A Welch LLP simplifica a utilização do seu espaço com dados estratégicos da Logitech

O obstáculo híbrido: Desafios de espaço e tecnologia

A Welch LLP enfrentou dois grandes desafios: adaptar-se ao trabalho híbrido e gerenciar uma reconfiguração no espaço do escritório - passando de cinco andares para um andar e meio.

“Percebemos que estávamos usando nosso espaço de maneira muito diferente do que antes. Ainda havia muitas pessoas trabalhando de casa, e o desafio era fazer um uso eficaz do espaço que tínhamos”, explica Graham Conte, Diretor de TI.

Para acomodar essa nova realidade, a Welch adotou um modelo de mesa flexível onde aproximadamente dois terços das mesas eram reserváveis para uso dos funcionários, em vez de serem atribuídas a funcionários específicos. No entanto, os sistemas anteriores que a Welch usava originalmente criavam ineficiências e careciam de insights úteis. Os dados de utilização eram inconsistentes, pois os funcionários precisavam fazer check-in manualmente em suas reservas. 

A equipe da Welch, para agravar ainda mais o problema, descobriu que a equipe de TI da Welch frequentemente se via resolvendo problemas de tecnologia nas estações de trabalho.

A Welch precisava de uma solução que pudesse fornecer visibilidade em tempo real sobre a utilização do local de trabalho, melhorar a gestão das mesas e reduzir a carga de trabalho de TI - tudo isso enquanto melhorava a experiência do funcionário.

Tecnologia que funciona: Construindo um futuro flexível

Após pesquisar opções, Conte descobriu o Logi Dock Flex e o portal Logitech Sync, vendo uma oportunidade de enfrentar os desafios da Welch de frente. A empresa conduziu um teste piloto de três meses com três sistemas Logi Dock Flex. Após um piloto bem-sucedido, a Welch instalou o Logi Dock Flex em aproximadamente 200 mesas flexíveis. Isso não apenas capacitou os funcionários a reservar mesas e fazer check-in automaticamente apenas conectando, mas também deu à TI uma gestão centralizada através do software Logitech Sync.

“O Sync nos dá a capacidade de gerenciar dispositivos, solucionar problemas remotamente e fazer login em sistemas como se estivéssemos bem na frente deles,” diz Conte. “Ele tem os gráficos bonitos e visuais que você esperaria, mas também possui os dados detalhados que precisamos para realmente entender nossa utilização do espaço.”

Além dos sistemas de mesa, a Welch atualizou seus ambientes de reunião com câmeras de videoconferência Logitech Rally Bar, Agendadores Tap e outras tecnologias de videoconferência, garantindo experiências de usuário consistentes.

“Agora, os funcionários apenas entram em uma sala de reunião, pressionam um botão e o sistema inicia. A tecnologia se torna secundária, permitindo que eles se concentrem em seu trabalho,” diz Conte.

A empresa também utiliza os serviços Logitech Select, garantindo substituições rápidas e confiáveis para qualquer equipamento danificado.

“Não podemos ter equipamentos fora de operação por um longo período, especialmente com mesas... as pessoas precisam das estações de trabalho online, e com o Select, ter uma resposta tão rápida limita nossas preocupações. Sabemos que a Logitech sempre nos apoia, e conseguimos uma substituição rápida quando precisamos”, diz Nick Earle, Líder da Equipe de Help Desk.

Grandes vitórias: Eficiência, economia e felicidade dos funcionários

A implementação da Logitech na Welch LLP proporciona:

• Dados Precisos e Estratégicos: O Sync fornece à Welch a capacidade de tomar decisões em tempo real apoiadas por dados confiáveis. “Agora estamos planejando o futuro de maneiras que não podíamos antes. Os dados do Sync nos ajudam a decidir se precisamos de mais espaço ou se podemos reaproveitar áreas subutilizadas. Estamos até explorando ideias como desligar as luzes em seções não utilizadas para economizar energia,” observa Conte.

• Redução de 90% no Tempo Gasto com Gestão de Mesas: Eliminar processos manuais para rastrear o uso das mesas reduziu o tempo gasto na gestão de mesas. “Através do novo sistema de docking, reduzi o tempo gasto com o sistema de reserva de mesas em 90%. O que costumava levar 20 horas por semana agora é menos de duas,” diz Kuilder.

• Redução de 40%-50% nos Chamados de TI Relacionados ao Espaço de Trabalho: Tecnologias simplificadas e confiáveis reduziram as reclamações de TI dos funcionários e capacitaram a equipe de TI a se concentrar em iniciativas estratégicas. “O fato de que o sistema Logitech consegue reduzir nossos volumes de chamados realmente nos permite focar no trabalho mais importante, mais interessante e inovador que podemos fazer para ajudar nossos clientes e ajudar nossos funcionários a trabalhar melhor,” diz Earle.

• Economia de Custos com Crescimento de Pessoal: Aumentar a eficiência permitiu que a Welch aumentasse o número de funcionários sem expandir sua área imobiliária, resultando em economias significativas. “Aumentamos nosso número de funcionários, mas não precisamos aumentar nosso espaço,” diz Kuilder. “Então, para nós, isso é uma vitória.” É uma ferramenta que gera receita, na verdade"".

• Experiência Única e Fluida em Todos os Ambientes e Equipamentos: A Logitech ajudou Welch a oferecer uma experiência consistente e fluida para os funcionários, seja no escritório ou trabalhando remotamente. “A melhor maneira de descrever é que a tecnologia deve desaparecer”, diz Conte. “Na sua mesa, ela desaparece. Você conecta, não precisa se preocupar em fazer check-in em uma reserva para sua mesa.”

Tornando o complexo simples

Ao implementar soluções da Logitech em seu escritório, a Welch LLP simplificou a gestão de mesas, obteve insights acionáveis e criou um espaço de trabalho que os funcionários adoram. A colaboração entre TI, instalações e ferramentas da Logitech permite que a Welch alinhe sua estratégia de gestão de espaço com suas metas de crescimento, mantendo-se fiel à sua visão: “Tornamos o complexo simples.”

“As decisões que tomamos agora são baseadas em dados reais, não em suposições”, diz Conte. "Eliminamos a incerteza do uso da tecnologia para que nossas pessoas possam se concentrar no que fazem de melhor—atender clientes com precisão e excelência.”