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ビデオ会議が定着し始めています。準備はできていますか?

ITが先を見越して次の基準の準備を行う方法

ロジクール製品を使ってビデオ会議に参加している女性

過去10年ほどにわたり、世界中に分散した企業が対面会議や電話会議からビデオ会議に移行するにつれ、ビデオ会議が着実に増加しています。しかし、現在、私たちが直面しているような危機によって、新しいテクノロジーの導入を加速させ、行動を永久的に変化させる可能性があります。これは、ビデオ会議においても確実に当てはまります。      

問題は、その準備ができているかどうかです。

ビデオ会議システムのプロビジョニングと管理を担当しているITスタッフにとっては、この時期は、ビデオ導入における次の波に前もって備えるチャンスになります。人々が自宅から働いている間、ITチームはこの時間を利用して、以下に集中することができます:

  • 運用の準備
  • 新しいテクノロジー要件と予算
  • リモートデバイス管理ツール

 

更新やその他の運用要件を管理しましょう。

大多数の社員が自宅で勤務している今、ビデオ会議デバイス用ソフトウェアとファームウェアの更新など、会議室のデバイスとシステムが最新の状態であるかを確認する良い機会です。自動フレーミングなど新機能を有効化されていますか? これらの更新を今すぐ行うことを検討してください。また、この時間を利用して、ビデオ会議用の部屋が使用されていない間に、プロビジョニングを行うこともできます。

また、ビデオ会議 (および共有コンテンツ)を侵入者や招待されていないゲストから保護するために、セキュリティポリシーとシステムを検討する良い機会でもあります。

 

より多くのビデオ会議を計画し、それに応じた予算を設定しましょう。

ビジネスユーザーが電話からビデオ会議へと急速に移行し、ビデオ会議を優先的なコミュニケーション手段にするうえで、ビデオ会議の要件をサポートするための新しいハードウェアツールも要求されるようになります。これは、デスクトップPCをノートPCに置き換えたり、計算量の多いビデオ・ソフトウェアを処理するためにノートPCをアップグレードすることを意味する場合があります。例えば、このようなニーズを満たすために、ノートPCのリフレッシュサイクルを短縮することにするかもしれません。 

一般的なホームオフィスでは、照明や騒音レベルがどれほど予測できないものであるかをユーザーが理解すると、自分や他者のビデオ会議の体験を向上させるために、ウェブカメラやヘッドセット、その他の周辺機器を求めることも考えられます。

もちろん、これらのような変更はIT予算に影響を及ぼすことがあります。外出自粛・休業要請が解除される前に、IT予算を見直し、優先度を調整する必要があるかどうかを判断する良い機会となります。しかし、すべての企業は、ビデオの採用が急速に進むことの影響を考慮し、予算にこの現実が反映されているか確認する必要があります。

 

リモートアプリケーションとデバイス管理ツールの導入を検討しましょう。 

組織内の会議室とデバイスの数が増加するにつれ、リモートデバイス管理ツールの導入がますます有益になります。これらのアプリケーションによって、会議室、デバイス、およびソフトウェアのプロビジョニングと管理が簡単になります。これにより、製品のアップグレードやバグ修正を展開し、システムと会議室が機能し、最新の状態であることを確認することができます。会議室の問題がリアルタイムで把握できるため、会議に影響が出る前に問題を解決することができます。

もちろん、これらの作業は遠隔地からでも迅速に対応可能なため、現場への訪問を最小限に抑えることができます。

これと同様に重要なのは、リモートデバイス管理ツールを利用することで、会議室の利用率などの指標に関する貴重な洞察を得ることができます。このデータを使って、会議のスケジュールやハードウェアのプロビジョニングを改善することができます。ロジクールのビデオ会議用リモートデバイス管理ツールの詳細については、ロジクールSyncをご覧ください。

 

ベストプラクティスを文書化しましょう。

最後の提案事項は、ビジネスをビデオ対応にするために取っている手順を文書化しているか確認することです。多くの組織にとって、この取り組みは既存の取り組みを加速させるものです。優先順位の変化と迅速にビデオ導入する必要性の観点から、予算要求を正当化する必要があるかもしれません。自分が行っている作業の内容を可視化して経営陣に示すことで、予算の必要性を示す後押しになります。

 

一時的な環境と恒久的な環境の両方に適応しましょう。

最近の世界的な状況によって、リモートワークや在宅勤務のトレンドが加速していることは間違いありません。私たちは、現在の外出自粛・休業要請が環境の変化に伴い発展していくことを認識していますが、すべてのことが以前のように戻ることを期待すべきではありません。出張が減り、ビデオ会議やリモートワークが増加するのは明らかなようです。

IT管理者はこの状況に対して積極的なアプローチを取り、ビデオ会議やビデオ導入の波がさらに大きくなることに備えておくことが賢明でしょう。そうすることで、サポートリクエストとトラブルチケットを最小限に抑えながら、ユーザーのニーズを満たすことができます。

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