Artigo: Insights de empresas que criam escritórios flexíveis

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Renderização do novo escritório da Logitech

À medida que o mundo se abre novamente, um número crescente de empregadores quer que as pessoas voltem aos escritórios com mais frequência, se não em período integral. Os funcionários, por outro lado, desejam fervorosamente horários flexíveis e melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Os dois podem coexistir? É possível preencher a lacuna entre o que os empregadores querem e o que os funcionários desejam? 

Queríamos entender o cenário híbrido atual. Por isso, conversamos com especialistas de empresas líderes como o Indeed para entender o que eles estão fazendo - o que fazer e o que não fazer na criação de um ambiente híbrido de sucesso.

Neste artigo, resumiremos as lições aprendidas com base em exemplos do mundo real. Como as empresas estão abordando o trabalho híbrido? Quais estratégias se mostraram bem-sucedidas?

Defina os objetivos de negócios e inclua a opinião dos funcionários

Aqui está uma coisa que ouvimos em alto e bom som: Não importa como seja seu ambiente híbrido, ele precisa oferecer suporte aos seus objetivos de negócios. Claro, você quer que seus funcionários sejam felizes, mas também precisa haver uma estrutura sobre como, quando e onde as pessoas trabalham para garantir que suas metas sejam alcançadas. 

“As empresas de sucesso de hoje precisam perceber que os resultados virão da criação de lugares incríveis para trabalhar e colaborar, seja no escritório, em casa ou em uma situação híbrida”, diz David Brown, chefe de experiência de marca da DIRTT. que proporciona construção industrializada para espaços interiores. “Criar o ambiente certo para as equipes é a chave para gerar resultados.” 

O equilíbrio entre as metas de negócios e o que os funcionários desejam requer uma comunicação aberta. Os líderes definem as prioridades, mas os funcionários devem ser incluídos na conversa para ajudar a definir o ambiente híbrido da organização. Essa colaboração pode ocorrer em toda a empresa por meio de pesquisas com funcionários ou por meio de discussões entre gerentes e seus subordinados diretos para determinar o que funciona melhor para todos.

 

Reunião de grupo casual

Mas faça o que fizer, não colete informações de seus funcionários apenas para fazer parecer que você quer a opinião deles. Você precisa realmente usá-lo. 

“Se você pretende envolver os funcionários para pedir feedback, pelo menos reconheça e faça algo com isso”, diz Jenni Bedell, líder de consultoria de RH da OneDigital, uma empresa de consultoria de seguros, serviços financeiros e consultoria de RH. “A pior coisa que você pode fazer é pedir feedback aos funcionários e não chegar a lugar nenhum.”

E reúna os dados. Você precisa de informações dos funcionários, mas também de informações em tempo real. Revise quando as pessoas entram no escritório e onde elas tendem a se reunir. Veja quais escritórios e salas de conferência estão sendo usados, quando estão sendo usados e por quantos. Com todos esses dados, você pode começar a projetar ou redesenhar seu espaço de escritório.

Projete espaços em torno das pessoas para priorizar a conexão humana

A forma como as pessoas se sentem em relação ao trabalho mudou nos últimos dois anos. Nosso relacionamento com o escritório, uns com os outros e com o próprio trabalho continua a evoluir à medida que as prioridades mudam e percebemos o quão importante é a conexão humana.

Todos aprendemos durante a pandemia, por exemplo, que trabalhar em casa tem seus benefícios, como a capacidade de se concentrar no “trabalho profundo”. Mas trabalhar em casa também tem suas desvantagens, incluindo a falta de interação social e maior atrito na colaboração. Estar juntos e se inspirar um no outro é de vital importância.

Agora, quando entramos nos escritórios, queremos espaços que possam acomodar trabalho colaborativo e tempo social, além de momentos de silêncio significativos para nos concentrarmos em nossos próprios projetos.

Na Indeed, uma empresa que fornece às pessoas recursos para procurar e se candidatar a oportunidades de emprego, o escritório é um destino para reuniões, mas para vários fins. As equipes de vendas trabalham pessoalmente para promover relacionamentos de orientação mais fortes. A equipe de experiência do usuário trabalha em vários estudos e grupos de foco, beneficiando-se do co-locating. Outros se reúnem no local para construir e manter comunidades de funcionários, como um grupo Latinx in Tech ou eventos de pais e cuidadores.

Indeep lobby austin tx

Imagem cortesia de Indeed

“Há tantos lugares diferentes onde você pode encontrar reuniões, e isso tem sido uma grande mudança nos últimos três anos”, diz Daniel Muraida, gerente de design de tecnologia de colaboração do Indeed. “E é uma grande ajuda. Sim, as pessoas fazem isso remotamente, mas as pessoas também gostam de se reunir com esses grupos no escritório, porque isso derruba barreiras.”

