Como adicionar conteúdo em quadro branco virtual às reuniões por vídeo

Por que TI é a chave para possibilitar a colaboração em um local de trabalho híbrido

Para equipes geograficamente dispersas, a colaboração requer um esforço mais intencional - com o apoio da tecnologia da informação. O software baseado em nuvens como o Google Workspace e o Microsoft 365 foi projetado para facilitar a colaboração. A tecnologia de vídeo - webcams, câmeras de conferência e plataformas de vídeo em nuvem como Zoom e Microsoft Team - permite que as pessoas se encontrem frente a frente, onde quer que estejam.

Mas há lacunas.

Por exemplo, os executivos aprenderam que não podem confiar somente em videoconferência e compartilhamento de arquivos, segundo o analista da Forrester Andrew Hewitt.Roberto Torres:Salesforce está adotando o trabalho híbrido. Eis como as empresas podem seguir o exemplo. Hewitt observa em particular que os funcionários sentem falta da capacidade de colaborar juntos usando quadros brancos, algo que geralmente só acontece pessoalmente.

Dada a importância dos quadros brancos para a colaboração, esta é uma questão sobre a qual os líderes de TI deveriam estar pensando. Especificamente, como você traz quadros brancos para reuniões virtuais para apoiar uma força de trabalho híbrida?

O papel dos quadros brancos na Colaboração

Os quadros brancos são onipresentes nas reuniões porque servem claramente a uma função importante, especialmente no brainstorming e na idealização. Os quadros brancos são úteis para diagramação, ilustração de conceitos, tomada de notas livre, organização de pensamentos com notas adesivas, etc. Estas ferramentas de colaboração podem assumir várias formas, incluindo quadros secos, paredes de quadro branco, até mesmo painéis de vidro.

Nas reuniões, as pessoas frequentemente usam apresentações, planilhas e outros documentos para compartilhar informações e liderar discussões. Daí, a popularidade do Google Workspace e do Microsoft 365. Entretanto, estas ferramentas não são adequadas para brainstorming de grupo, especialmente quando as equipes precisam explorar espontaneamente conceitos ou visualizar projetos.

Quando as pessoas querem se comunicar visualmente, muitas vezes procuram por um marcador seco. E a atenção de todos se volta para o quadro branco. Em reuniões virtuais, no entanto, isto pode ser um problema.

Desafios com o quadro branco virtual

Na falta de uma maneira elegante de trazer o quadro branco para uma reunião em vídeo, as pessoas tentaram várias abordagens. Por exemplo, um organizador de reunião pode apontar a câmera da conferência para o quadro branco. Mas isso raramente funciona bem. A pessoa que escreve no quadro branco provavelmente bloqueará parte da vista. Mesmo quando essa pessoa sai do quadro, o quadro branco pode ser difícil de ler por causa do brilho ou de uma perspectiva enviesada. 

Às vezes, uma pessoa na sala tira fotos do quadro branco e envia as fotos para todos os presentes na reunião. Na melhor das hipóteses, essa é uma forma minimamente eficaz de capturar notas e não permite que participantes remotos participem ativamente do que está acontecendo no quadro branco.

No final, as pessoas que não estão na sala tendem a se sentir deixadas de fora sempre que um quadro branco é usado em uma reunião de vídeo. Como resultado, suas contribuições e opiniões, embora valiosas, não fazem parte da sessão de brainstorming. Mas, isso não precisa ser assim.

Assegurando que todos tenham um assento à mesa

Em um modelo híbrido, as organizações precisam assegurar que os funcionários remotos tenham acesso às mesmas informações que os funcionários no escritório têm.Hybrid-Remote: compreendendo nuances e armadilhas O sucesso da colaboração depende da capacidade das pessoas de compartilhar ideias. Uma diversidade de opiniões e perspectivas é útil, mesmo necessária. A voz de todos deve ser ouvida.

O objetivo da colaboração virtual deve ser, portanto, garantir que todos os participantes da reunião sejam participantes ativos no processo. A TI pode desempenhar um papel valioso aqui. Ao permitir ou melhorar a colaboração em um espaço de trabalho híbrido, a TI pode tomar medidas para "democratizar" a experiência da reunião, inclusive:

• Redesenhar os espaços de trabalho digitais e físicos para que os trabalhadores remotos não se sintam "membros de segunda classe da força de trabalho".Stefan Hammond: O trabalho híbrido precisa mais do que a habilitação digital
• Equipando todos os espaços de reunião para colaboração, fornecendo equipamentos de videoconferência; soluções de salas como Salas de Times Microsoft, Salas Zoom ou Google Meet; quadros brancos de apagar a seco; e câmeras de quadros brancos especialmente projetadas.

Com as lições aprendidas com o trabalho remoto, executivos e funcionários estão divulgando os benefícios do local de trabalho híbrido. Mas para garantir que esses benefícios continuem a se acumular, as organizações precisarão dar continuidade a seus planos de investir em ferramentas de colaboração virtual (como Logitech Scribe). Se o fizerem, tanto as organizações quanto os funcionários colherão as recompensas.