Welch LLP simplifica la utilización del espacio con datos accionables de Logitech

El obstáculo híbrido: Desafíos de espacio y tecnología

Welch LLP enfrentó dos grandes desafíos: adaptarse al trabajo híbrido y gestionar una reconfiguración en el espacio de oficina, pasando de cinco pisos a uno y medio.

“Nos dimos cuenta de que estábamos utilizando nuestro espacio de manera muy diferente a como lo hacíamos antes. Todavía había muchas personas trabajando desde casa, y el desafío era hacer un uso efectivo del espacio que teníamos,” explica Graham Conte, Director de TI.

Para acomodar esta nueva realidad, Welch adoptó un modelo de escritorio flexible donde aproximadamente dos tercios de los escritorios eran reservables para uso de los empleados en lugar de estar asignados a empleados específicos. Sin embargo, los sistemas anteriores que Welch utilizaba originalmente creaban ineficiencias y carecían de información útil. Los datos de utilización eran inconsistentes, ya que los empleados necesitaban registrarse manualmente en sus reservas. 

El equipo de Welch, para agravar aún más el problema, encontró que el equipo de TI de Welch se encontraba frecuentemente solucionando problemas tecnológicos en los puestos de trabajo.

Welch necesitaba una solución que pudiera proporcionar visibilidad en tiempo real sobre la utilización del lugar de trabajo, mejorar la gestión de escritorios y reducir la carga de trabajo de TI, todo mientras mejoraba la experiencia del empleado.

Tecnología que funciona: Construyendo un futuro flexible

Después de investigar opciones, Conte descubrió Logi Dock Flex y el portal Logitech Sync, viendo una oportunidad para abordar los desafíos de Welch de ahí en adelante. La firma realizó una prueba piloto de tres meses con tres sistemas Logi Dock Flex. Después de un piloto exitoso, Welch instaló Logi Dock Flex en aproximadamente 200 escritorios flexibles. Esto no solo empoderó a los empleados para reservar escritorios y registrarse automáticamente solo con conectarse, sino que también le dio a TI una gestión centralizada a través del software Logitech Sync.

“Sync nos da la capacidad de gestionar dispositivos, solucionar problemas de forma remota e iniciar sesión en sistemas como si estuviéramos justo frente a ellos,” dice Conte. “Tiene los gráficos bonitos y visuales que esperarías, pero también tiene los datos detallados que necesitamos para entender verdaderamente nuestra utilización del espacio.”

Además de los sistemas de escritorios, Welch mejoró sus entornos de reunión con cámaras de videoconferencia Logitech Rally Bar, Tap Schedulers y otras tecnologías de videoconferencia, asegurando experiencias de usuario consistentes.

“Ahora, los empleados solo entran a una sala de reuniones, presionan un botón y el sistema se inicia. La tecnología se desvanece en el fondo, permitiéndoles concentrarse en su trabajo,” dice Conte.

La empresa también utiliza los servicios de Logitech Select, asegurando reemplazos rápidos y confiables para cualquier equipo dañado.

"No podemos tener equipos inactivos por un largo período de tiempo, especialmente con los escritorios... la gente necesita que las estaciones de trabajo estén en línea, y con Select, tener un tiempo de respuesta tan rápido limita nuestras preocupaciones allí. Sabemos que Logitech siempre nos respalda, y podemos obtener un reemplazo rápido cuando lo necesitamos," dice Nick Earle, líder del equipo de Help Desk.

Grandes victorias: Eficiencia, ahorros y felicidad de los empleados

La implementación de Logitech en Welch LLP ofrece:

• Datos Precisos y Accionables: Sync proporciona a Welch la capacidad de tomar decisiones en tiempo real respaldadas por datos confiables. "Ahora estamos planeando para el futuro de maneras que no podíamos antes. Los datos de Sync nos ayudan a decidir si necesitamos más espacio o si podemos reutilizar áreas subutilizadas. Incluso estamos explorando ideas como apagar las luces en secciones no utilizadas para ahorrar energía," señala Conte.

• Reducción del 90% en el Tiempo Dedicado a la Gestión de Escritorios: Eliminar procesos manuales para rastrear el uso de escritorios ha reducido el tiempo dedicado a la gestión de escritorios. "A través del nuevo sistema de estaciones base, he reducido el tiempo dedicado a este sistema de reservas en un 90%. Lo que solía tomarme 20 horas a la semana ahora es menos de dos," dice Kuilder.

• Reducción del 40%-50% en Tickets de TI Relacionados con el Espacio de Trabajo: Las tecnologías simplificadas y confiables han reducido las quejas de TI de los empleados y empoderan al equipo de TI para enfocarse en iniciativas estratégicas. "El hecho de que el sistema de Logitech pueda reducir nuestros volúmenes de tickets realmente nos permite enfocarnos en el trabajo más importante, más interesante e innovador que podemos hacer para ayudar a nuestros clientes y ayudar a nuestros empleados a trabajar mejor," dice Earle.

• Ahorros de Costos con Crecimiento de Personal: El aumento de la eficiencia ha permitido a Welch aumentar su personal sin expandir su huella inmobiliaria, lo que resulta en ahorros de costos significativos. "Hemos aumentado nuestro personal, pero no necesitamos aumentar nuestro espacio," dice Kuilder. “Así que para nosotros, eso es una victoria.” Es una herramienta que genera ingresos, realmente"".

• Experiencia Unificada y Perfecta a Través de Dispositivos y Ubicaciones: Logitech ha ayudado a Welch a ofrecer una experiencia de empleado consistente y perfecta, ya sea en la oficina o trabajando de forma remota. “La mejor manera de describirlo es que la tecnología debería desaparecer”, dice Conte. “En tu escritorio, lo hace. Te conectas, no tienes que preocuparte por registrarte en una reserva para tu escritorio.”

Haciendo lo complejo simple

Al implementar soluciones de Logitech en su oficina, Welch LLP simplificó la gestión de escritorios, obtuvo información procesable y creó un espacio de trabajo que a los empleados les encanta. La colaboración entre TI, instalaciones y herramientas de Logitech permite a Welch alinear su estrategia de gestión de espacios con sus objetivos de crecimiento mientras se mantiene fiel a su visión, “Hacemos lo complejo simple.”

“Las decisiones que tomamos ahora se basan en datos reales, no en suposiciones,” dice Conte. "Hemos eliminado la incertidumbre de usar tecnología para que nuestra gente pueda concentrarse en lo que mejor hacen—atender a los clientes con precisión y excelencia.”