Ative a programação intuitiva de salas em sua empresa

Um agendamento de salas não intuitivo afeta a todos

Suponha que a gerente de marketing da sua equipe peça a um funcionário para entrar em uma videochamada de última hora para discutir um projeto confidencial. O funcionário não terá nenhuma sala de videoconferência reservada e precisará encontrar uma rapidamente. Talvez a única orientação disponível seja um mapa na parede indicando onde ficam as salas de conferência, mas não quais estão ocupadas.

O funcionário terá que percorrer todos os corredores, batendo nas portas e interrompendo reuniões em andamento até encontrar uma sala adequada disponível.

São muitas as consequências de um sistema de reserva de sala precário.

• No nível do funcionário, ele perde tempo, as reuniões se tornam estressantes e a interrupção na colaboração vira rotina.
• As equipes de TI talvez encontrem telas caras que não são escaláveis nem foram criadas para agendamento de sala. Se essas ferramentas não forem fáceis de usar, terá cada vez mais solicitações de suporte e os dispositivos cairão em desuso.
• As equipes de operações e gestão de dependências também não estão imunes, já que as implantações complexas não conseguem atender às necessidades do trabalho híbrido, como encontrar e entrar em reuniões rapidamente. Além disso, o espaço ocupado por ferramentas pouco utilizadas poderia ser melhor utilizado.

Todos na sua organização saem ganhando com ferramentas que atendem às novas necessidades corporativas, como agendamento rápido, telas sempre ligadas e prontidão para tarefas híbridas.

Ferramentas criadas para agendamento se tornarão a norma

Assim como os escritórios sempre acompanharam as evoluções tecnológicas e os acontecimentos pelo mundo, a era do trabalho híbrido requer seus próprios avanços. Em outras palavras, ela requer ferramentas que ajudem as pessoas a reservar, encontrar e entrar em reuniões com mais facilidade. Observe os cenários antigos e novos para ver como as ferramentas de agendamento criadas especificamente para isso podem tornar o trabalho melhor para toda a sua organização.

Como resolver problemas comuns de agendamento de sala:

O modo antigo: os funcionários perdem tempo vagando pelos corredores procurando salas de conferência disponíveis.
O modo novo: os painéis de agendamento instalados fora de cada sala de reunião têm luzes verdes e vermelhas para indicar a disponibilidade a distância.

O modo antigo: uma gambiarra com soluções de agendamento de sala, que não é intuitiva nem foi criada para uso constante.
O modo novo: agendadores de sala criados para esse fim e pensados para estarem sempre ligados simplificam o agendamento.

O modo antigo: a equipe de TI tem altos custos com a configuração e manutenção de agendadores de sala ineficientes e ferramentas de sinalização.
O modo novo: a equipe de TI rapidamente implanta os dispositivos de agendamento e gerencia todos eles em um único lugar com facilidade.

O modo antigo: agendadores ultrapassados e não intuitivos desmotivam as pessoas de usá-los.
O modo novo: ferramentas intuitivas permitem que os funcionários agendem e encontrem reuniões imediatamente, sem treinamento.