Artigo: Como organizar a melhor reunião presencial

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Reunião no local em ambiente casual aberto

Planejando uma reunião externa? Pare agora.

Veja o porquê. Antes, o escritório era o local onde os funcionários se reuniam para trabalhar diariamente. Uma reunião externa, por outro lado, oferecia aos funcionários a oportunidade de saírem da rotina diária, dedicarem tempo ao planejamento estratégico e se relacionarem com colegas de equipe fora do ambiente comum de trabalho.

No entanto, as circunstâncias mudaram. Hoje em dia, 53% dos funcionários esperam continuar trabalhando em um horário híbrido indefinidamente, enquanto 23% esperam ficar totalmente remotos, de acordo com a Gallup. Para esses funcionários, as reuniões presenciais são raras, e as pessoas passaram a se reunir diariamente por vídeo.

Nesse sentido, você pode considerar realizar sua próxima reunião de equipe no lugar menos lógico para uma reunião externa: seu próprio escritório.

 

Na era do trabalho em qualquer lugar, o escritório é o novo local para reuniões externas.

As reuniões presenciais de equipe nunca foram tão importantes. Muitos funcionários não se veem com frequência desde 2020, e alguns nunca se encontraram pessoalmente. Organizar uma reunião de equipe, interna ou externa, é uma ótima maneira de reunir sua equipe de novo: físicamente, mentalmente e emocionalmente.

Por que realizar sua reunião no escritório e não em um hotel chique? Primeiro, ele traz todos de volta ao mesmo lugar. Antes da pandemia e do trabalho híbrido, as pessoas tinham maior chance de interação orgânica com os colegas de trabalho de outros departamentos. Trazer as equipes de volta ao escritório permite que os funcionários conheçam novas pessoas e se conectem com quem normalmente não interagem de forma virtual. 

Organizar sua reunião no escritório dá aos novos funcionários a chance de explorar a sede e permite que você cuide pessoalmente das tarefas de gestão interna, aborde tópicos delicados, trabalhe e se divirta um pouco e crie coesão na equipe, dentro de seu próprio tempo e condições. 

Mas como organizar com sucesso uma reunião de equipe que alcance tudo isso e mais? Use as seguintes dicas para planejar a melhor reunião presencial na era do trabalho híbrido.

O QUE FAZER

Sugestão: tenha um objetivo comercial claro

Os funcionários devem chegar ao seu local de trabalho sabendo exatamente o que está na agenda e por quê.

Os objetivos para a reunião de equipe devem ser específicos e tangíveis. Reforce seus objetivos destacando cada um deles em suas sessões, discussões e apresentações.

EXEMPLO: se quiser trabalhar em colaboração, evite apresentações com uma única pessoa. Em vez disso, peça às equipes que se reúnam e apresentem ideias coletivamente. O tópico é menos importante do que o exercício de trabalhar em conjunto.

Sugestão: mantenha o foco na conexão dos funcionários

De acordo com Keith Ferrazzi, autor dos livros best-sellers do New York Times “Never Eat Alone” e “Who's Got Your Back?”, as reuniões devem ser reservadas para momentos em que você pode se concentrar na comemoração e na união, bem como em tópicos mais profundos, complexos ou emocionais que não devem ser tratados em videochamadas. Ferrazzi diz que esse deve ser o principal objetivo em reuniões presenciais.

Use essas oportunidades para se concentrar em discussões sobre tópicos que são importantes para todos, independente de função, experiência ou hierarquia. Tópicos como respeitar limites, aprimorar a comunicação ou alcançar uma melhor integração entre trabalho e vida pessoal. 

Sua reunião deve incentivar e inspirar. Se você não tiver certeza de quais tópicos são mais importantes para sua equipe, pergunte aos funcionários.

