Artikel: Büros für hybride Arbeit gestalten: Was wir gelernt haben

ZUM HAUPTINHALT
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Hybrides Großraumbüro

Eine Vision für das hybride Büro

Anfang 2022 nutzte Logitech die Gelegenheit, unsere Immobilienbilanz zu überdenken, um sie für unsere neue hybride Belegschaft zu optimieren.

Unsere Vision war es, ein erstklassiges Umfeld für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen, einen Ort, der Menschen zusammenbringt und ihnen ermöglicht, unsere Lösungen und unser Markenethos auf optimale Weise zu erleben.

Wir überlegten: Würden unsere Mitarbeiter wieder ins Büro kommen? Was würde sie zurückschrecken? Speziell mit der Frage: Wie könnten wir technologie- und datengestützte Erkenntnisse nutzen, um unseren Mitarbeitern ein großartiges Erlebnis zu bieten?

„Wieso lohnt sich das Pendeln für unsere Mitarbeiter? Wir beginnen mit einer grundlegenden Überarbeitung unserer Sichtweise und Plannung. Bei unserem Design verfolgen wir einen menschenzentrierten Ansatz. Wir stellen uns der Frage, wie physische Räume Kultur, Innovation, Produktivität, Komfort und Spaß fördern können.“– David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Für unser neues Büro im kalifornischen San Jose haben wir uns auf drei übergeordnete Ziele konzentriert:

1. Geben Sie der Mitarbeitererfahrung Priorität , um das Büro zu einem inspirierenden und begehrenswerten Arbeitsplatz zu machen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter so effektiv und produktiv wie möglich arbeiten können.

2. Fördern Sie die Teamarbeit und ermöglichen Sie Mitarbeitern in Büros auf der ganzen Welt eine reibungslose Zusammenarbeit.

3. Setzen Sie auf Flexibilität, die es uns ermöglicht, uns sofort an wechselnde Mitarbeiterzahlen und Anforderungen an Konferenzräume anzupassen. Wir wollten auch die Flexibilität, Veranstaltungen vor Ort abzuhalten.

Als Grundlage für den Ansatz in San Jose haben wir die Erkenntnisse und Daten aus den jüngsten Umgestaltungen unserer Büros in Lausanne in der Schweiz und in Cork in Irland genutzt. Als Grundlage für unsere Entscheidungsfindung haben wir Daten und Erkenntnisse aus der tatsächlichen Büronutzung an diesen Standorten analysiert und das Verhalten der Mitarbeiter untersucht.

Setup eines Hot Desk mit Konferenzkabinen und Konferenzräumen

Einer der vielen flexiblen Schreibtischbereiche und kollaborativen Sitzgelegenheiten im Büro in San Jose.

Datengesteuerte Raumplanung

Mit Logitech Sync, unserer Software für die Remote-Verwaltung von Geräten und Plätzen, waren wir in der Lage, Daten zu visualisieren und Trends bei der Nutzung von Räumen und Geräten zu analysieren.

Sync nutzt die KI-Sucherfunktion in unseren Kameras für Rally Bar und Rally Bar Mini, um die Konferenzteilnehmer zu erkennen und ermöglicht dadurch eine Personenzählung, auch wenn das Raumsystem für eine Videokonferenz nicht aktiv ist. Das Sync-Dashboard bietet Berichte zur Nutzung der Konferenzräume, einschließlich zur Anzahl der Nutzer und zu den am häufigsten genutzten Räumen.

 

Sync-Dashboard zur Anzeige der Nutzung des Konferenzraums

 Beispiel für Konferenzraumdaten in Sync.

Wir vermuteten, dass kleine Räume in erster Linie für Einzelgespräche genutzt werden würden, stellte aber fest, dass sie regelmäßig für Videobesprechungen genutzt werden. Tatsächlich wurde fastjeder Konferenzraum ausschließlich für Videogespräche genutzt.

„Unser Büro in Cork war eher ein Testpilotprojekt für unsere Projekte in San Jose. Wie viele Video Pods würden wir brauchen? Wie viele mittelgroße Räume? Wie viele große Räume zur Zusammenarbeit? Also verließen wir uns stark auf Insights. Wir begannen, nach neuen Metriken zu suchen.“ –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

Außerdem haben wir festgestellt, dass das Verhältnis zwischen kleinen und großen Räumen nicht optimal war. Wir dachten, dass größere Räume für Meetings mit vielen Personen geeignet sind, und dachten, dass typische Konferenzräume für 10 bis 12 Personen am beliebtesten sein würden. In einem hybriden Arbeitsumfeld hat sich herausgestellt, dass kleine Räume sehr gefragt sind. Wir hatten nicht genug. Infolgedessen waren unsere größeren Räume oft von ein oder zwei Personen belegt, weil alle kleineren Räume ausgebucht waren.

Telefonkabinen

Schallisolierte Telefonkabinen mitLogi Dock Diskussionsraum-Kit.

Deshalb haben wir Folgendes getan

Letztendlich haben wir uns dafür entschieden, viel mehr kleine Räume und „Video Pods“ hinzuzufügen und sie mit den Rally Bar Huddle -Kameras auszustatten, die speziell für diese kleineren Räume entwickelt wurden. 

