Maximize seu investimento em videoconferências

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Equipamento de videoconferência

Nos últimos anos, as videoconferências ganharam muita importância. Agora, grandes organizações gastam milhões de dólares todos os anos em licenças de serviços de videoconferência. Uma empresa com 10 mil licenças pode gastar entre US$ 1,5 e US$ 2,5 milhões a cada ano. Essas estimativas foram baseadas nos preços anunciados de licenças individuais custando entre US$ 150 e US$ 250 por ano/usuário, para empresas com 10 mil usuários. O custo real pode variar.  Mas essas empresas estão tendo o retorno sobre o investimento esperado? O que elas podem fazer para maximizar o ROI?

A verdade é: o valor gasto em softwares de videoconferência como Microsoft Teams, Zoom e Google Meet é apenas uma peça do quebra-cabeça. Você também está investindo em salas de reunião, ferramentas individuais de colaboração e gerenciamento de TI:

  • Salas de reunião exigem hardware de vídeo: câmeras, caixas de som, microfones e controladores.
 
  • Funcionários precisam de recursos de áudio/vídeo, como webcams e headsets.
 
  • Administradores de TI precisam da capacidade de gerenciar software e hardware de vídeo com ferramentas de gerenciamento de dispositivo que oferecem acesso remoto e geração de relatórios.

 

Dispositivos de sala de reunião, webcams e headsets individuais e apps de gerenciamento são essenciais para a experiência e qualidade geral das videoconferências. Neste artigo, você verá como essas ferramentas ajudam a maximizar o valor do investimento em videocolaboração. Vamos abordar três questões principais.

Você está otimizando os ambientes da sala de reunião?

Os funcionários podem entrar em qualquer sala e começar uma videoconferência com apenas um toque?

Com uma ótima experiência na sala de reunião, os funcionários usarão cada vez mais o software de videoconferência e o equipamento de áudio/vídeo que você comprou. Siga estas quatro etapas para melhorar a experiência na sala de reunião.

 

  • Adicione um controlador por toque: um controlador por toque instalado na parede ou na mesa da sala de reunião, como o Logitech Tap, permite aos funcionários iniciar ou entrar em uma reunião com apenas um toque na tela. Chega de confusão para descobrir como iniciar a reunião.
 
  • Ofereça suporte a qualquer aplicativo de videoconferência: as salas de reunião costumam ter um software de videoconferência padrão. Assim é mais fácil e rápido entrar em reuniões, menos quando você precisa usar um serviço diferente. O Logitech Swytch resolve esse problema ao possibilitar que qualquer pessoa conecte um laptop e entre em um webinar ou uma reunião virtual.
 
  • Otimize o design de som: você deve ter investido em uma bela TV 4K de tela plana para cada sala. Mas e o som? Pense em uma câmera de conferência, como a Rally Bar com a tecnologia de inteligência artificial integrada RightSound™, para nivelar vozes altas e baixas automaticamente, remover o barulho de fundo e aprimorar a qualidade do som continuamente.
 
  • Inclua um quadro branco na reunião: os quadros brancos são perfeitos para fazer brainstorming, mostrar ideias e aumentar a colaboração, mas os funcionários não conseguem usá-los com eficácia em videoconferências. Foi por isso que criamos a Logitech Scribe, uma câmera para quadro branco com inteligência artificial que transmite o conteúdo do quadro para a reunião com nitidez superior.
Videoconferência com uma pessoa usando o quadro branco

Você oferece suporte para o trabalho remoto?

Os funcionários têm dispositivos individuais de colaboração que os ajudam a se sentirem mais incluídos e presentes nas reuniões?

Boa parte das pessoas se olham no espelho antes de entrar em uma reunião. É a natureza humana. Todos queremos ter uma boa aparência e falar bem quando estamos em uma videoconferência. E isso é ainda mais verdade quando entramos em uma reunião remota. Queremos ter uma experiência muito natural quando usamos laptops e dispositivos pessoais, como se fosse uma reunião presencial.

Estas são algumas etapas para melhorar a experiência dos funcionários com dispositivos individuais de colaboração e criar um ambiente de reunião igual para todos.

  • Ofereça periféricos de nível empresarial: em pedidos durante a quarentena, alguns funcionários descobriram algo que a equipe de TI já sabe. O equipamento de áudio e vídeo desenvolvido para consumidores não é ideal para empresas e não é preparado para videoconferências. Em comparação, os headsets Logitech trazem os recursos que os funcionários desejam, como silenciamento automático, e que a equipe de TI também deseja, como certificações dos principais fornecedores de software. As webcams Logitech têm mais frames por segundo e melhor resolução, campo de visão e qualidade de lente, além de integrações com fornecedores de software de vídeo para proporcionar reuniões otimizadas.

 

  • Ofereça um kit “trabalhe de casa”: o que os funcionários remotos realmente querem é trabalhar em um ambiente semelhante ao do escritório. A equipe de TI pode ajudar os funcionários fornecendo ferramentas para trabalho remoto que incluem uma webcam e um headset específicos para reuniões, além de uma combinação de mouse/teclado/monitor.

 

No final do dia, buscar uma experiência melhor para os funcionários aumenta as taxas de adesão de videoconferências e ajuda a justificar o investimento feito.

Reunião por videoconferência em uma sala com laptop e webcam dedicados

Você está tornando o departamento de TI mais eficiente?

Os administradores de TI podem gerenciar salas e dispositivos com facilidade de qualquer lugar?

O tempo gasto por administradores de TI implantando, gerenciando e oferecendo suporte a dispositivos individuais de colaboração e videoconferência também precisa ser incluído no cálculo do ROI.

Por exemplo, quando os funcionários utilizam webcams e headsets prontos para uso e que não possuem a certificação do serviço de videoconferência que sua organização usa, os funcionários e a equipe de TI podem ter alguns problemas. Como já mencionado anteriormente, fornecer um kit de dispositivos aprovados e certificados para trabalho remoto pode ajudar a reduzir os tickets de suporte e simplificar os possíveis problemas.

Veja três etapas extras que você pode seguir para otimizar as funções da equipe de TI e reduzir o tempo que ela gasta resolvendo problemas em videoconferências.

  • Implante novos appliances de vídeo: um novo tipo de câmeras para reuniões chamado “barras de vídeo all-in-one” pode ser instalado diretamente no monitor da sala e executar o serviço de vídeo em nuvem em um appliance de computação integrado. Com uma câmera como a Rally Bar, menos componentes permitem uma instalação mais rápida com menos fios.
 
  • Implante um console de gerenciamento de dispositivos remotos: com centenas de salas e dispositivos para gerenciar, os administradores de TI precisam de eficiência máxima. Criamos o Logitech Sync para facilitar o fornecimento de suporte a implantações de vídeo em larga escala e ao mesmo tempo reduzir a quantidade de visitas ao local e de tickets para a equipe de suporte, tudo a partir de uma interface simples baseada no navegador.
 
  • Ofereça vídeos de instruções simples: muitos problemas podem ser evitados com a distribuição de um vídeo simples de 30 segundos para os funcionários.

 

Configuração de desktop com equipamentos para videoconferência

O investimento em tecnologia raramente é um evento isolado. Esse certamente é o caso do uso de vídeo. Ainda que a plataforma de videoconferência que você usa possa parecer um grande investimento, o sucesso dela depende de muitos outros fatores, como adesão do usuário, experiência na sala de reunião e o tempo gasto pela equipe de TI. Quando você presta atenção a todas essas áreas, consegue maior retorno sobre o investimento.

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