Sugestão: reserve um tempo para questões importantes de gestão interna

Alguns de seus funcionários mais novos podem nunca ter visto o interior do prédio de sua empresa, especialmente se foram contratados durante a pandemia. Com todos no local, você tem a oportunidade de marcar algumas atividades importantes (e divertidas) de gestão interna, como:

  • Fotos profissionais. Essa atividade é uma ótima maneira de oferecer um benefício adicional para funcionários novos e antigos.
  • Grande tour. Um tour adequado faz com que as equipes externas se sintam menos intrusas. Seu escritório é a “base de tudo”, e as pessoas devem se sentir confiantes ao transitar pela sede.
  • Apresentações. Os funcionários remotos quase nunca estão na mesma sala que os executivos. Se líderes de destaque estiverem no local, apresente-os à sua equipe. 
  • Comemoração de metas atingidas. É difícil de dar um tapinha nas costas adequado remotamente. Aproveite a oportunidade para homenagear o trabalho duro, fazer elogios e entregar prêmios pessoalmente.

DICA: todas servem bem como atividades de abertura.

Sugestão: equilibre trabalho e lazer

Muito trabalho e nenhuma diversão resultarão em uma reunião monótona e improdutiva. 

Dê tempo e espaço à sua equipe para uma união real, longe dos limites do escritório. Não estamos falando de atividades de formação de equipe ou “diversão obrigatória” (que é apenas outra maneira de dizer formação de equipe). A diversão obrigatória nunca é divertida.

Happy hour, almoço ou até mesmo uma sessão de ioga em grupo deve resolver o problema. Dê às pessoas oportunidades de socializarem.

INSIGHT: o isolamento no local de trabalho prejudica a produtividade, além de que um em cada três funcionários remotos relata sentimentos de desconexão. Ajude suas equipes a se conectarem, dando a elas oportunidades de “brincarem”.

Sugestão: incentive a participação remota

Na era da economia em qualquer lugar, as reuniões presenciais devem ser acessíveis de qualquer lugar. 

Nós entendemos, você está organizando um evento presencial para reunir todos, pessoalmente. No entanto, isso pode não ser viável para todo mundo. Supondo que você já tenha investido em ferramentas de videocolaboração, use-as para garantir que todos tenham lugares iguais à mesa. 

Veja como você pode configurar seu espaço para uma reunião híbrida:

  • Tenha várias telas
    Use uma tela para mostrar os participantes virtuais e outra secundária para o conteúdo relacionado à reunião, como gráficos, vídeos e apresentações em PowerPoint.
  • Organize mesas para a transmissão de vídeo
    Organize as mesas e as câmeras para que todos possam ser bem enquadrados. Se os participantes virtuais precisarem ver o apresentador e os participantes ao mesmo tempo, use uma câmera adicional.
  • Forneça exibições nítidas
    Considere a aparência e o som da atividade na sala para participantes remotos para que você garanta uma experiência mais equitativa para todos. Considere a aparência e o som da atividade na sala para participantes remotos para que você garanta uma experiência mais equitativapara todos.
  • Capte o áudio
    Coloque estrategicamente microfones adicionais pela sala para que os participantes virtuais possam acompanhar as conversas. Isso também ajudará a bloquear o ruído ambiente e as conversas de fundo.
  • Prepare-se para dificuldades técnicas
    Trabalhe com sua equipe de TI com antecedência para evitar problemas técnicos recorrentes, como conectividade Wi-Fi e implantação do sistema de vídeo.

Sugestão: peça feedback

Peça um feedback honesto assim que terminar a reunião presencial. Informe sua equipe que as respostas são anônimas e essenciais para o planejamento de futuras reuniões. 

Considere realizar uma discussão como parte de sua atividade de encerramento. Essa é uma ótima maneira de ser criativo em equipe, debater sem restrições e sonhar alto.

DICA: não surpreenda os participantes com uma sessão de feedback. Deixe-os saber que haverá tempo para uma conversa aberta sobre o que saiu bem e o que pode ser melhorado. Certifique-se de adicionar a discussão à agenda, para que os mais quietos tenham tempo para se preparar.

O QUE NÃO FAZER

Sugestão: não renuncie à sua autoridade

Tente não sair do seu papel de “chefe” para ser “amigo da equipe”. Sua equipe vai buscar sua orientação no local, assim como eles confiam em sua liderança nos negócios.

Use sua posição como líder para gerenciar e orientar as atividades da reunião, guiar a participação e promover o engajamento. 

