Como eliminar a lacuna do custo total de propriedade – como equipes de TI e de instalações físicas podem finalmente se integrar
As organizações concordam plenamente sobre o valor da videoconferência para a força de trabalho. Por exemplo, 87% dos líderes de empresas concordam que uma excelente experiência no local de trabalho pode gerar melhorias na colaboração e na produtividade. No entanto, embora os benefícios sejam claros, ainda existe uma desconexão na forma como as principais partes interessadas (como equipes de TI e de instalações físicas) avaliam os seus investimentos em videoconferência e outras soluções de tecnologia para o local de trabalho.
Embora busquem essencialmente o mesmo resultado para as pessoas (uma experiência produtiva para os funcionários) e avaliem o próprio sucesso por meio de uma métrica abrangente principal (TCO), as definições de sucesso das equipes de TI e de instalações físicas estão totalmente desalinhadas sob as perspectivas financeira e operacional.
Esse problema é decorrente, em grande parte, da forma como cada uma define o TCO. O foco das equipes de TI é o custo total de propriedade, e o foco das equipes de instalações físicas é o custo total de ocupação. O que cada um desses custos significa e como cada equipe pode encontrar mais pontos em comum logo no início do processo de aquisição? Vamos analisar.
O que é custo total de propriedade?
De acordo com a TechTarget, o custo total de propriedade é uma estimativa das despesas associadas a aquisição, implantação, gerenciamento, uso e descontinuação de ativos de TI, como um produto ou equipamento.
As despesas que contribuem para o custo total de propriedade incluem:
Custos diretos, como preço de compra, instalação e manutenção.
Custos indiretos, como treinamento, tempo de inatividade e ineficiências de desempenho.
Custos intangíveis, como perda de produtividade dos funcionários e riscos de conformidade.
As equipes de TI avaliam mais do que os custos iniciais de aquisição e instalação para mensurar os custos do ciclo de vida da tecnologia; elas consideram compatibilidade, confiabilidade, segurança e suporte. Para elas, o custo de propriedade inclui tudo, desde atualizações de firmware até gerenciamento de dispositivos e solução de problemas. A prioridade deles? Experiências perfeitas para os usuários, interrupção mínima e fácil escalabilidade.
O que é custo total de ocupação?
O custo total de ocupação é uma estimativa das despesas associadas a propriedade ou aluguel de um imóvel, desde o aluguel base até despesas recorrentes, como contas de serviços essenciais, manutenção e seguro.
Os responsáveis por instalações físicas veem os investimentos como peças de um quebra-cabeça maior considerando a eficiência com que os espaços são usados, o custo de equipar os espaços e a facilidade de adaptação dos espaços à medida que as necessidades das empresas evoluem.
A videoconferência agrega novas considerações à equação. Iluminação, acústica e mobiliário têm peso na criação da experiência ideal em reuniões. Não se trata apenas de conectar telas; é repensar como cada metro quadrado de espaço inspira conexão e colaboração.
Quais são os maiores pontos de conflito entre as equipes de TI e de instalações físicas?
Em resumo, tanto a equipe de TI quanto a de instalações físicas têm objetivos compartilhados quando se trata de adquirir equipamentos para videoconferência.
Elas querem que as suas equipes colaborem de forma eficaz e obtenham mais valor de cada reunião.
Elas querem oferecer uma experiência uniforme para os funcionários, estejam eles no escritório ou em casa.
Elas querem que essa experiência se converta em mais satisfação dos funcionários e mais retenção de talentos.
O problema é que, embora as duas equipes compartilhem muitos dos mesmos objetivos relacionados à experiência dos funcionários, a estratégia e o planejamento ocorrem de maneira isolada.
De acordo com o relatório The Workplace Equation da Logitech, tanto as equipes de instalações físicas quanto as de TI acreditam ser a principal autoridade relacionada à experiência no local de trabalho, mas a maioria não trabalha em conjunto no início de um projeto. Na verdade, apenas 24% das equipes de TI são consultadas antes do início do planejamento das salas. Como resultado, o processo de tomada de decisão é normalmente desconexo:
Métricas: a equipe de TI mede o TCO como custo por usuário/dispositivo, e a equipe de instalações físicas o mede como custo por metro quadrado.
