Uma abordagem melhor ao conteúdo em quadro branco virtual

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Sala de reunião com câmera de quadro branco

Os quadros brancos foram por muito tempo uma ferramenta extremamente útil na colaboração em equipe. Mas à medida que as equipes se tornaram virtuais, especialmente em um ambiente de trabalho híbrido, e as reuniões por vídeo substituíram as presenciais, essa ferramenta de colaboração eficiente não fez a transição. As ideias de incorporar quadros brancos às reuniões por vídeo não têm sido bem-sucedidas pelas razões que vamos abordar neste artigo. As boas notícias? A TI pode corrigir essa situação.

Como os ambientes de trabalho continuam evoluindo na pós-pandemia, um número crescente de profissionais do conhecimento dividem seu tempo de trabalho entre o escritório e a casa. Nesse modelo híbrido, é muito importante que os funcionários remotos tenham todas as mesmas informações e a mesma capacidade de contribuir como os funcionários que estão no escritório.

As reuniões por vídeo são uma enorme ajuda. Mas uma colaboração eficaz requer outras ferramentas além da videoconferência. Uma ferramenta que os funcionários precisam e desejam é um quadro branco padrão que permita improvisar um brainstorming, esboço, anotação etc. Infelizmente, o quadro branco em geral não está sendo usado nas reuniões por vídeo, e os funcionários sentem falta dele, como afirma o analista da Forrester, Andrew Hewitt.https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

Por que os quadros brancos são essenciais para a colaboração

As equipes geralmente usam apresentações, planilhas e outros documentos para compartilhar informações e liderar discussões. No entanto, esses formatos não são otimizados para o tipo de brainstorming não digital, de fluxo livre e não estruturado, que as pessoas preferem para explorar conceitos ou design visual.

O quadro branco é a ferramenta perfeita para o brainstorming visual e desenvolvimento de ideias. Essas ferramentas de colaboração podem assumir várias formas, incluindo quadros apagáveis a seco, paredes de quadro branco, até mesmo painéis de vidro. Elas são úteis para diagramação, ilustração de conceitos, tomada de notas livre, organização de pensamentos com notas adesivas etc. E quando todos os participantes estão presentes na mesma sala, os quadros brancos funcionam melhor. Mas e nas reuniões com membros de equipe remotos?

Limitações com as atuais abordagens ao uso de quadro branco durante as reuniões por vídeo

Talvez o problema número um no uso de quadro branco durante as reuniões por vídeo seja o fato de os participantes remotos não estarem envolvidos ativamente, como as pessoas na sala estão. Os participantes remotos se sentem excluídos. Suas informações e opiniões, embora valiosas, não se tornam parte da discussão.

Certamente que isso não é intencional. O problema é que os organizadores de reunião tiveram dificuldade para incluir efetivamente o quadro branco nas reuniões por vídeo.

Eles podem apontar para uma câmera de videoconferência ou webcam no quadro branco, mas a pessoa que está escrevendo nele pode bloquear parte da visão. Mesmo quando essa pessoa se afasta do quadro, pode ser difícil ler o quadro branco por causa do tamanho da imagem, do reflexo das luzes e janelas ou de uma perspectiva distorcida do ângulo da câmera.

Às vezes, as pessoas recorrem às fotos do quadro branco para compartilhar com os participantes remotos. Se as fotos forem enviadas após o término da reunião, será muito tarde para os participantes remotos contribuírem. Se as fotos forem enviadas durante a reunião, os participantes da sala já poderão ter avançado no momento em que os participantes remotos responderem. Nenhuma dessas situações é ideal e ambos podem romper o fluxo criativo. No final, para os participantes remotos, é como ver outras pessoas colaborarem.

E quanto aos quadros brancos interativos?

A terceira abordagem que as organizações adotaram é comprar “quadros brancos interativos”. Essas telas digitais emulam a função de um quadro apagável a seco ou quadro branco tradicional. Quando a pessoa está treinada e familiarizada com o quadro branco digital, ele pode ser uma ferramenta eficaz.

No entanto, por causa do custo e da complexidade, talvez as empresas comprem apenas um número limitado de quadros interativos e os distribuam estrategicamente pelo escritório. Assim, quando as equipes precisarem explorar espontaneamente os conceitos, visualizar designs ou iniciar rapidamente uma sessão improvisada de brainstorming, será muito improvável que procurem um quadro branco interativo, trazendo-o para a sala e imaginando como incorporá-lo à reunião.

Há uma outra abordagem?

Acreditamos que haja uma abordagem melhor. Uma solução ideal para o problema de como incorporar quadros brancos às reuniões por vídeo deve atender aos seguintes critérios:

  • Ele deve democratizar a experiência da colaboração para garantir que todos possam contribuir livremente com a discussão.
  • Ele deve ser simples de usar – mais fácil e melhor.
  • Ele deve aproveitar um processo que já existente, usando a familiaridade do quadro branco para estimular a adoção do usuário.
  • Ele deve ampliar seu ecossistema de salas de reunião e funcionar perfeitamente com outros aplicativos e dispositivos de videoconferência.
  • Ele deve ser fácil e rápido de instalar para que possa ser implantado amplamente em todas as salas de reuniões da organização.

Apresentando o Logitech Scribe: Compartilhamento fácil do quadro branco em ambiente de trabalho híbrido

Câmera para quadro branco Logitech Scribe

Quando decidimos criar uma ferramenta de colaboração online para que as pessoas pudessem compartilhar quadros brancos nas reuniões por vídeo, partimos da premissa de que a alta adoção do usuário seria um KPI importante. Queríamos uma solução que fosse natural e intuitiva para os participantes da reunião. Seria necessário permitir que todos os participantes da reunião participassem ativamente no brainstorming colaborativo tanto na sala quanto remotamente.

Nossa resposta foi o Logitech Scribe, uma câmera de quadro branco otimizada com IA que transmite o quadro branco em reuniões por vídeo. Integrado ao Microsoft Teams Rooms, ao Zoom Rooms e a outros serviços de videoconferência líderes, o Scribe transmite o conteúdo do quadro branco para as reuniões por vídeo com excepcional clareza. Com o Scribe, até mesmo os participantes remotos podem estar no melhor lugar da mesa.

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