Article: Conception et ingénierie d’un accès équitable aux réunions hybrides | Logitech

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Conception d’un accès équitable aux réunions hybrides

La plupart des dirigeants misent beaucoup sur le travail hybride pour préparer la réussite de leur organisation. Le problème? Bien que le travail hybride soit bénéfique, il peut également s’avérer incohérent et inégal. En l’absence de mesures correctives, cet état de fait peut conduire à une culture du travail divisée.

Cela est particulièrement vrai pour les réunions virtuelles. Lorsque des réunions réunissent des participants sur place et à distance, ces derniers sont souvent en retrait, quelle que soit leur position. 

Comment résoudre ce problème? 

Cultiver une meilleure approche des réunions nécessitera un effort de collaboration à l’échelle de l’organisation. Le service informatique sera un leader stratégique dans le cadre de cet effort, car il est chargé d’investir dans une technologie qui comble l’écart d’expérience entre les participants à distance et sur place.

 

Quel est le problème avec les réunions hybrides?

Les mauvaises habitudes ont la vie dure. C’est d’ailleurs ce que constatent les spécialistes de l’organisation dans la culture des réunions d’entreprise. Les problèmes existants liés aux préjugés, à l’exclusion et à la marginalisation ont été exacerbés par un nouveau facteur: la proximité. 

Le biais de proximité se produit lorsque les participants sur place sont avantagés sur le lieu de travail par rapport aux participants à distance, simplement en raison de leur emplacement physique. 

La dynamique d’une réunion hybride peut être fortement influencée par la distance perçue, ou en fonction des personnes sur place et à distance. Pour limiter ce problème, la technologie s’exécutant sur les dispositifs de réunion jouera un rôle majeur pour éviter que l’injustice ne découle indirectement du travail hybride. En d’autres termes, une expérience équitable doit être intégrée au produit lui-même. Il s’agit de l’un des piliers de notre processus de développement chez Logitech.

 

2D et 3D

L’inégalité entre les participants sur place et à distance provoque des frictions lors des réunions virtuelles. Alors que les personnes présentes dans la salle de conférence sont naturellement réunies autour de la table, les participants à distance sont uniquement visibles sur un écran accroché au mur.

Cela entraîne un certain nombre de problèmes pour les participants à distance: 

  • Il leur est plus difficile de voir et d’être vus, et d’entendre et d’être entendus correctement
  • Il leur est plus difficile de prendre part à la conversation et de l’influencer
  • Sans visibilité, il leur est plus difficile de participer à la prise de décision

Sans une participation active, les objectifs de la réunion ne sont souvent pas atteints, et le potentiel et le talent des employés ne sont pas exploités. Les résultats médiocres des réunions entraînent un burn-out et un désengagement de tous les participants, à la fois à distance et sur place.

 

Résolution du problème

Comment la technologie peut-elle aider à résoudre ce problème? Cherchons d’abord l’inspiration en dehors du monde du travail, dans des domaines tels que le divertissement. Pensez à vos films préférés. Qu’est-ce qui en fait « un ensemble cohérent »? 

Il ne s’agit pas seulement de l’excellent scénario, mais également des mécanismes intégrés en coulisse pour s’assurer que l’histoire est racontée le plus efficacement possible.

Choisir le bon éclairage, régler et réinitialiser les bons angles de caméra, suivre les mouvements et l’action, capturer le son et l’ajuster aux bons niveaux façonne la capacité du spectateur à participer à l’histoire.

Cette capacité principale à participer à l'expérience est le précurseur de ce qui suit: l'engagement.

De même, offrir une expérience cinématographique dans une salle de réunion hybride peut avoir un impact positif sur la participation, l’engagement et l’efficacité globale. Cette approche repose sur la philosophie selon laquelle créer la meilleure expérience globale, et pas seulement la meilleure fidélité, est ce qui est le plus important.

L’amélioration du travail hybride est un effort d’équipe

Des problèmes tels que les réunions hybrides inéquitables existent à l’intersection de la technologie, de l’espace et de la culture. Les organisations qui adoptent une approche intégrée pour résoudre ce problème seront mieux préparées à créer une expérience de qualité pour tous les employés, quel que soit leur emplacement.

Les organisations qui ne partagent pas ce point de vue devront peut-être rattraper leur retard, car les employés se tournent vers des emplacements où ils se sentent également présents et visibles depuis n’importe où.

Dans le deuxième article de cette série, nous abordons la composante visuelle de la conception et de l’ingénierie d’un accès équitable aux réunions et nous expliquons pourquoi elle est essentielle à la réussite. 

Lire le deuxième article: Une vision optimisée de l’accès équitable aux réunions hybrides.

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