Wie Sie Ihre Investition in Microsoft Teams Rooms maximieren

Optimieren Sie die Umgebungen der Konferenzräume?

Können Mitarbeiter einen beliebigen Raum betreten und mit einem Tastendruck sofort ein Videokonferenz-Meeting starten?

Ein großartiges Erlebnis im Konferenzraum selbst wird die Mitarbeiter dazu ermutigen, die von Ihnen angeschaffte Videokonferenzsoftware und A/V-Ausrüstung zu nutzen. Hier sind vier Tipps, wie Sie das Erlebnis im Konferenzraum optimieren können.

• Stellen Sie einen Touch-Controller bereit. Mit einem an der Wand oder am Tisch montierten Touch-Controller für Konferenzräume wie Logitech Tap können Mitarbeiter einfach den Bildschirm antippen, um ein Meeting zu starten oder daran teilzunehmen. Sie müssen nicht mehr lange herum rätseln, wie Sie das Meeting beginnen sollen.

• Unterstützt jede Videokonferenzanwendung. Konferenzräume verfügen in der Regel über eine Standard-Videokonferenzsoftware wie Microsoft Teams. Das macht die Teilnahme an Meetings schneller und einfacher möglich – es sei denn, Sie müssen einen anderen Dienst nutzen. Logitech Swytch löst dieses Problem, indem es jedem Teilnehmer gestattet, einen Laptop anzuschließen, um an einem virtuellen Meeting oder Webinar teilzunehmen.

• Optimieren Sie das Sounddesign. Vielleicht haben Sie schöne 4K-Flachbildschirme für jedes Ihrer Räume angeschafft. Aber wie ist der Sound? Ziehen Sie eine Konferenzkamera wie die Rally Bar in Betracht, die über integrierte KI namens RightSound™-Technologie verfügt, die laute und leise Stimmen automatisch ausgleicht, Hintergrundgeräusche unterdrückt und die Tonqualität im Laufe der Zeit fortlaufend zu verbessert.

• Stellen Sie ein Whiteboard für das Meeting bereit. Für Brainstorming, Ideenfindung und Zusammenarbeit sind Whiteboards das perfekte Werkzeug – aber Mitarbeiter tun sich schwer, sie in Videomeetings effektiv zu nutzen. Deshalb haben wir Logitech Scribe entwickelt, eine KI-gesteuerte Whiteboard-Kamera, die Whiteboard-Inhalte in Videomeetings mit hervorragender Klarheit überträgt.

Unterstützen Sie Remote-Mitarbeiter?

Verfügen die Mitarbeiter über persönliche Geräte zur Zusammenarbeit, mit denen sie sich bei Videomeetings besser einbezogen und präsenter fühlen?

Bevor Teilnehmer eine Verbindung zu einem Videomeeting herstellen, werfen die meisten erstmal einen kurzen Blick in den Spiegel. Das liegt in der menschlichen Natur. Wir alle wollen bei Videoaufnahmen gut aussehen und uns gut anhören. Dies scheint besonders dann zu gelten, wenn wir uns aus der Ferne zuschalten. 

Remote-Mitarbeiter sind auch empfänglich für die Idee, an einem Meeting teilzunehmen. Diese Remote-Mitarbeiter möchten gleichermaßen zum Gespräch beitragen. Damit dies umgesetzt werden kann, muss sich die Meeting-Erfahrung so natürlich für sie anfühlen wie für diejenigen, die physisch präsent im Raum sind.

Mit diesen Zielen im Hinterkopf sind hier ein paar wichtige Schritte, die Sie durchführen können, um die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter mit eigenen Kommunikationsgeräten zu optimieren.

• Bieten Sie professionelle Peripheriegeräte an. Während der Anordnungen, zu Hause zu bleiben, entdeckten viele Mitarbeiter etwas, was der IT-Abteilung bereits bekannt war. Audio- und Videogeräte in Verbraucherqualität sind nicht ideal für Unternehmen und sind nicht für Videomeetings optimiert.
  