Alocação de capital: a equipe de TI vê as atualizações tecnológicas como investimentos operacionais de rápido retorno, e a equipe de instalações físicas vê o espaço de escritório como um ativo depreciável ao longo de vários anos e sujeito a termos rígidos de locação.
Experiência do usuário: um escritório mais avançado é inútil se a tecnologia para reserva de salas ou para videoconferência falhar. Por outro lado, uma tecnologia que funciona sem problemas é desperdiçada em um local subutilizado.
Se as equipes de TI e de instalações físicas quiserem fazer o melhor investimento possível em sua experiência em videoconferências, elas precisam estabelecer uma parceria mais coesa. Então, vamos analisar como isso funciona.
Como as equipes de TI e de instalações físicas podem se alinhar melhor em relação à experiência no local de trabalho
Enquanto estiverem desalinhadas em relação aos pontos de avaliação mencionados, as equipes de instalações físicas e de TI continuarão oferecendo uma experiência abaixo do esperado em videoconferências. Elas podem começar a reduzir essa lacuna se encontrarem pontos em comum.
Embora isso não ocorra de repente, você pode seguir algumas etapas importantes para agilizar o processo. O tema comum ao longo dessas etapas é o compromisso com uma colaboração mais integrada entre as equipes centrais.
Criação de uma equipe para experiência no local de trabalho
Quando todos acreditam que são responsáveis pela experiência no local de trabalho, ninguém é realmente responsável. Para mudar essa dinâmica, é necessário estabelecer uma equipe dedicada à experiência no local de trabalho. Ao fazer isso, você começa a tratar a experiência no local de trabalho como uma estratégia central da empresa, algo que apenas 27% das organizações fazem atualmente, de acordo com o relatório Workplace Equation.
Por que isso é tão importante? Porque quando algo é importante o suficiente para se tornar uma estratégia essencial da empresa, recebe a atenção e o planejamento que merece. Funções são determinadas, processos são estabelecidos e métricas são definidas. Isso estabelece a infraestrutura necessária para tomar decisões sobre a experiência no local de trabalho que todos possam apoiar.
Padronização das métricas de sucesso da experiência no local de trabalho
Quando as equipes trabalham juntas com foco em um objetivo comum, cada decisão se torna mais intencional. Portanto, assim que criar a sua equipe para experiência no local de trabalho, você precisará estabelecer métricas com as quais todos possam concordar.
O gráfico a seguir detalha como as prioridades individuais das equipes de TI e de instalações físicas podem evoluir para um foco coletivo:
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Métrica compartilhada
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Foco em TI
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Foco em instalações físicas
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Benefício combinado
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|---|---|---|---|
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Uso
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Uso de tecnologia para salas, uso de periféricos | Alocação de espaço, taxas de ocupação e uso, área do escritório | Dimensionamento dinâmico de espaços com base no uso real de tecnologia e espaço |
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Eficiência energética
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Eficiência de data center/nuvem, energia do ciclo de vida dos dispositivos, computação | Eficiência em aquecimento, ventilação e ar condicionado, eficiência em iluminação, sistemas prediais | Gerenciamento predial integrado (desligamentos inteligentes orientados por dados de sensores) |
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Produtividade dos funcionários
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Tempo de atividade dos dispositivos, suporte de hardware, conectividade | Design do local de trabalho, comodidades do escritório, localização/deslocamento | Fluxo sem incompatibilidades desde o login em casa até a configuração das mesas e grandes reuniões |
Compartilhamento da responsabilidade pela infraestrutura digital e física
Com muita frequência, as decisões sobre tecnologia para salas e espaços são tomadas muito mais tarde do que deveriam. Como resultado, muitas vezes falta planejamento sobre como a tecnologia pode afetar um espaço e apoiar melhor as pessoas que o usam.
