Un enfoque mejorado al uso de Whiteboards virtuales

Por qué las Whiteboards son fundamentales para la colaboración

Los equipos a menudo utilizan presentaciones, hojas de cálculo y otros documentos para compartir información en reuniones y dirigir debates. Sin embargo, estos formatos no están optimizados para el tipo de intercambio de ideas no estructurado, fluido y no digital que prefieren las personas para explorar conceptos o un diseño visual.

Para el intercambio y la generación de ideas, las Whiteboards son la herramienta perfecta. Estas herramientas de colaboración pueden adoptar varias formas, como Whiteboards de borrado en seco, paredes que funcionan como Whiteboard e incluso paneles de vidrio. Resultan útiles para crear diagramas, ilustrar conceptos, realizar anotaciones de forma libre, organizar ideas en notas adhesivas, etc. Y cuando todos los asistentes están presentes en la misma sala, las Whiteboards funcionan bien. Pero, ¿qué pasa en las reuniones con miembros del equipo conectados de forma remota?

Limitaciones de los enfoques existentes en relación con la Whiteboard durante las reuniones de video

Quizás el problema número uno en relación con la Whiteboard durante las reuniones de video es que los asistentes remotos no suelen participar activamente, como lo hacen las personas que se encuentran en la sala. Los participantes remotos se sienten excluidos. Sus aportes y opiniones, aunque sean valiosos, no forman parte del debate.

Obviamente, esto no es intencional. El problema es que los organizadores de las reuniones han luchado por incorporar de manera efectiva la Whiteboard en las reuniones de video.

A veces, el organizador de una reunión apunta una cámara de videoconferencia o una cámara web a la Whiteboard, pero la persona que escribe en ella a menudo bloquea parte de la vista. Incluso cuando esa persona sale del encuadre, puede ser difícil leer la Whiteboard debido al tamaño de la imagen, al brillo de las luces y ventanas, o a una perspectiva inclinada desde el ángulo de la cámara.

A veces, las personas recurren a tomar fotos de la Whiteboard para compartir con los participantes remotos. Si las fotos se envían una vez finalizada la reunión, es demasiado tarde para que los asistentes remotos puedan contribuir. Si las fotos se envían durante la reunión, es posible que los participantes de la sala ya hayan seguido adelante para cuando los asistentes remotos puedan responder. Ninguna de las dos situaciones es ideal y ambas pueden perturbar el flujo creativo. Al final, los asistentes remotos solo ven colaborar a otras personas.

¿Qué pasa con las Whiteboards interactivas?

Un tercer enfoque que han adoptado las organizaciones es la adquisición de "Whiteboards interactivas." Estas pantallas digitales emulan la función de una Whiteboard tradicional o de borrado en seco. Cuando la persona que la usa está capacitada y familiarizada con la Whiteboard digital, puede ser una herramienta efectiva.

Sin embargo, debido al costo y la complejidad, es posible que las organizaciones pueden comprar solo una cantidad limitada de Whiteboards interactivas y colocarlas estratégicamente en la oficina. Por lo tanto, cuando los equipos necesitan explorar conceptos de forma espontánea, visualizar diseños o lanzar rápidamente una sesión de intercambio de ideas improvisada, es poco probable que vayan a buscar una Whiteboard interactiva, la lleven a la sala y averigüen cómo incorporarla a la reunión.

¿Existe otro enfoque?

Creemos que existe un mejor enfoque. La solución ideal al problema de cómo incorporar Whiteboards en las reuniones de video debe cumplir con los siguientes criterios:

• Debería democratizar la experiencia de colaboración para garantizar que todos puedan contribuir libremente al debate.
• Debería ser fácil de usar: cuanto más fácil, mejor.
• Debería aprovechar un proceso existente, potenciando la familiaridad del uso de la Whiteboard para fomentar la adopción por parte de los usuarios.
• Debería ampliar el ecosistema de su sala de reuniones y funcionar a la perfección con los otros dispositivos y aplicaciones de videoconferencia.
• Debería instalarse de forma rápida y sencilla para poder implementarla ampliamente en las salas de reuniones de su organización.