Lista de comprobación de la configuración de Flex Desk: 10 claves para crear espacios de trabajo óptimos para TI

4. Pantalla de reserva de escritorio o luz de estado

Según el Índice Anual de Tendencias Laborales 2025 de Microsoft, casi la mitad de los empleados (48 %) y más de la mitad de los líderes (52 %) dicen que su trabajo se siente caótico y fragmentado. En espacios con varios escritorios flexibles, una pantalla de reserva de escritorios o una luz de estado pueden aportar claridad al mostrar si un escritorio está reservado o disponible, lo que ayuda a evitar interacciones incómodas y agrega estructura a los espacios de trabajo compartidos.

Para simplificar aún más la experiencia, herramientas como Logitech Desk Booking permiten una colaboración más fluida y una mayor productividad. Los empleados pueden reservar un escritorio con antelación y obtener visibilidad sobre el equipo específico del escritorio, las funciones de accesibilidad y los colegas que han reservado cerca.

5. Fuente de energía adicional

Tener una toma de corriente adicional cerca del escritorio es un héroe silencioso. Permite conectar artículos como laptops con cargadores exclusivos o dispositivos personales como un mini ventilador, y evita que los usuarios se metan debajo del escritorio o pelear por un enchufe en la pared.

6. Dos monitores

Un monitor está bien. ¿Dos? Eso es terreno de usuarios avanzados. Ya sea para comparar hojas de cálculo, dejar de lado los chats del equipo o simplemente disfrutar de un respiro digital, tener dos pantallas marca una gran diferencia y reduce la tentación de encorvarse frente a la pantalla de la laptop todo el día.

7. Código QR para ayuda rápida

En lugar de que los usuarios adivinen qué hacer cuando algo sale mal, dales una salida clara y fácil. Un código QR en el escritorio con una etiqueta amigable como “¿Necesitas ayuda? Empieza aquí”. puede ahorrar tiempo a los usuarios y reducir las solicitudes al equipo de TI. Puntos extra si la página de destino es compatible con dispositivos móviles y tiene una identidad visual clara para que los usuarios sepan que están en el lugar correcto.

8. Una silla cómoda y ajustable

Esta es simple: si la silla no es cómoda, no se usará el escritorio. Según la Organización Mundial de la Salud, el dolor lumbar es la principal causa de discapacidad en 160 países. Para adaptarse a usuarios de varias estaturas, asegúrate de que cada escritorio tenga una silla ergonómica totalmente ajustable con un buen soporte lumbar. Es una de las formas más fáciles de aumentar la satisfacción y reducir las quejas.

9. Toallitas desinfectantes

Un escritorio despejado es un escritorio compartido. Un recipiente pequeño y visible con toallitas desinfectantes anima a los usuarios a limpiar antes y después del uso, manteniendo el área fresca y libre de gérmenes.

10. Señalización de recordatorios amigables en la configuración y la limpieza

Incluso la mejor configuración necesita un poco de ayuda humana. Un recordatorio pequeño y bien ubicado para cerrar sesión, ordenar y dejar el escritorio listo para la siguiente persona es muy útil. 

Cuando se hacen bien, estos letreros agregan personalidad y ayudan a crear una cultura de propiedad compartida en el espacio de trabajo.

*Extra* 11. Soluciones sostenibles para un impacto a largo plazo

Comprometerse con prácticas sostenibles beneficia tanto a las empresas como al planeta. Sin embargo, una encuesta reciente de Deloitte reveló que el 63 % de los encuestados a nivel mundial dijo que no creía que sus empleadores estuvieran haciendo lo suficiente para abordar el cambio climático y la sostenibilidad, una clara oportunidad para la acción.

Hazlo un ganar-ganar eligiendo productos con funciones integradas, como modos de ahorro de energía para reducir el consumo y actualizaciones de software que prolongan la vida útil del hardware. Incluso los pequeños cambios, como elegir dispositivos fabricados con materiales reciclados, procesos de manufactura limpia y empaques de bajo impacto, pueden generar grandes resultados que mejoren la confianza de los empleados y pongan en práctica los valores de la empresa. Por ejemplo, 3 de cada 4 productos Logitech se fabrican con Next Life Plastics (plástico reciclado posconsumo), lo que elimina más de 25,000 toneladas equivalentes de CO2 (tCO2e) en un solo año.

Preparación Total

Con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden sentarse y ponerse a trabajar sin demora, mientras que el equipo de TI evita problemas innecesarios que consumen tiempo y recursos. Una configuración flexible bien diseñada ofrece una experiencia fluida, segura y satisfactoria, que se transforma de "simplemente otro escritorio" en espacios que las personas realmente quieren usar. Se trata de eliminar fricciones, agregar funcionalidad y hacer que todos los escritorios sean accesibles. 

Con esta lista de comprobación en la mano, no solo estás equipando estaciones de trabajo, sino que estás diseñando experiencias más exitosas.