Se você tratar as salas de reunião e os espaços flexíveis como responsabilidades compartilhadas, considerando o design das salas e os equipamentos para videoconferência em conjunto desde o início, inevitavelmente tomará decisões mais inteligentes e orientadas pelo valor.
Por que o alinhamento em relação ao TCO é uma vantagem competitiva
Alinhar as equipes de TI e de instalações físicas não é apenas um exercício administrativo, é uma vantagem competitiva que impacta a eficiência organizacional, a retenção de talentos e a gestão rigorosa de custos. Quanto mais cedo as organizações reconhecerem isso, mais cedo poderão aproveitar os benefícios.
Quão alinhada está a sua organização em relação à experiência no local de trabalho? Leia o relatório The Workplace Equation 2026 para verificar em que ponto você está no espectro de maturidade da experiência no local de trabalho.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre custo total de propriedade e custo total de ocupação?
O custo total de propriedade estima as despesas de aquisição, implantação, gerenciamento, uso e descontinuação de ativos de TI (custos diretos como aquisição e instalação, custos indiretos como treinamento e tempo de inatividade, além de custos intangíveis como perda de produtividade). O custo total de ocupação estima as despesas de adquirir ou alugar um imóvel, desde o aluguel base até custos recorrentes como água, energia elétrica, manutenção e seguro. Normalmente, as equipes de TI usam o primeiro, e as equipes de instalações físicas usam o segundo.
Por que as equipes de TI e de instalações físicas definem o TCO de forma distinta?
Porque elas buscam o mesmo resultado (uma experiência produtiva dos funcionários) com base em perspectivas distintas: A equipe de TI mede o custo por usuário/dispositivo e considera a tecnologia como um investimento operacional que evolui rapidamente, e a equipe de instalações físicas mede o custo por metro quadrado e considera o espaço de escritório como um ativo que se deprecia ao longo de vários anos e está sujeito a termos rígidos de locação.
Com que frequência as equipes de TI são consultadas antes do início do planejamento das salas?
De acordo com o relatório The Workplace Equation da Logitech, apenas 24% das equipes de TI são consultadas antes do início do planejamento das salas, apesar de tanto as equipes de TI quanto as equipes de instalações físicas se considerarem a principal autoridade em experiência no local de trabalho.
Quais despesas contribuem para o custo total de propriedade?
Existem três categorias distintas de despesas que contribuem para o custo total de propriedade: custos diretos (preço de compra, instalação e manutenção), custos indiretos (treinamento, tempo de inatividade e ineficiências de desempenho) e custos intangíveis (perda de produtividade dos funcionários e risco de conformidade).
Como as equipes de TI e de instalações físicas podem se alinhar melhor para tomarem decisões sobre tecnologia para o local de trabalho?
Crie uma equipe dedicada à experiência no local de trabalho, padronize métricas de sucesso compartilhadas entre as duas equipes e assuma, com elas, a responsabilidade pela infraestrutura digital e física para que o design das salas e os equipamentos para videoconferência sejam planejados juntos desde o início.
Qual a porcentagem de organizações que tratam a experiência no local de trabalho como uma estratégia central da empresa?
Apenas 27%, de acordo com o relatório Workplace Equation. Esse é um motivo fundamental para estabelecer uma equipe dedicada à experiência no local de trabalho.
Por que o alinhamento em relação ao TCO é importante especificamente para a experiência em videoconferências?
Um escritório mais avançado é prejudicado se a tecnologia para reserva de salas ou para videoconferências falhar, e uma tecnologia que funciona sem interrupções é desperdiçada em um espaço subutilizado. O alinhamento garante que as decisões sobre investimento considerem tanto a tecnologia quanto o ambiente físico em que ela opera.
Vale a pena o esforço de alinhar a equipe de TI e a equipe de instalações físicas em relação ao TCO?
Sim. É uma vantagem competitiva que afeta a eficiência organizacional, a retenção de talentos e a gestão rigorosa de custos; não é apenas um exercício administrativo.
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