ENVIRONNEMENT D’ESPACE DE RÉUNION

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L’ATMOSPHÈRE DE LA RÉUNION

Pour des espaces de réunion efficaces, il est nécessaire d’apporter une attention particulière à l’environnement de la salle. Des éléments tels que l’éclairage, la couleur, le mobilier d’arrière-plan et l’acoustique sont essentiels pour optimiser la communication, la collaboration et la productivité lors des réunions. 

Éclairage

ÉCLAIRAGE

Une salle éclairée uniformément permet à la caméra de capturer de manière plus précise la couleur, le contraste et la définition vidéo.

  • Évitez de pointer la caméra en direction de fenêtres donnant sur l’extérieur ou d’autres sources lumineuses fortes, notamment des spots directionnels. Les éléments d’éclairage placés derrière les participants à la réunion ont tendance à obscurcir les sujets et à générer des silhouettes
  • Une lumière intense en provenance d’une fenêtre proche peut également créer de forts contrastes, même lorsque la caméra ne pointe pas vers ladite fenêtre
  • En cas de nécessité, envisagez l’utilisation de volets, de rideaux ou de stores
  • En règle générale, les éclairages de bureau fluorescents classiques fonctionnent bien pour éclairer une salle de réunion

Le positionnement d’un sujet entre la caméra et une fenêtre donnant sur l’extérieur ou une autre source de lumière puissante peut générer une silhouette indésirable qui dégrade la qualité vidéo. La technologie Logitech RightLight™ résout les problèmes liés au rétroéclairage ou à d’autres sources de lumière en optimisant l’équilibrage de la lumière afin de privilégier le rendu des visages et le naturel des tons.

Couleur

COULEUR

Des parois de couleur neutre telles que le beige ou le gris n’entraînent généralement pas de distraction, ce qui permet aux participants de mieux se concentrer.

  • Évitez les couleurs vives (le rouge, le bleu et le vert) qui peuvent inciter la caméra à fausser les tons chair et les autres teintes
  • Évitez les motifs complexes en arrière-plan. Les caméras ne captent généralement pas bien les motifs, ce qui peut distraire le regard
  • Si le fait de dynamiser une pièce avec des couleurs peut s’avérer important pour l’image de marque de la société, l’affichage ou dans d’autres circonstances, vous devez malgré tout les utiliser avec parcimonie, notamment sur le mur à l’arrière du champ de vision de la caméra
Écran de télévision avec dispositif Rally Bar posé sur une console.

Arrière-plan

ARRIÈRE-PLAN

Il est généralement préférable d’avoir un arrière-plan net. Un fouillis visuel, comme des motifs complexes, peuvent poser problème à la caméra de conférence et distraire les participants à la réunion.

  • Retirez les meubles inutiles, les tables encombrées, les plantes d’ornement, les œuvres d’art présentant une multitude de détails, les gravures sous verre réfléchissant et les objets en mouvement comme les rideaux dans un courant d’air
  • Rangez les câbles sous les tables lorsque c’est possible
  • Pour les salles dotées de fenêtres, envisagez d’utiliser des stores ou des rideaux, un paravent ou du verre dépoli. Les fenêtres peuvent être source de distraction s’il y a un mouvement ou de l’activité à l’extérieur, et posent un problème de confidentialité pour les réunions sensibles.
Grande salle avec écran de télévision et dispositif Rally Bar fixé sous le moniteur.

Mobilier

MOBILIER

La taille de la table et le nombre de chaises sont des facteurs déterminants au moment du choix de l’équipement audio et vidéo.

  • Disposez les chaises de façon que la caméra puisse voir toutes les personnes autour de la table. On y parvient généralement en positionnant la caméra et l’écran en bout de table, et en disposant les sièges dans le champ de vision de la caméra.
  • Si possible, choisissez une table d’une forme autre que rectangulaire (trapézoïdale, triangulaire ou en demi-cercle) dont la partie la plus large est proche de l’écran et de la caméra, de manière que toutes les personnes autour de la table puissent être vues
  • Pour les petites salles, les tables rondes peuvent être un choix judicieux car elles ne bloquent pas le champ de vision de la caméra. 
  • Optez pour de petites tables hautes et des sièges légers faciles à déplacer pour une configuration plus flexible de la salle
Écran de télévision avec dispositif Rally Bar sous le moniteur de la salle de conférence avec sept chaises autour d’une table de conférence ronde.

Acoustique

ACOUSTIQUE

Chaque espace physique a des caractéristiques acoustiques intrinsèques et il est possible d’en gérer la plupart. Ce sont les matériaux utilisés pour la construction des salles et du mobilier qui ont le plus fort impact sur l’acoustique des salles. 

  • Évitez les salles avec des surfaces réfléchissantes telles que le métal, la pierre, le verre ou des matériaux durs qui peuvent accroître la réflexion du son et compromettre la qualité audio
  • Méfiez-vous des fenêtres en verre qui peuvent laisser entrer les bruits extérieurs et distraire les personnes présentes dans la pièce et l’interlocuteur de l’appel
  • Envisagez d’utiliser des dalles de plafond ou des panneaux suspendus, car les deux absorbent le son et réduisent l’écho et la réverbération
  • Préférez la moquette à des sols en céramique ou en bois, les matériaux plus souples et moelleux absorbent mieux le son.
Salle avec des personnes en charge de l’acoustique.
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