Activez la planification intuitive des salles pour votre entreprise

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Illustration montrant l’évolution du travail depuis le temps de l’homme des cavernes à celui de l’employé de bureau

Des rangées interminables de bureaux que l’on voyait au tout début aux bureaux à cloisons des années 80, en passant par le modèle de travail hybride actuel, l’informatique s’est toujours attachée à supprimer les frictions afin de favoriser une meilleure collaboration des équipes.

La recherche et le lancement de réunions doivent être une expérience fluide pour les collaborateurs. Lorsque les collaborateurs errent désespérément dans les couloirs à la recherche d’une salle de réunion disponible ou découvrent que la salle qu’ils avaient réservée est occupée, les réunions sont retardées et des ressources précieuses sont gaspillées. Alors que les espaces de travail deviennent des centres de collaboration dynamique, le service informatique recherche une solution intuitive et facile à déployer qui permette de consulter la disponibilité des salles en un clin d’œil.

Personne ne devrait perdre son temps à arpenter les couloirs à la recherche de la salle de conférence adéquate. Mais comment le service informatique peut-il vous y aider ? Une feuille d’occupation affichée sur le mur n’est pas suffisante pour les grands bureaux et est inutile en cas de réunion hybride.

La façon dont les collaborateurs utilisent les salles de réunion a également changé. Il y a dix ans, peu de salles de réunion étaient équipées de la vidéo, et une très grande partie des réunions se déroulaient entièrement au bureau. Au fil des ans, les outils de visioconférence ont commencé à apparaître dans certaines salles de réunion, mais pas toutes.

Maintenant que le travail hybride est la norme, tous les espaces de réunion doivent être équipés d’un système de planification intuitive des salles.

Dans votre recherche de la bonne solution, vous avez peut-être déjà essayé de créer des tableaux de planification des salles compliqués, à l’aide de tablettes de type iPad, avant de les voir disparaître petit à petit car ils ne sont pas adaptés à cette tâche. À mesure que les besoins des collaborateurs et la technologie évoluent, le processus de recherche et de planification des réunions se doit d’évoluer lui aussi.

Illustration d’un couloir donnant sur de nombreuses pièces avec des points d’interrogation affichés sur les portes

Une planification des salles peu intuitive affecte tout le monde

Imaginez que le responsable marketing de votre équipe demande à un collaborateur de participer à un appel vidéo de dernière minute pour discuter d’un projet sensible. Ce collaborateur doit trouver rapidement une salle de conférence équipée de la vidéo sans réservation préalable. La seule indication disponible est une carte sur le mur indiquant où se trouvent les salles de conférence, mais pas celles qui sont occupées.

Le collaborateur doit alors parcourir les couloirs, frapper aux portes et potentiellement perturber les réunions en cours jusqu’à ce qu’il trouve la salle appropriée.

Les conséquences d’un mauvais processus de réservation des salles peuvent être considérables.

  • Pour les collaborateurs, c’est du temps perdu, les réunions deviennent inutilement stressantes et les interruptions une habitude.
  • Les équipes informatiques peuvent se heurter à des affichages coûteux qui ne sont ni évolutifs, ni conçus spécialement pour la planification des salles. Si ces outils sont trop compliqués à utiliser, les tickets d’assistance augmentent et les dispositifs restent inutilisés.
  • Les équipes d’installation et d’exploitation ne sont pas épargnées non plus, dans la mesure où des déploiements bancals ne répondent pas aux besoins du travail hybride, comme trouver une salle et rejoindre des réunions rapidement. De plus, les outils sous-utilisés occupent des espaces qui pourraient être mieux utilisés.

 

Tous vos collaborateurs bénéficieront d’outils qui répondent aux nouveaux besoins des bureaux, tels que la planification rapide, les affichages permanents et la disponibilité hybride.

Illustration d’une disposition de bureaux avec de petits espaces et des cloisons

Les outils de planification spécialisés deviendront la norme

Tout comme les bureaux ont toujours évolué en fonction des événements mondiaux et des nouvelles technologies, l’ère du travail hybride a ses propres exigences. Par exemple, des outils pour aider les gens à trouver et réserver des salles afin de rejoindre des réunions plus facilement. Jetez un œil à ces scénarios avant/après, pour voir comment des outils de planification spécialement conçus peuvent améliorer le travail de toute votre entreprise.

Illustration d’une personne utilisant un écran tactile pour réserver des salles de réunion

Comment résoudre les problèmes de planification des salles:

L’ancienne méthode: les collaborateurs perdent leur temps à arpenter les couloirs, à la recherche de salles de réunion disponibles.
La méthode moderne: des panneaux de planification dotés de témoins lumineux rouges et verts, visibles de loin, qui indiquent la disponibilité sont installés à l’extérieur de chaque salle de réunion.

L’ancienne méthode: les solutions de planification de salle bricolées ne sont pas intuitives et n’ont pas été conçues pour une utilisation quotidienne.
La méthode moderne: des outils de planification des salles spécialement conçus pour être disponibles en permanence facilitent la planification.

L’ancienne méthode: le service informatique consacre des ressources excessives à la configuration et à la maintenance d’outils de planification des salles et d’orientation inefficaces.
La méthode moderne: le service informatique peut rapidement déployer des dispositifs de planification et les gérer depuis un seul et même endroit.

L’ancienne méthode: des systèmes de planification de salle encombrants et peu intuitifs n’incitent pas les utilisateurs à s’en servir.
La méthode moderne: des outils intuitifs permettent aux collaborateurs de réserver et de trouver des salles de réunion tout de suite, sans phase d’apprentissage.

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