Wichtiger war uns jedoch, dass wir Flexibilität eingebaut haben, wodurch wir die Räume einfach anpassen konnten, sodass wir unsere Konfigurationen unserer Konferenzräume ändern konnten, sobald neue Erkenntnisse gewonnen wurden. Um dies zu erreichen, war es von entscheidender Bedeutung, Dienstleistungen und IT für den Arbeitsplatz zu einem frühen Zeitpunkt im Prozess aufeinander abzustimmen.

Die beiden Teams arbeiteten zusammen, um sicherzustellen, dass die Räume so flexibel wie möglich sind. Dies erforderte eine vorausschauende Planung während der Bauphase, beispielsweise hinsichtlich der Verkabelung der Räume. Wir haben uns, wo immer es möglich war, für modulare Konferenzkapseln anstelle einer festen Wandkonstruktion entschieden, um sie bei Bedarf neu positionieren zu können. Jetzt können selbst größere Veränderungen im Büro einige Tage anstatt Wochen oder Monate in Anspruch nehmen.

„Wir haben den Teams zugehört und die realen Erkenntnisse, die wir durch unsere Geräte gewinnen, gewonnen, um konkrete Vorstellungen davon zu bekommen, wie wir unsere Räume definieren und mit welcher Technologie sie ausgestattet werden sollten.“ –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

Wir stützten unsere Entscheidungen auch auf Nutzungsdaten und nicht auf Buchungsdaten, zum Beispiel darauf, welche Räume tatsächlich genutzt wurden und wie viele Personen sich in dem Raum befanden. Wir haben die Daten in Sync mit Logitech Tap Scheduler und dem KI-Sucher der Rally Bar-Kameras erfasst.

Huddle-Room

Besprechungsraum, der mit Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP und Tap Scheduler ausgestattet ist, um den Check-in zu vereinfachen. Wenn niemand eincheckt, wird der Raum freigegeben und steht anderen zur Verfügung.

Wir haben nicht nur Konferenzräume optimiert, sondern wir sind auch zu den ersten Anwendern unserer eigenen Flex Desking geworden. Dazu gehörten Logi Dock Flex und unser neuer Software-Service für Schreibtischbuchungen, Logitech .

Sync-Analyse-Dashboard auf einem Monitor

Logi Dock Flex und ein Beispiel, wie Buchungsdaten für Schreibtische in Sync aussehen.

Dank der Funktionen sozialer Netzwerke in der Buchungssoftware ist es für die Mitarbeiter einfach, Kollegen über ihre Pläne, im Büro zu sein, in Kenntnis zu setzen, damit sie das Zusammensitzen koordinieren können. Es überrascht nicht, dass Mitarbeiter eher dazu bereit sind, ins Büro zu kommen, wenn auch ihre Kollegen anwesend sind.

Die Hardware-/Software-Kombination aus Logi Dock Flex und der Schreibtischbuchungssoftware ermöglicht es den Mitarbeitern, beim Anschließen ihres Laptops über ein USB-C-Kabel einen Schreibtisch je nach Standort oder Nähe zu ihren Teamkollegen zu wählen und mühelos einzuchecken. Dadurch erhalten wir die tatsächlichen Nutzungsdaten, die wir in Sync erfassen. Und genau wie bei den Konferenzraumdaten suchen wir nach Trends (tatsächliche Check-ins statt Buchungen), die in unsere zukünftige Strategie für Arbeitsplätze einfließen.

Hybrides Büro mit entspannten Arbeitsplätzen

Ein Blick in die Zukunft

Funktioniert unser Ansatz? Für eine Aussage ist es noch zu früh. 

Wir sind nach wie vor unser eigenes „living Lab“, das ständig dazulernt, während wir arbeiten und uns an die sich ändernde Arbeitswelt anpassen.

Wir führen neue Bürotechnologien und Videokonferenzen mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand schnell ein. Wir modifizieren Konferenzräume nach Bedarf und verwandeln Schreibtische in Besprechungsräume und umgekehrt, während wir mehr lernen, wie die Mitarbeiter die Räume nutzen. Sync hilft uns bei unseren Entscheidungen.

Hier sind unsere acht wichtigsten Erkenntnisse zur hybriden Gestaltung des Büros und zur Optimierung der Mitarbeitererfahrung:

  1. Übernehmen Sie ein agiles Mindset: Experimentieren, testen und lernen Sie ganz nebenbei

  2. Technologie nutzen für datengestützte Erkenntnisse

  3. Gehen Sie davon aus, dass die meisten Räume für Videoanrufe genutzt werden und planen Sie entsprechend

  4. Dienstleistungen für den Arbeitsplatz und IT frühzeitig im Prozess aufeinander abstimmen

  5. Bauen Sie nach Möglichkeit Flexibilität ein, und sorgen Sie dafür, dass die Räume leicht geändert werden können, damit Sie neue Einsichten gewinnen und die Konfigurationen der Konferenzräume ändern können

  6. Stützen Sie Ihre Entscheidungen auf Nutzungsdaten statt auf Buchungsdaten

  7. Vermeiden Sie Reibungsverluste und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern mit einer Buchungssoftware für Schreibtische, bequem von zu Hause aus ins Büro zu wechseln

  8. Stürz dich ins Abenteuer!

Wenn Sie mit der Komplexität des hybriden Designs umgehen müssen, würden wir gerne mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren auf eine Tour durch die Logitech Niederlassung in San Jose. Wir arbeiten derzeit noch in Arbeit und wir würden gerne unsere Erkenntnisse austauschen. 

Weitere Informationen zu Sync Insights finden Sie in diesem Artikel.

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