Artigo: Como fazer o espaço no escritório valer a pena em um mundo remoto

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Como fazer o espaço no escritório valer a pena em um mundo remoto

Embora o trabalho remoto tenha se tornando um padrão, muitas empresas continuam a investir em espaços em escritórios, criando ambientes híbridos que incluem participantes presenciais e virtuais. Junto com o trabalho híbrido, surgiu a necessidade de otimizar o espaço do escritório para colaboração, usando uma tecnologia de videoconferência que fosse inteligente, fácil de usar, configurar, implantar, dimensionar e manter.

Por outro lado, as empresas têm dificuldade em otimizar o escritório para colaboração usando varias tecnologias existentes que podem ser caras para instalar e manter e que geralmente exigem equipamento e mão de obra especializadas. Nesses cenários, as equipes de TI e de serviços gerais costumam ficar com uma combinação contraproducente de alta carga de treinamento, manutenção e suporte aliada à baixa adesão do trabalhador.

Remover o atrito da reunião é o principal objetivo

A criação de um ambiente propício à colaboração começa fora da sala de reuniões. É fundamental remover o atrito, ou seja, qualquer coisa que interfira na capacidade dos funcionários de se conectarem e serem produtivos. Exemplos de atrito no escritório incluem funcionários que não conseguem encontrar o espaço de reunião ideal para suas necessidades no momento certo ou que têm dificuldade em lidar com equipamentos complexos de sala de conferência.

O ideal é que o escritório seja configurado para manter os funcionários em seu fluxo de trabalho, e não desviar a rota deles. Ferramentas como os painéis de agendamento podem fazer uma grande diferença nesse aspecto. Em um instante e sem interrupção, os painéis de agendamento podem:

  • Sinalizar a disponibilidade da sala de reunião à distância
  • Permitir que os funcionários encontrem a sala ideal para suas necessidades na hora certa
  • Fornecer informações contextuais na tela, como o nome e o horário da reunião

 
Fazer esse tipo de investimento permite que você insira comunicação útil em tempo real nas paredes do escritório, reduzindo o atrito com pouca manutenção.

Dentro de cada sala de reunião, cada funcionário (independentemente de seu conhecimento técnico ou experiência) deve ter autonomia para iniciar sessões de videocolaboração de forma rápida e fácil em todas as plataformas, de Microsoft Teams a Zoom, e outras. Investir em controladores por toque intuitivos é uma maneira de fornecer esse tipo de experiência universal contínua que reduz as solicitações de suporte de TI e mantém os funcionários em seu fluxo de trabalho.

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Ofereça reuniões melhores e equitativas

No novo mundo do trabalho, conduzimos como nunca mais reuniões com mais pessoas em diversas partes do mundo. Uma experiência desigual entre participantes remotos e presenciais é outro exemplo de atrito. Sistemas de sala de reunião de alta qualidade tornaram-se, portanto, essenciais para o acesso e a inclusão.

Existem vários itens crucias para oferecer reuniões melhores e equitativas que sejam fáceis e automáticas:

  • Componentes de áudio e vídeo otimizados para o tamanho e formato do espaço
  • Participantes presenciais e remotos que podem ver e ser vistos igualmente
  • Participantes presenciais e remotos que conseguem ouvir e serem ouvidos igualmente
  • Participantes remotos que podem participar totalmente da colaboração, como no uso do quadro branco

 
Otimizar o escritório para colaboração e trabalho híbrido requer uma combinação de fatores. É necessária uma abordagem abrangente que considera a experiência do funcionário antes, durante e depois da reunião. E que além disso, enfatiza colocar os participantes presenciais e remotos em pé de igualdade.

O resultado disso é uma força de trabalho capacitada e a possibilidade de as equipes de TI e de serviços gerais passarem de reativas a proativas. É uma oportunidade incrível para essas equipes demonstrarem seus pontos de vista, agregarem valor às empresas e permitirem que suas experiências se destaquem em tempos de mudança.

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