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Como a TI pode planejar o retorno dos funcionários ao escritório

Habilitando a colaboração em um ambiente de trabalho em mudança

Um homem em videoconferência com produtos da Logitech

Se foi difícil prever a situação em que estamos agora, com grande parte da força de trabalho trabalhando repentinamente de casa, pode ser quase tão difícil prever o que acontecerá depois. Como será o ambiente de trabalho quando as pessoas retornarem ao escritório? E como as equipes de TI devem se preparar para a transição de ficar em casa para algo diferente disso e também diferente de como as coisas têm sido?

Prepare-se para o inesperado

É seguro dizer que, no futuro próximo, o ambiente de trabalho será fluido e um tanto imprevisível. As ordens de ficar em casa estão sendo retiradas lentamente e em velocidades diferentes em locais distintos. Durante essa transição, as empresas fornecerão orientações que provavelmente incentivarão os funcionários a minimizar o contato entre si (e com clientes, parceiros e fornecedores), se puderem evitá-lo. A força de trabalho altamente concentrada de antes de 2020 provavelmente se tornará uma mistura em constante mudança de funcionários remotos e no escritório.

Essa é uma situação sem precedentes que gerará novas pressões nas equipes de TI. Por um lado, a TI precisará se tornar ainda mais ágil e reativa para suportar as necessidades de colaboração em rápida evolução. Eles precisarão reagir rapidamente a situações fora de seu controle que podem mudar de um dia para o outro.

Embora se dediquem a trabalhar remotamente, a equipe de TI provavelmente responderá a muitas outras perguntas de funcionários que dependem de tecnologia (pessoal e fornecida pelo empresa) para realizar seu trabalho. Para se manter um passo à frente dessas mudanças, os líderes de TI devem se tornar proativos na implantação e no treinamento de tecnologias para oferecer suporte a uma mistura de funcionários remotos e no escritório.

 

Priorize videoconferência para continuidade de negócios

Embora a continuidade dos negócios ainda seja a principal missão da TI, alcançar esse objetivo agora exige muito mais suporte para uma força de trabalho remota. E, principalmente, a força de trabalho remota precisa da capacidade de permanecer conectada a sistemas, aplicativos e especialmente uns aos outros. A colaboração agora é fundamental. 

Além disso, a videoconferência está se tornando a forma padrão para que as pessoas se encontrem se não estiverem na mesma sala, e chegou para ficar. De fato, a utilização de vídeo deve continuar crescendo à medida que os funcionários ficam mais confortáveis com seu uso e que as empresas notarem uma economia de custos.

Sabendo o que está por vir, os líderes de TI podem tomar medidas para garantir que estejam preparados. Deve ser dada prioridade às soluções de sala de vídeo. No passado, as salas de conferência eram usadas principalmente para as pessoas se encontrarem pessoalmente, com a videoconferência usada ocasionalmente.

No futuro, as reuniões podem incluir rotineiramente funcionários remotos que participam de vídeos, com apenas algumas pessoas presentes pessoalmente. Para TI, isso significa que a videoconferência deve estar sempre funcionando. A indisponibilidade do vídeo em uma sala de conferências não é apenas uma inconveniência. É um empecilho. As soluções de sala de vídeo são vitais para manter os negócios em funcionamento.

 

Perceba que todo espaço é uma sala de videoconferência em potencial

Todos as salas, por menores que sejam, devem ser habilitadas para vídeo. Mesmo as reuniões particulares serão cada vez mais realizadas por vídeo. Dado o grande número de videoconferências, a TI precisará automatizar e centralizar o gerenciamento das salas de conferência e todo o equipamento de que elas precisam. Felizmente, existem ferramentas como o Logitech Sync para atender a essa necessidade.

 

Realinhe orçamentos para lidar com o trabalho remoto

Além de adquirir mais soluções de sala de vídeo, a TI deve se preparar para aumentar os orçamentos em outras áreas. Por exemplo, mais funcionários solicitarão webcams e headsets criados para fins específicos quando estiverem trabalhando remotamente. Em lockdown temporário, as pessoas se contentam com o que têm. Mas, em uma situação de trabalho remoto de longo prazo , vão querer equipamentos desenvolvidos especificamente para colaboração e comunicação.

A TI também pode precisar de orçamento para ciclos de atualização mais rápidos de laptops e outros dispositivos. O vídeo exige mais do poder de processamento do computador e os laptops mais antigos podem não funcionar adequadamente durante as videoconferências.

Ao abordar as discussões sobre orçamento, pode ser útil pensar nessas solicitações adicionais e nas necessidades de orçamento da mesma forma que você pensa a segurança de TI. Você investe em tecnologias como anti-malware e proteção de terminais porque os custos iniciais são mínimos em comparação com as consequências de uma violação de segurança.

Da mesma forma, se você pode evitar situações em que os funcionários são improdutivos porque não conseguem se comunicar de maneira eficaz, é fácil justificar o retorno desse investimento. Nos dias de hoje (e no ambiente de trabalho do futuro), o vídeo é a ferramenta perfeita para uma colaboração eficaz.

Enquanto algumas pessoas contemplam o retorno ao escritório e outras continuam trabalhando remotamente, é hora de os líderes de TI se prepararem para um ambiente de trabalho fluido, onde as videoconferências apenas aumentarão de número. Fazer o investimento agora trará muitos benefícios a longo prazo.

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