Quatro maneiras para que a equipe de TI aumente a produtividade em reuniões

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Representação gráfica dos produtos da Logitech para videoconferência

Em qualquer trabalho, há reuniões. Na verdade, são muitas reuniões. Em média, um profissional de negócios gasta 40% do seu tempo em reuniões anualmente. Dessas reuniões, 50% desse tempo é improdutivo*.

Tempo que uma empresa não pode desperdiçar. E, mesmo que não seja possível controlar o número de reuniões na sua empresa, com certeza é possível garantir que essas reuniões sejam tão produtivas e eficazes quanto poderiam ser.

Como líder da área de TI, é possível mudar a qualidade das reuniões na sua empresa. As equipes e os departamentos podem mudar, mas a tecnologia é a parte essencial de todas as reuniões.  Muitos elementos de reunião podem ser melhorados com tecnologia para reduzir distrações e aumentar a produtividade.

Ao equipar cada espaço com a tecnologia certa, é possível promover práticas de reunião que estimulam a colaboração e a produtividade. 

O resultado é a garantia de reuniões em que todos os participantes permanecem alertas e envolvidos. Quando você conhece as necessidades dos seus usuários finais e um espaço planejado de acordo com esses requisitos, é possível tornar cada reunião mais atenta.

Qual é o significado de reuniões com foco e atenção?

A atenção plena é um movimento crescente em grande escala. Mais pessoas estão concentradas em estar presentes, com objetivos e eficientes seja no trabalho em casa ou no escritório.

Quando o espaço de reunião permite atenção plena, é possível obter máxima produtividade. As pessoas se concentram na reunião, a tecnologia funciona conforme o esperado e ninguém olha para o celular. Com algumas pequenas mudanças nos espaços de reunião, é possível realizar reuniões com foco e atenção. 

Por que a área de TI é essencial para facilitar reuniões com foco e atenção?

1. Tecnologia para foco e atenção melhora o espaço

A escolha de uma tecnologia adequada para o seu espaço é fundamental, pois a combinação do espaço certo com a tecnologia certa gera grandes resultados.

A tecnologia pode aprimorar qualquer espaço de reunião para que a reunião flua melhor. Considere o uso de um quadro branco digital em uma sala para brainstorming. Para uma sala de reunião pequena, encontre uma câmera que capte todos os que estão à mesa. Se a sala for grande, inclua microfones de expansão para que todos sejam ouvidos com a mesma clareza.

A tecnologia pode ajudar a aproveitar ao máximo todo o espaço. Analise cada um dos seus espaços de reunião, como as pessoas realmente os utilizam, e faça as mudanças certas para melhorar os recursos de cada espaço.

2. Reuniões com foco e atenção são livres de distrações

Como líder da área de TI, você sabe que, se o seu trabalho é feito adequadamente, talvez as pessoas não percebam, pois tudo funciona perfeitamente e ninguém precisa ligar para você.

O mesmo vale para uma boa tecnologia.

A tecnologia para garantir foco e atenção é a tecnologia implantada para que os participantes de uma reunião se concentrem na reunião em si, em vez de se preocuparem com quem está no enquadramento da câmera ou como eles podem compartilhar a tela.

A tecnologia deve ser intuitiva e acessível. Para os participantes, isso significa que a tecnologia instalada na sala deve ser fácil de usar e exigir ajustes mínimos. Para a equipe de TI, isso significa ser capaz de gerenciar e atualizar a tecnologia remotamente; ou seja, a tecnologia requer menos intervenção direta.

3. Uma experiência uniforme dos usuários aumenta o sucesso

Mantenha a simplicidade.

Pesquisas mostraram que as reuniões são 22,7% mais bem-sucedidas quando há uma experiência de usuários uniforme em todos os espaços de reunião*. A escolha de uma tecnologia que forneça uma interface de usuário uniforme em todos os espaços de reunião também aumenta a adesão dos usuários, pois eles só precisam aprender a usar o novo sistema uma vez.

E, ao escolher a tecnologia, sempre compensa escolher uma tecnologia otimizada para o software que a sua empresa já usa.

4. As videochamadas são mais envolventes

Quando se trata de reuniões com foco e atenção, o que importa é a integração humana.

Quando os participantes de uma reunião podem estabelecer uma conexão real com alguém em uma videochamada (em comparação com um telefonema), é mais provável que eles se concentrem na reunião e permaneçam atentos o tempo todo, pois podem ver e ser vistos.

Ao equipar todas as salas com vídeo, é possível acabar com hábitos ruins em reuniões que ocorrem durante as chamadas telefônicas, como verificar o telefone e usar o laptop, para garantir que todos participem da reunião com foco e atenção.

Como tornar as reuniões mais significativas

Com um design para garantir foco e atenção, além de consideração dos participantes da reunião, é possível fazer algumas pequenas mudanças que podem ter um grande impacto na forma como a sua empresa lida com as reuniões. A escolha de uma tecnologia intuitiva adequada ao espaço agiliza o processo de reunião e aumenta a produtividade.

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