Sugestão: não convide todo mundo

Criando uma reunião complicada estendendo o convite à todos pode dificultar conversas significativas, causar distrações e levar à estagnação de decisões.  

De acordo com Neda Mansoorian, cofundadora e CEO da Leviti, Inc., uma empresa de planejamento e pesquisa de eventos, menos é mais. 

“Realizamos estudos amplos sobre o poder de reuniões frequentes e menores. 'Microeventos', como os chamamos”, disse Neda. “Saídas curtas, de uma a três horas durante o dia, são quando as pessoas aprendem algo novo e real umas sobre as outras. São esses passeios que levam a uma conexão rica e significativa.” 

Pense com cautela sobre quem precisa estar na sala, seja de forma virtual ou presencial. Os participantes devem se beneficiar diretamente ou contribuir para as atividades da reunião no local. 

Para pessoas que só veriam o material apresentado como “bom saber”, considere removê-las da lista de convidados e compartilhar uma gravação de vídeo com elas mais tarde.

Sugestão: não inclua a criação de equipes competitivas

O que é pior do que diversão obrigatória? Competição obrigatória em nome da diversão. 

A criação de equipes competitivas não tem vez no ambiente de trabalho corporativo. Você pode criar coesão e conexão sem colocar um funcionário contra o outro.

Atividades de formação de equipe que geram união:

  • Realizar trabalho humanitário (construção de uma casa)

  • Cozinhar uma refeição juntos e apreciá-la em grupo (pode ser necessário fazer em pequenos grupos) 

  • Fazer atividades de fuga em que todos devem trabalhar juntos para resolver um problema ou montar um quebra-cabeça

Atividades competitivas de formação de equipe a evitar:

  • Corridas de kart 

  • Laser tag

  • Paintball 

  • Jogos de estilo olímpico (cabo de guerra/corridas de revezamento)

Seu mantra para sua equipe deve ser “todos por um” e não “um contra todos”.

Sugestão: não exponha as pessoas

Os palestrantes e apresentadores devem ser informados com antecedência. Expor as pessoas pode deixá-las ressentidas e envergonhadas, o que pode diminuir a motivação e inibir a participação.

Seu local vai atender a vários tipos de personalidade. Lembre-se de que os introvertidos podem precisar de um tempo a mais para se preparar antes de se sentirem confiantes o suficiente para abordar o grupo ou apresentar ideias.

Incentive o engajamento respondendo com bons olhos àqueles que participam naturalmente. Ao oferecer à sua equipe um espaço seguro onde opiniões e ideias são bem-vindas, você promove um ambiente em que os participantes mais quietos têm maior probabilidade de se manifestarem.

DICA: se você quiser que alguém faça uma apresentação de última hora, converse com a pessoa sobre isso. Se ela não se sentir à vontade para falar de improviso, sugira que crie uma apresentação em vídeo que possa ser distribuída à equipe.

O local ideal é planejado com um propósito

“Um local ideal é uma mistura de programação dividida entre inspiração, diversão em equipe e colaboração e planejamento, bem distribuídas.” – Hayley Nelson, chefe global de marketing B2B, Logitech 

Planejar um local de sucesso é possível se você tiver propósito e definir objetivos intencionais. 

Cassie LaMere é a fundadora da Cassie LaMere Events, uma agência que planeja reuniões de equipe para empresas da Fortune 500. De acordo com Cassie, um local bem planejado é uma ótima oportunidade para reforçar os padrões e ideias da marca.

“Sua equipe provavelmente vai postar sobre sua experiência nas redes sociais, portanto, trate isso como uma oportunidade de alcançar clientes atuais e futuros, e também possíveis novas contratações”, diz ela. “Além disso, um encontro intencional presencial é um ótimo momento para sua equipe criar conexões mais significativas, estejam os funcionários presentes de verdade ou de forma virtual.”

Esta é sua oportunidade de reunir todos, e de voltar ao escritório. Independente ter reinventado seu espaço ou não, esta é sua chance de receber sua equipe em casa. É um momento para você se conectar com novos funcionários, comemorar o excelente trabalho e orientar sua equipe. 

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