Ative a programação intuitiva de salas em sua empresa

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Ilustração da evolução do trabalho de um homem das cavernas para um funcionário no escritório

Em filas de mesas sem fim nos primeiros escritórios, nos cubículos dos anos 1980, no atual modelo de trabalho híbrido, a equipe de TI sempre buscou eliminar os obstáculos para melhorar a colaboração das equipes.

Encontrar e iniciar reuniões deveria ser uma experiência tranquila para os funcionários. Quando as pessoas ficam vagando pelos corredores procurando uma sala de conferência vaga ou encontram a sala que reservaram antecipadamente ocupada, as reuniões acabam atrasando e recursos valiosos são desperdiçados. Conforme os ambientes de trabalho se tornam o centro da colaboração dinâmica, a equipe de TI precisa de uma solução intuitiva e fácil de implantar para mostrar a disponibilidade das salas imediatamente.

Nenhum funcionário deveria precisar perder tempo vagando pelos corredores em busca da sala de conferência certa, mas como a equipe de TI pode ajudar? Uma folha de inscrição na parede não é o suficiente para escritórios grandes e certamente não é útil em reuniões híbridas.

A forma como os funcionários usam as salas de reunião também mudou. Há uma década, era raro uma sala de reunião estar equipada para videoconferência. A maioria das reuniões era inteiramente presencial. Com o passar dos anos, as ferramentas de videoconferência começaram a aparecer em algumas salas de reunião, mas não em todas.

Agora, com o trabalho híbrido como a norma em vez da exceção, todos os espaços de reunião precisam estar equipados para um agendamento de sala intuitivo.

Ao buscar uma solução, você provavelmente já tentou fazer uma gambiarra com painéis de agendamento de sala complexos e tablets para uso pessoal, como iPads, só para eles acabarem descarregando depressa por não terem sido projetados para essa função. O processo de encontrar e agendar reuniões precisa evoluir junto com a tecnologia e as necessidades dos funcionários.

Ilustração de um corredor com muitas salas com pontos de interrogação nas portas

Um agendamento de salas não intuitivo afeta a todos

Suponha que a gerente de marketing da sua equipe peça a um funcionário para entrar em uma videochamada de última hora para discutir um projeto confidencial. O funcionário não terá nenhuma sala de videoconferência reservada e precisará encontrar uma rapidamente. Talvez a única orientação disponível seja um mapa na parede indicando onde ficam as salas de conferência, mas não quais estão ocupadas.

O funcionário terá que percorrer todos os corredores, batendo nas portas e interrompendo reuniões em andamento até encontrar uma sala adequada disponível.

São muitas as consequências de um sistema de reserva de sala precário.

  • No nível do funcionário, ele perde tempo, as reuniões se tornam estressantes e a interrupção na colaboração vira rotina.
  • As equipes de TI talvez encontrem telas caras que não são escaláveis nem foram criadas para agendamento de sala. Se essas ferramentas não forem fáceis de usar, terá cada vez mais solicitações de suporte e os dispositivos cairão em desuso.
  • As equipes de operações e gestão de dependências também não estão imunes, já que as implantações complexas não conseguem atender às necessidades do trabalho híbrido, como encontrar e entrar em reuniões rapidamente. Além disso, o espaço ocupado por ferramentas pouco utilizadas poderia ser melhor utilizado.

 

Todos na sua organização saem ganhando com ferramentas que atendem às novas necessidades corporativas, como agendamento rápido, telas sempre ligadas e prontidão para tarefas híbridas.

Ilustração de um modelo de escritório com espaços pequenos e cubículos

Ferramentas criadas para agendamento se tornarão a norma

Assim como os escritórios sempre acompanharam as evoluções tecnológicas e os acontecimentos pelo mundo, a era do trabalho híbrido requer seus próprios avanços. Em outras palavras, ela requer ferramentas que ajudem as pessoas a reservar, encontrar e entrar em reuniões com mais facilidade. Observe os cenários antigos e novos para ver como as ferramentas de agendamento criadas especificamente para isso podem tornar o trabalho melhor para toda a sua organização.

Ilustração de uma pessoa usando um painel sensível ao toque para agendar salas de reunião

Como resolver problemas comuns de agendamento de sala:

O modo antigo: os funcionários perdem tempo vagando pelos corredores procurando salas de conferência disponíveis.
O modo novo: os painéis de agendamento instalados fora de cada sala de reunião têm luzes verdes e vermelhas para indicar a disponibilidade a distância.

O modo antigo: uma gambiarra com soluções de agendamento de sala, que não é intuitiva nem foi criada para uso constante.
O modo novo: agendadores de sala criados para esse fim e pensados para estarem sempre ligados simplificam o agendamento.

O modo antigo: a equipe de TI tem altos custos com a configuração e manutenção de agendadores de sala ineficientes e ferramentas de sinalização.
O modo novo: a equipe de TI rapidamente implanta os dispositivos de agendamento e gerencia todos eles em um único lugar com facilidade.

O modo antigo: agendadores ultrapassados e não intuitivos desmotivam as pessoas de usá-los.
O modo novo: ferramentas intuitivas permitem que os funcionários agendem e encontrem reuniões imediatamente, sem treinamento.

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