für den Raum geeignete Technologie sorgt für einen effizienteren Ablauf von Meetings und für maximale Produktivität.

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