Prácticas recomendadas y sugerencias para el montaje de videoconferencias

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Pantalla

La pantalla o monitor es el punto central de cualquier videoconferencia. Su ubicación en el lugar de reuniones es clave para las personas que se encuentran en la sala y para los participantes remotos.

Cantidad de pantallas

Pantallas simples o dobles

  • En el caso de espacios de reunión reducidos y salas de reuniones pequeñas es suficiente contar con una única pantalla plana.
  • Para salas más grandes, considere instalar dos pantallas: en una puede mostrar a los participantes remotos, y en la otra, el contenido que va a compartir.
  • Las cámaras se ubican por lo general por debajo o por encima de la pantalla; en el caso de pantallas dobles, ubique la cámara a la altura de los ojos entre los dos monitores.
Consola con equipo para realizar videoconferencias y monitores dobles.

Tamaño de la pantalla

Tamaño de la pantalla

  • Si usa una sola pantalla, debe ser lo suficientemente grande como para mostrar tanto a los participantes como el contenido compartido a una resolución en la que el texto se mantenga legible.
  • Cómo determinar el tamaño de pantalla ideal:
    • Mida la distancia entre la pared donde se montará la pantalla y la ubicación del asiento más alejado de esa pared.
    • Divida en 4 la distancia hasta la posición más alejada; esta es la altura mínima recomendada de la pantalla.
    • Multiplique la altura de la pantalla por 1,8 para determinar el tamaño de la diagonal, que es la dimensión indicada para los tamaños de pantalla.
Barra de video debajo de la pantalla de TV para videoconferencias.

Opciones de montaje

Opciones de montaje

  • Tenga en cuenta la ubicación de la cámara al instalar las pantallas; idealmente, tanto la pantalla como la cámara deben estar aproximadamente a la altura de los ojos o ligeramente por encima de esta para los participantes sentados
  • La altura de los ojos es una medida relativa al tipo de los asientos de la sala: para asientos estándar es entre 116-127 cm, en promedio.
  • Las pantallas dobles se pueden colocar en forma horizontal o vertical; para el montaje horizontal, coloque las pantallas de modo que el centro de la mesa se alinee con el espacio entre las dos pantallas
  • Una ventaja adicional de usar dos pantallas es que permite la colocación de una cámara PTZ a la altura de los ojos entre las dos pantallas.
  • Al montar la cámara por encima de una sola pantalla, la parte inferior de la pantalla debe estar lo más cerca posible de la altura de la superficie de la mesa.
Monitores dobles con equipo para videoconferencias entre los dos monitores.

Carros de pantalla

Carros de pantalla

  • Los carros de pantalla móviles pueden agregar portabilidad y flexibilidad, lo que permite que las videoconferencias se realicen en más ubicaciones
  • Utilice carros móviles para crear salas de talleres o espacios de brainstorming en áreas abiertas, fuera de las salas de reuniones, donde se pueden reunir grupos pequeños para colaboración en video ad hoc
  • Los carros fijos pueden ser una buena opción en espacios donde no es práctico o no es posible instalar permanentemente pantallas y otros dispositivos
  • Fije los dispositivos al carro mediante cerraduras Kensington y cerraduras opcionales para cajones y puertas
Carro de pantalla móvil en una configuración de sala para talleres

Configuración de video

Configuración de video

  • Revise la configuración de cada pantalla durante la instalación, incluida la resolución de pantalla, la saturación de color y el brillo/contraste
  • Las pantallas a menudo tienen configuraciones predeterminadas que intentan optimizar el video y el audio para la televisión; estas configuraciones deben estar deshabilitadas o configuradas en el nivel más bajo, cuando no sea posible deshabilitarlas
  • Si hay un ajuste de video etiquetado “modo de juego”, suele brindar el mejor desempeño junto con el menor procesamiento.
Seis personas en una configuración para videoconferencias.

