4 formas en que el equipo de TI puede aumentar la productividad de las reuniones

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Representación gráfica de productos de videoconferencia de Logitech

En cualquier trabajo, hay reuniones. Muchas reuniones, de hecho. El profesional de negocios medio pasa el 40% de su tiempo en reuniones, cada año. De esas reuniones, el 50% de ese tiempo es improductivo*.

Es tiempo que una empresa no puede permitirse el lujo de desperdiciar. Y aunque es posible que no puedas controlar el número de reuniones en tu empresa, definitivamente puedes asegurarte de que esas reuniones sean tan productivas y efectivas como podrían ser.

Como responsable de TI, puedes influir en la calidad de las reuniones de tu organización. Los equipos y departamentos pueden cambiar, pero la tecnología es la única parte constante de cada reunión.  Muchos elementos de la reunión se pueden mejorar con tecnología para reducir las distracciones y maximizar la productividad.

Al equipar cada espacio con la tecnología adecuada, puedes respaldar las prácticas de reunión que impulsan la colaboración y la productividad. 

El resultado: reuniones en las que todos los participantes están alerta y comprometidos. Cuando tienes en mente las necesidades de tus usuarios finales y un espacio planificado en consecuencia, puedes ayudar a que cada reunión sea más consciente.

¿Qué entendemos por reuniones de atención plena?

La atención plena es un movimiento que está creciendo a lo grande. Cada vez más personas se centran en estar presentes, ser decididas y eficientes mientras trabajan desde casa o en la oficina.

Cuando llevamos la atención plena al espacio de reunión, esto conlleva a la perfección de la productividad. La reunión sigue su curso, la tecnología funciona según lo previsto y nadie mira su teléfono. Con unos pequeños cambios en tus espacios de reunión, puedes hacer realidad las reuniones conscientes. 

¿Por qué TI es crucial para facilitar las reuniones de atención plena?

1. La tecnología consciente mejora el espacio

Elegir tecnología que funcione bien con su espacio es fundamental, porque cuando se combinan el espacio adecuado y la tecnología adecuada, suceden cosas estupendas.

La tecnología puede mejorar cualquier espacio de reunión para que la reunión fluya mejor. Si se trata de una sala para una lluvia de ideas, considera una pizarra digital. Si se trata de un espacio de reunión reducido, busca una cámara que capture a todos los presentes en la mesa. Si se trata de una sala de juntas grande, agrega micrófonos de expansión que permitan que todos los asientos se escuchen con la misma claridad.

La tecnología puede ayudar a aprovechar al máximo todo el espacio. Echa un vistazo a cada uno de tus espacios de reunión, cómo los usan las personas y realice los cambios adecuados para aprovechar el potencial de ese espacio.

2. Las reuniones con atención plena están libres de distracciones

Como líder de TI, sabes que cuando haces bien tu trabajo, es difícil que la gente se dé cuenta: todo funciona perfectamente, ¡así que nadie necesita llamarte!

Lo mismo ocurre con la buena tecnología.

La tecnología consciente es una tecnología que libera a los participantes de la reunión para que se centren en la reunión en sí, en lugar de tener que preocuparse por quién está en el encuadre de la cámara o cómo pueden compartir su pantalla.

La tecnología debe ser intuitiva y accesible. Para los participantes, eso significa que la tecnología de la sala debe ser fácil de usar y requiere un ajuste mínimo. Para TI, eso significa poder administrar y actualizar la tecnología de forma remota, por lo que se requiere menos intervención directa.

3. Una experiencia de usuario consistente mejora el éxito

Mantenlo simple.

Las investigaciones han demostrado que cuando hay una experiencia de usuario consistente en todos los espacios de reunión, las reuniones tienen un 22,7% más*. La elección de tecnología que proporcione una interfaz de usuario consistente entre los espacios de reunión también maximiza la adopción por parte del usuario, ya que los usuarios sólo tienen que aprender a usar un sistema nuevo una vez.

Y cuando eliges tecnología, siempre vale la pena elegir tecnología optimizada para el software que tu empresa ya usa.

4. Las videollamadas son más atractivas

Cuando se trata de reuniones de atención plena, lo más importante es la conexión humana.

Cuando los participantes de una reunión pueden establecer una conexión real con alguien en una videollamada (en comparación con una llamada telefónica), es más probable que se concentren en la reunión y permanezcan atentos en todo momento, porque pueden ver y ser vistos.

Al equipar todas las salas con video, puedes romper los malos hábitos de reunión que se producen en las llamadas telefónicas (como el uso del teléfono personal y la laptop) para garantizar que todos participen más conscientemente en la reunión.

Haz que las reuniones sean más significativas

Mediante un diseño consciente y la consideración de los participantes de la reunión, puedes realizar algunos pequeños cambios que pueden tener un gran impacto en la forma en que tu organización maneja las reuniones. Elegir la tecnología intuitiva adecuada para el espacio agilizará el proceso de reunión y maximizará la productividad.

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