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Quatro formas da TI impulsionar a produtividade de reuniões

LIBERE TODO O POTENCIAL DE SUAS REUNIÕES

Em qualquer trabalho, há reuniões. Muitas reuniões, na verdade. A cada ano, o profissional empresarial médio passa 40% de seu tempo em reuniões. E nessas reuniões, 50% do tempo é improdutivo.

É um tempo que as empresas não podem se dar ao luxo de desperdiçar. E ainda que você não possa controlar a quantidade de reuniões em sua empresa, você certamente pode garantir que essas reuniões sejam o mais produtivas e efetivas possível.

Como um líder em TI, você pode influenciar a qualidade das reuniões em sua organização. Equipes e departamentos podem mudar, mas a tecnologia é uma parte consistente de todas as reuniões.  Muitos elementos de reuniões podem ser aprimorados com tecnologia, reduzindo distrações e maximizando a produtividade.

Ao equipar cada espaço com a tecnologia certa, você pode incentivar práticas de reuniões que geram colaboração e produtividade. 

O resultado? Reuniões em que cada participante está alerta e engajado. Quando você tem em mente as necessidades do usuário final e um espaço planejado de acordo, você pode ajudar a aumentar o grau de consciência em cada reunião.

Representação gráfica dos produtos de videoconferência da Logitech

O que queremos dizer com reuniões conscientes?

Consciência plena é um movimento que vem crescendo muito. Mais pessoas estão se concentrando em estarem presentes, focadas e eficientes durante o trabalho em casa ou no escritório

Quando trazemos a consciência plena para o espaço de reunião, ela gera a perfeição em produtividade. A reunião começa bem, a tecnologia funciona como previsto e ninguém fica olhando para o próprio telefone. Com algumas pequenas mudanças em seu espaço, você pode fazer com que reuniões conscientes aconteçam. 

 

Por que a TI é fundamental para facilitar reuniões conscientes?


1. A tecnologia consciente aprimora o espaço

Escolher a tecnologia que funciona bem em seu espaço é fundamental. Quando a tecnologia certa encontra o espaço adequado, ótimas coisas acontecem. 

A tecnologia pode aprimorar qualquer espaço para facilitar o andamento de sua reunião. Se for uma sala para discutir ideias, pense em um quadro branco digital. Se for uma sala pequena, encontre uma câmera que filme todos os participantes. Se for uma grande sala, inclua microfones de expansão que permitam que todos sejam ouvidos com igual clareza.

A tecnologia pode ajudar a alcançar o máximo que cada espaço tem a oferecer. Analise com atenção cada um de seus espaços de reunião e a forma como as pessoas os utilizam, e faça as escolhas certas para alcançar todo o potencial de cada espaço.

2. Reuniões conscientes estão livres de distrações

Como um líder de TI, você sabe que quando seu trabalho é bem feito, as pessoas dificilmente percebem. Você faz com que tudo funcione perfeitamente, e ninguém precisa lhe chamar. 

Isso também vale para boas tecnologias. 

Tecnologia consciente é a tecnologia que libera os participantes da reunião para se concentrarem na própria reunião, em vez de ter que se preocupar sobre quem está enquadrado na câmera ou como a tela será compartilhada.

A tecnologia deve ser intuitiva e acessível. Para os participantes, isso significa que a tecnologia da sala deve ser fácil de usar e exigir apenas ajustes mínimos. Para a TI, isso significa ser capaz de gerenciar e atualizar a tecnologia remotamente, reduzindo a necessidade de intervenções diretas.

 

3. A experiência de usuário consistente aprimora o sucesso

Descomplique. 

Pesquisas mostram que quando a experiência do usuário é consistente entre os espaços de reunião, as reuniões são 22,7% mais bem-sucedidas. Escolher uma tecnologia que oferece uma interface de usuário consistente entre os espaços de reunião também maximiza a adoção pelo usuário, pois eles só precisam aprender um novo sistema.

E quando você está escolhendo tecnologia, sempre compensa escolher aquela que é otimizada para o software que sua empresa já usa. 

 

4. Chamadas de vídeo geram mais engajamento

Quando se trata de reuniões conscientes, a base de tudo são as conexões humanas. 

Quando os participantes da reunião podem estabelecer uma conexão real com alguém em uma chamada de vídeo (em comparação com uma chamada telefônica), a chance de que eles se concentrem na reunião e permaneçam mais atentos aumenta, pois eles podem ver e ser vistos. 

Ao equipar todas as salas com vídeo, você pode romper com hábitos ruins de reuniões que ocorrem em chamadas telefônicas, tais como conferir o telefone e usar o computador, para garantir que todos estejam participando de forma mais consciente.

 

Aumente a consciência nas reuniões

Através do consciente planejamento e consideração dos participantes, você pode executar algumas pequenas mudanças que podem ter um grande impacto em como sua organização lida com reuniões. Escolher uma tecnologia intuitiva que seja adequada ao espaço simplificará o processo de reunião e maximizará sua produtividade.

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