Habilita la programación para salas intuitiva para tu organización

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Ilustración de la evolución del trabajo de un cavernícola a un trabajador de oficina

Desde las interminables filas de escritorios que veíamos en las primeras oficinas, hasta las oficinas con cubículos de la década de 1980 y hasta el modelo de trabajo híbrido actual, la TI siempre se ha centrado en eliminar la fricción para que los equipos puedan colaborar de la mejor manera.

Encontrar e iniciar reuniones debería ser una experiencia fluida para los empleados. Cuando las personas deambulan por los pasillos en busca de una sala de conferencias vacía o se encuentran con ocupantes que no deberían estar en la sala que reservaron con anticipación, las reuniones comienzan tarde y se desperdician recursos valiosos. A medida que los lugares de trabajo se convierten en centros de colaboración dinámica, el departamento de TI necesita una solución intuitiva y fácil de implementar para mostrar la disponibilidad de las salas de un vistazo.

Ningún empleado debería tener que desperdiciar tiempo al deambular por los pasillos en busca de la sala de conferencias adecuada, pero ¿de qué manera puede ayudar la TI? Una hoja para registrarse en la pared no sirve para oficinas grandes y ciertamente no será útil para las reuniones híbridas.

La forma en que los empleados utilizan las salas de reunión también ha cambiado. Hace una década, era raro que las salas de reunión estuvieran habilitadas para el video y la mayoría de las reuniones se realizaban íntegramente dentro de la oficina. Con los años, comenzaron a aparecer herramientas de videoconferencia en algunas salas de reunión, pero no en todas.

Ahora que el trabajo híbrido es la norma en lugar de la excepción, todos los espacios de reunión deben estar equipados para una programación para salas intuitiva.

Al buscar una solución, es posible que ya hayas intentado instalar complicados paneles de programación para salas junto con tablets de consumo como iPads, solo para conseguir que se quemen rápidamente debido a que no están diseñados para la tarea en cuestión. A medida que evolucionan las necesidades de la fuerza de trabajo y la tecnología, el proceso de búsqueda y programación de reuniones también debe evolucionar.

Ilustración de un pasillo donde hay muchas salas con signos de interrogación en las puertas.

La programación para salas no intuitiva perjudica a todos

Imagina que el gerente de marketing de tu equipo le pide a un empleado que participe en una videollamada a última hora para analizar un proyecto delicado. Ese empleado necesita encontrar rápidamente una sala de conferencias habilitada para el video que esté disponible sin haberla reservado con anticipación. Quizás la única guía disponible es un mapa en la pared que muestra dónde están las salas de conferencias, pero no cuáles están ocupadas.

Ese empleado debe deambular por los pasillos, golpear puertas e interrumpir las reuniones en curso hasta encontrar una sala adecuada disponible.

Los impactos de una reserva inadecuada de las salas tienen un gran alcance.

  • A nivel de los empleados, se pierde tiempo, las reuniones se vuelven innecesariamente estresantes y la colaboración interrumpida se convierte en una rutina.
  • Los equipos de TI pueden encontrarse con pantallas costosas que no son escalables ni están diseñadas específicamente para la programación de las salas. Cuando esas herramientas no son fáciles de usar, los tickets de asistencia pueden aumentar y es posible que se dejen de utilizar los dispositivos.
  • Los equipos de operaciones e instalaciones tampoco son inmunes, ya que las necesidades del trabajo híbrido, como encontrar reuniones e incorporarse a ellas rápidamente, no pueden satisfacerse con implementaciones engorrosas. Además, al no aprovechar suficientemente las herramientas, estas ocupan un espacio de la oficina que podría utilizarse de mejor manera.

 

Todos los miembros de tu organización se beneficiarán con las herramientas que abordan las necesidades emergentes de la oficina, como la programación rápida, las pantallas siempre encendidas y la disposición para el trabajo híbrido.

Ilustración del diseño de la oficina con espacios de reunión y cubículos reducidos

Las herramientas de programación especialmente diseñadas se convertirán en la norma

Así como las oficinas siempre han evolucionado en respuesta a los acontecimientos mundiales y a las nuevas tecnologías, la era del trabajo híbrido requiere sus propios avances. A saber, herramientas para ayudar a las personas a reservar, buscar e incorporarse a las reuniones más fácilmente. Echa un vistazo a estos escenarios de antes y después para ver cómo las herramientas de programación diseñadas específicamente pueden mejorar el funcionamiento de toda tu organización.

Ilustración de una persona que usa un panel táctil para programar las salas de reunión

Cómo resolver problemas de programación para salas comunes:

La antigua forma: Los empleados pierden el tiempo deambulando por los pasillos en busca de salas de conferencias disponibles.
La nueva forma: Los paneles de programación montados fuera de cada sala de reunión tienen luces rojas y verdes que señalan la disponibilidad desde lejos.

La antigua forma: Las soluciones de programación para salas improvisadas no son intuitivas y no se crearon para utilizarse durante todo el día.
La nueva forma: Los paneles de programación para salas especialmente diseñados para estar siempre encendidos simplifican la programación.

La antigua forma: La TI gasta recursos excesivos al configurar y mantener paneles de programación para salas y herramientas de señalización ineficientes.
La nueva forma: La TI puede implementar rápidamente los dispositivos de programación y administrarlos desde un único lugar.

La antigua forma: Los paneles de programación para salas engorrosos y no intuitivos dan lugar a que las personas realmente no quieran usarlos.
La nueva forma: Las herramientas intuitivas permiten a los empleados programar y encontrar reuniones de inmediato, sin la necesidad de una curva de aprendizaje.

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