Uma abordagem melhor ao conteúdo em quadro branco virtual

Por que os quadros brancos são essenciais para a colaboração

As equipes geralmente usam apresentações, planilhas e outros documentos para compartilhar informações e liderar discussões. No entanto, esses formatos não são otimizados para o tipo de brainstorming não digital, de fluxo livre e não estruturado, que as pessoas preferem para explorar conceitos ou design visual.

O quadro branco é a ferramenta perfeita para o brainstorming visual e desenvolvimento de ideias. Essas ferramentas de colaboração podem assumir várias formas, incluindo quadros apagáveis a seco, paredes de quadro branco, até mesmo painéis de vidro. Elas são úteis para diagramação, ilustração de conceitos, tomada de notas livre, organização de pensamentos com notas adesivas etc. E quando todos os participantes estão presentes na mesma sala, os quadros brancos funcionam melhor. Mas e nas reuniões com membros de equipe remotos?

Limitações com as atuais abordagens ao uso de quadro branco durante as reuniões por vídeo

Talvez o problema número um no uso de quadro branco durante as reuniões por vídeo seja o fato de os participantes remotos raramente estarem envolvidos ativamente, como as pessoas na sala estão. Os participantes remotos se sentem excluídos. Suas informações e opiniões, embora valiosas, não se tornam parte da discussão.

Certamente que isso não é intencional. O problema é que os organizadores de reunião tiveram dificuldade para incluir efetivamente o quadro branco nas reuniões por vídeo.

Eles podem apontar uma câmera de videoconferência ou webcam para o quadro branco, mas a pessoa que está escrevendo nele pode bloquear parte da visão. Mesmo quando essa pessoa se afasta do quadro, pode ser difícil ler o quadro branco por causa do tamanho da imagem, do reflexo das luzes e janelas ou de uma perspectiva distorcida do ângulo da câmera.

Às vezes, as pessoas tiram fotos do quadro branco para compartilhar com os participantes remotos. Se as fotos forem enviadas após o término da reunião, será muito tarde para os participantes remotos contribuírem. Se as fotos forem enviadas durante a reunião, os participantes da sala já poderão ter avançado no momento em que os participantes remotos responderem. Nenhuma dessas situações é ideal e ambas podem romper o fluxo criativo. No final, para os participantes remotos, é como ver outras pessoas colaborarem.

E quanto aos quadros brancos interativos?

A terceira abordagem que as organizações adotaram é comprar “quadros brancos interativos”. Essas telas digitais emulam a função de um quadro apagável a seco ou quadro branco tradicional. Quando a pessoa está treinada e familiarizada com o quadro branco digital, ele pode ser uma ferramenta eficaz.

No entanto, por causa do custo e da complexidade, talvez as empresas comprem apenas um número limitado de quadros interativos e os distribuam estrategicamente pelo escritório. Assim, quando as equipes precisarem explorar espontaneamente os conceitos, visualizar designs ou iniciar rapidamente uma sessão improvisada de brainstorming, será muito improvável que procurem um quadro branco interativo, trazendo-o para a sala e imaginando como incorporá-lo à reunião.

Há uma outra abordagem?

Acreditamos que haja uma abordagem melhor. Uma solução ideal para o problema de como incorporar quadros brancos às reuniões por vídeo deve atender aos seguintes critérios:

• Ele deve democratizar a experiência da colaboração para garantir que todos possam contribuir livremente com a discussão.
• Ele deve ser simples de usar – mais fácil e melhor.
• Ele deve aproveitar um processo que já existente, usando a familiaridade do quadro branco para estimular a adoção do usuário.
• Ele deve ampliar seu ecossistema de salas de reunião e funcionar perfeitamente com outros aplicativos e dispositivos de videoconferência.
• Ele deve ser fácil e rápido de instalar para que possa ser implantado amplamente em todas as salas de reuniões da organização.