Pantallas interactivas

Pantallas interactivas

  • Para una mejor colaboración, es posible que convenga utilizar pantallas de video con capacidad táctil (o pantallas interactivas)
  • Seleccione pantallas interactivas para brainstorming y para usar como pizarras; para digitalizar notas, ilustraciones y otros trabajos; y para guardar sesiones colaborativas
  • Hay múltiples plataformas de reunión con video basadas en la nube que admiten pantallas interactivas para anotaciones en tiempo real, para compartir contenido y controladores de reuniones.
Monitor grande con cámara de videoconferencia.

CÁMARA

El centro de cualquier solución de videoconferencia es la cámara, que debe colocarse a una altura, distancia y ángulo de visión que permita a los participantes remotos ver a todos los que están en la sala.

Vista lateral de la Rally Bar

Las cámaras de conferencia que seleccione deben brindar una experiencia excelente a los participantes remotos de la reunión.

Las cámaras de conferencia de nivel empresarial suelen incluir resolución 4k HD, amplio campo de visión y funciones de giro/inclinación/zoom (PTZ), y todas deberían ser características estándar.

Vista del lado derecho de la Rally Bar montada en la pared sobre un monitor.

Ángulo y altura

  • De ser posible, ubique la cámara a la altura de los ojos, lo que proporcionará la orientación más natural para la colaboración cara a cara.
  • El desempeño de video puede disminuir si la cámara se coloca muy alta o muy baja respecto de los participantes de la reunión.
  • Cuando no sea posible colocar la cámara al nivel de los ojos, por ejemplo, cuando esté montada encima o debajo de una sola pantalla, seleccione una cámara con giro e inclinación motorizados para ayudar a ajustar el ángulo de visión.
Sala de videoconferencia simulada que describe el campo visual de cobertura de la sala en función del espacio para sentarse.

Cobertura de la sala

  • La cobertura de la sala se refiere al área dentro de una sala que puede grabar una cámara y un micrófono de manera efectiva; la "cobertura total de la sala" es la capacidad de la cámara y el micrófono de capturar toda la sala. 
  • Asegúrese de lograr la cobertura total de la sala: elija una cámara con un campo de visión apropiado para el espacio y los asientos dentro de cada sala.
  • Seleccione mesas semicirculares o más anchas en su extremo más cercano a la cámara para garantizar que se incluyan más personas en el campo visual de la cámara.
Sala de conferencias pequeña a mediana con una Rally Bar montada debajo del monitor.

Cámaras para salas pequeñas y medianas

  • Hoy en día, más organizaciones están optando por barras de video “todo en uno” para salas pequeñas y medianas.
  • Ahorre espacio con una cámara de conferencias compacta “todo en uno” con altavoces integrados (como Rally Bar y Rally Bar Mini)
  • Asegúrese de tener en cuenta el campo visual: una lente gran angular garantiza que todos puedan ser vistos dentro de los estrechos límites de una sala más pequeña.
  • Simplifique la instalación: una barra de video incluye menos componentes y cables, lo que hace que la instalación sea más rápida y limpia
Configuración de sala grande con un equipo de videoconferencias para salas grandes, ubicado debajo del monitor, sobre una consola.

Cámaras para salas grandes

 

  • En salas grandes, las funciones como el enfoque automático y el giro/ inclinación/zoom son primordiales.
  • La cámara de conferencias debe tener la capacidad de enfocarse en el orador activo y mantener a esa persona a la vista si, por ejemplo, se pone de pie y escribe en una pizarra
  • La combinación de PTZ con inteligencia artificial permite que una cámara mueva automáticamente la lente y ajuste el zoom mientras las personas se desplazan

MICRÓFONOS Y ALTAVOCES

Computación

Para ejecutar una videoconferencia se requiere un dispositivo informático, pero hay diferentes formas de integrar la computadora en la sala de reuniones.

Consola para sala de videoconferencias que muestra productos Rally y RoomMate

Rally Plus con Logitech RoomMate

En términos generales, existen 3 opciones para ejecutar aplicaciones de videoconferencias (software) en una sala de reuniones:

Dispositivo de video

Un dispositivo de video (generalmente una barra de video) funciona como un “dispositivo todo en uno” con su propia plataforma de cómputo, y requiere menos componentes, cables y puntos de conexión. Por lo tanto, la configuración es más simple y el precio de compra y el costo total de propiedad (TCO, por su sigla en inglés) son generalmente más bajos. Pueden existir limitaciones con respecto a las aplicaciones de video que se pueden ejecutar en el dispositivo.

