Pas de salle de réunion, pas de problème : Comment promouvoir des réunions sur site efficaces

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Pas de salle de réunion ? Aucun problème.

Avec l’occupation des bureaux, la disponibilité des salles de réunion se fera plus rare. Favorisez la collaboration en apportant une expérience de réunion plus polyvalente.

Une équipe collabore autour d’une table haute avec Logitech Rally Board 65.

C’est l’heure d’une réunion impromptue ? Pas si vite, mon cher.

Les employés passent de plus en plus de temps au bureau (que ce soit par choix ou par leur devoir de retour au bureau), les entreprises sont confrontées à un nouveau problème: l’engorgement. À première vue, il peut s’agir d’un problème de place de bureau (et c’est le cas), mais la disponibilité des salles de réunion a également été primordiale.

Nous avons tous déjà été dans la même situation:

Votre équipe décide d’organiser une réunion improvisée. Alors que vous passez d’une salle à l’autre, une par une, à la recherche d’une salle libre, le résultat est qu’aucune salle de réunion n’est disponible. Vous pouvez désormais reporter la réunion ou attendre (impatiemment) qu’une place se libère.

Aucune des solutions n’est idéale, car du temps est perdu dans les deux cas, mais elles ne doivent pas être les seules solutions. En fait, il existe des façons simples de contourner ces problèmes en introduisant à la fois flexibilité et polyvalence dans votre espace de travail.

Présentation de votre pro des réunions nomade

Une salle de réunion dédiée n’est pas nécessaire pour organiser une réunion efficace. Hey, vous n’avez même pas besoin de chaises! Tout ce dont vous avez besoin, c’est un petit espace pour la réunion de vos collaborateurs présents au bureau et un tableau Logitech Rally Board 65.

Qu’est-ce que Rally Board 65 ? Il s’agit d’une solution de visioconférence tout-en-un conçue pour n’importe quel espace de bureau, ouvert ou fermé, qui s’appuie sur les outils en lesquels vous avez déjà confiance. Grâce à un écran tactile de 65 pouces et à des fonctionnalités audio et vidéo basées sur l’intelligence artificielle, tous les participants sont clairement vus et entendus, et les distractions sont limitées, créant un environnement intime propice à la vidéo collaboration, même si vous êtes au cœur d’un bureau très fréquenté.

À cette polyvalence s'ajoute la possibilité de faire pivoter l'écran pour adapter l'angle de la caméra à la hauteur de vos yeux. Si vous êtes debout ou assis à une table en hauteur, placez la caméra en haut de l'écran. Si vous êtes assis à une hauteur normale de la table, retournez l'écran pour que la caméra soit placée en bas de l'écran. Cette flexibilité vous permet de maintenir un contact visuel naturel où que vous soyez, préservant ainsi le confort de votre session de collaboration.

De plus, Rally Board 65 est incroyablement facile et rapide à installer. Bien que vous puissiez fixer votre dispositif à un mur ou le poser sur des pieds, Rally Board 65 s’adapte parfaitement à vos réunions en déplacement, monté sur un chariot roulant. Cela vous permet de rouler sur votre dispositif partout. Tout ce dont vous avez besoin, c’est une prise gratuite pour commencer votre réunion.

Étant donné le manque d’espaces physiques pour les employés au bureau, rien n’est plus important que la polyvalence. Ainsi, en déployant des solutions de visioconférence flexibles dans votre bureau, vous réduisez considérablement la pression liée aux réunions dans des lieux désignés et simplifiez considérablement les réunions sur un coup de tête.

Dites adieu au chaos de la planification des salles

Si votre réunion impromptue nécessite l’intimité d’une salle de réunion, c’est également un problème. Mais cela ne devrait pas vous obliger à passer à l’écran dans chaque salle de réunion pour en trouver une. Au lieu de cela, Logitech Tap Scheduler et la réservation de salle de réunion Logitech peuvent simplifier le processus pour vous et éliminer toute ambigüité dans l’équation de sélection des salles.

En installant Tap Scheduler à l’extérieur de chaque salle de réunion, les employés peuvent facilement détecter quelles salles sont disponibles. Non seulement la planification de la salle est facilement accessible via une seule pression, mais chaque dispositif indique également clairement l’état de l’occupation en faisant briller un témoin lumineux vert ou rouge de manière à ce que tous les participants puissent le voir.

Avec la réservation de salles de réunion synchronisée avec vos dispositifs Tap Scheduler, vous pouvez vous assurer que chaque planification de salle est à jour. Et dans les cas où les participants entrent et sortent des salles compatibles avec Rally Bar sans planification, le dispositif Rally Bar peut détecter l’occupation à votre place et ajuster automatiquement l’état d’occupation en conséquence.

Avec l’occupation des bureaux, la disponibilité des salles de réunion se fera plus rare. Cela ne signifie toutefois pas que la collaboration doit être une contrainte de la configuration de votre bureau. Au contraire, la collaboration doit se développer au bureau et vous avez le pouvoir de la faciliter.

En rendant les réunions plus portables et votre bureau plus polyvalent, vos collaborateurs se sentiront habilités à se réunir à tout moment et en tout lieu. Avec cette attitude, la collaboration deviendra naturelle pour tout le monde, et l’expérience des collaborateurs en sera le reflet.

Tirez le meilleur parti de votre espace de travail pour que vos employés puissent profiter au maximum de leur expérience. C'est une valeur qu'il n'est pas possible de mettre à prix.

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