  Dagegen verfügen Logitech-Headsets sowohl über Funktionen, die Mitarbeiter wünschen, wie z. B. die automatische Stummschaltung, als auch über Funktionen, auf die die IT-Abteilung Wert legt, wie z. B. Zertifizierungen mit großen Softwareanbietern. Logitech-Webcams verfügen über eine bessere Auflösung, mehr Bilder pro Sekunde, ein größeres Sichtfeld und eine bessere Objektivqualität sowie über Integrationsmöglichkeiten mit Anbietern von Videosoftware, die Meetings problemlos unterstützen.

• Stellen Sie ein Toolkit für das „Arbeiten von zu Hause“ bereit. Was Remote-Mitarbeiter wirklich wollen, ist eine Umgebung, die der im Büro sehr ähnlich ist. Eine Möglichkeit, wie IT die Mitarbeiter unterstützen kann, ist die Bereitstellung einer Reihe von Tools für die Arbeit von zu Hause aus, zu denen neben der Standardkombination aus Maus, Tastatur und Monitor auch ein spezielles Headset und eine Webcam gehören.

Letztendlich wird die Fokussierung auf das Mitarbeitererlebnis die Akzeptanz von Videokonferenzen erhöhen und dazu beitragen, die Investition zu rechtfertigen.

Machen Sie Ihre IT noch effizienter?

Können IT-Administratoren Räume und Geräte einfach von überall aus verwalten?

Die Zeit, die IT-Administratoren für die Bereitstellung, Verwaltung und Unterstützung von Geräten für Videokonferenzen und zur persönlichen Zusammenarbeit aufwenden, ist ein weiterer Faktor, der in Ihre ROI-Berechnungen einbezogen werden sollte.

Wenn Mitarbeiter beispielsweise handelsübliche Headsets und Webcams verwenden, die nicht für den Videokonferenzservice zertifiziert sind, auf den Ihr Unternehmen standardisiert ist, kann diese Situation zu Problemen für die Mitarbeiter und zu Herausforderungen für die IT-Abteilung führen. Wie bereits erwähnt, kann die Bereitstellung eines Toolkits mit zugelassenen und zertifizierten Geräten für die Arbeit von zu Hause aus die Anzahl der Supportanfragen reduzieren und den Support vereinfachen, falls doch einmal Probleme auftreten.

Hier sind drei zusätzliche Hinweise, wie Sie die Rolle der IT optimieren und den Zeitaufwand der IT für Videokonferenzen minimieren können:

• Stellen Sie neue Video-Applikationen bereit. Eine neue Art von Konferenzkameras, die so genannten „All-in-one-Videobars“, können direkt an den Monitor eines Raumes angeschlossen werden und den Cloud-Videodienst über eine integrierte Recheneinheit ausführen. Mit einer Kamera wie der Rally Bar (die für Microsoft Teams als ein USB-Gerät zertifiziert ist) bedeuten weniger Komponenten eine schnellere Installation bei minimaler Verkabelung.

• Stellen Sie eine Verwaltungskonsole für die Fernverwaltung von Geräten bereit. Wenn Tausende von Räumen und Geräten zu verwalten sind, müssen IT-Administratoren so effizient wie möglich sein. Wir haben Logitech Sync entwickelt, um der IT-Abteilung die Unterstützung umfangreicher Videoinstallationen zu erleichtern und gleichzeitig Standortbesuche und Fehlermeldungen zu minimieren – alles über eine einfache browserbasierte Oberfläche.

• Stellen Sie einfache Anleitungsvideos zur Verfügung. Es ist erstaunlich, wie viele Probleme durch ein einfaches 30-Sekunden-Video vermieden werden können, das den Mitarbeitern zugänglich gemacht wird.

Letztlich ist eine Investition in Technologie selten ein isoliertes Ereignis. Das gilt natürlich auch für Videotechnologien. Obwohl die von Ihnen verwendete Videokonferenzplattform vielleicht eine Ihrer größten Investitionen ist, hängt ihr Erfolg von vielen anderen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Benutzerakzeptanz, dem Erlebnis im Konferenzraum und dem Zeitaufwand der IT-Abteilung. Wenn Sie diese Bereiche im Auge behalten, können Sie sicherlich den größtmöglichen Nutzen aus dieser Investition ziehen.