Seja intencional com a flexibilidade

Quando as pessoas entram no escritório, os espaços físicos precisam acomodar sua capacidade de se reunir em grupos ou trabalhar individualmente. O design do escritório precisa ser feito com cuidado e com a possibilidade de mudar de espaço facilmente. 

Essa flexibilidade é algo em que a DIRTT se destaca. Seu negócio é criar espaços dinâmicos para empresas e trabalhar com clientes para criar escritórios úteis para acomodar suas necessidades. 

“Comece com a tecnologia e desenvolva essa experiência”, diz Andy Nolloth, especialista em tecnologia integrativa da DIRTT. “Pense na experiência das pessoas na sala, mas também das que estão fora da sala.”

Escritório sujo

Crédito da imagem: James John Jetel, cortesia de DIRTT

Nolloth oferece várias sugestões para melhorar a utilização do espaço. Considere a luz, a acústica, as configurações de várias telas, o áudio com microfones modulares e assim por diante, para que todos possam ser vistos e ouvidos claramente durante as reuniões. Forneça tecnologia que permita às pessoas reservar remotamente salas ou espaços para o dia. E construa espaços para serem maleáveis.

Muraida, do Indeed, diz que, antes da pandemia, muitas das salas de reunião do Indeed acomodavam oito pessoas ou mais. Mas agora que menos pessoas se reúnem pessoalmente, a empresa redesenhou as salas para acomodar de dois a três participantes para sessões colaborativas menores. E essa flexibilidade nos espaços permite que as equipes se reúnam rapidamente quando surge um problema que pode ser resolvido com uma reunião rápida.

Certifique-se de que os funcionários estejam devidamente equipados para o trabalho híbrido

Pesquisas sugerem que dar aos funcionários flexibilidade em suas agendas diárias leva a uma maior produtividade e a fortes culturas organizacionais. O relatório Pulse do Future Forum mostra que, nas empresas que oferecem mais flexibilidade com os horários, os funcionários têm melhor foco (64%) e maior produtividade geral (39%).

A flexibilidade é certamente uma vantagem do trabalho híbrido. Mas isso requer mais do que apenas uma mudança na abordagem de gerenciamento. Para tornar o trabalho híbrido possível, as empresas precisam investir em tecnologia que permita que os funcionários fluam facilmente entre os ambientes - o escritório em casa, uma mesa compartilhada no escritório, uma sala de reunião.

Porque onde quer que os funcionários estejam, eles devem poder colaborar em pé de igualdade com seus colegas, principalmente quando estão em locais diferentes e se reúnem virtualmente. Chamamos isso de “equidade da reunião”, e é vital para o trabalho híbrido. 

Infelizmente, muitos funcionários não podem participar totalmente das reuniões remotamente, em parte porque não estão devidamente equipados. Mais de 85% dos trabalhadores remotos dizem ter problemas com áudio e vídeo, de acordo com uma pesquisa recente da Logitech.

Empresas como a DIRTT levam esse problema a sério e se esforçam para corrigi-lo. “Temos pessoas que ainda não se sentem confortáveis em voltar ao escritório ou trabalhar melhor em casa”, diz Nolloth, da DIRTT. “Eles não estão fisicamente presentes no escritório, mas com a tecnologia certa eles ainda podem ter voz na mesa.” Ele recomenda que as empresas ofereçam aos funcionários as ferramentas necessárias para se sentirem incluídos na conversa.

Trabalhador remoto equipando funcionários para trabalho híbrido

Colha os frutos do trabalho híbrido

Fornecer a tecnologia certa e a flexibilidade dos horários das pessoas pode levar a funcionários mais felizes e produtivos. Durante um clima de negócios competitivo, é mais provável que esses funcionários permaneçam na empresa. 

“Quando você capacita as pessoas a fazerem seu melhor trabalho e lhes dá a oportunidade de ter flexibilidade, isso se torna uma questão de propriedade”, diz Muraida, do Indeed. “Nós fornecemos as ferramentas e o espaço de que você precisa. O que mais podemos oferecer para ajudá-lo a trabalhar com mais eficiência?”

Embora um ambiente híbrido possa levar algum tempo para se acostumar, ele chegou para ficar. Pensar mais nisso agora ajudará a criar uma transição mais suave que levará à produtividade e eficiência gerais. Em última análise, as empresas que se adaptarem ao trabalho híbrido terão mais sucesso a longo prazo. E seus funcionários também.

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