Computadora dedicada

Para ejecutar el software de video se instala de manera permanente en la sala de reuniones un dispositivo de computación por separado (generalmente una mini PC). Este modelo es más familiar para los administradores de TI y les permite estandarizar de acuerdo con su fabricante de PC preferido. La configuración y la administración pueden ser más complejas ya que el video y la PC a menudo se administran por separado.

BYOD (compre su propio dispositivo)

Un organizador de reuniones trae y conecta su computadora portátil al sistema de videoconferencia de la sala de reuniones, generalmente a través de un cable USB, y ejecuta la aplicación de video en la computadora portátil.

  • Cada enfoque tiene sus ventajas, y los diseñadores de salas de reuniones deben considerar la flexibilidad, la facilidad de uso y las necesidades a largo plazo de la organización al elegir un modelo informático.
  • Para lograr una máxima flexibilidad, Logitech Swytch permite que los participantes de la reunión pasen rápidamente del dispositivo informático de la sala a una computadora portátil y asistan o presenten a través de cualquier servicio de video en la nube.
Pantalla de videoconferencia con consola que muestra los productos Rally

Colocación

  • En salas con un dispositivo informático independiente, puede colocar el dispositivo debajo de la mesa o detrás de la pared en la que está montada la pantalla.
  • Coloque el dispositivo informático cerca de la pantalla para que esté cerca de la alimentación, Ethernet y otros componentes a los que se conecta la computadora
  • Dado que se requiere una buena conexión a Internet que sea estable para realizar videollamadas de calidad, es preferible una conexión Ethernet por cable en vez de Wi-Fi.

REMOTO TÁCTIL

Un controlador de reuniones por pantalla (como Logitech Tap) ofrece una forma simple y conveniente para que los empleados inicien, finalicen y programen reuniones.

  • Monte de forma segura el remoto táctil en la mesa o en una pared cerca de la puerta.
  • Para sujetar de forma segura el remoto táctil a una mesa, use una base y un pasacables, y pase el cableado por debajo de la mesa hasta el suelo.
  • El remoto táctil puede requerir conexiones a un dispositivo de computación o aparato de video, un cable HDMI opcional para permitir compartir contenido fácilmente y una fuente de alimentación.
Remoto táctil Tap

Cables + Conexiones

No descuide la importancia de la organización de los cables: una mezcla desordenada de cables puede afectar negativamente la experiencia del usuario. La organización inteligente de cables es, o debería ser, una característica de las soluciones para salas de nivel empresarial.

Pasacables de mesa

Pasacables de mesa

  • Utilice pasacables de mesa para que los dispositivos y las conexiones que se encuentran encima de la mesa pasen sus cables de forma prolija hacia el lado inferior, tanto para mantener una superficie limpia como para ocultar componentes como, por ejemplo, un dispositivo informático debajo de la mesa.
Pasacables de mesa para lograr que los cables pasen de forma prolija hasta el lado inferior.

Holgura de los cables

Holgura de los cables

  • Asegure los cables mecánicamente para reducir la tensión de los cables y sus conexiones a los dispositivos.
  • La holgura de los cables es especialmente importante para los dispositivos que se mueven, como los remotos de la sala de reuniones que se colocan sobre una mesa.
  • Cuando instale tramos de cables, recuerde dejar espacio en el recorrido para permitir el movimiento de los dispositivos cuando sea necesario

Conductos

Conductos

  • Instale conductos abajo del suelo, por encima de un techo suspendido o atrás de la pared, para pasar cables desde diferentes partes de la sala hasta los dispositivos requeridos.
  • Cumpla con los códigos de construcción y de incendios obligatorios
  • Los cables con clasificación “plenum” tienen un aislamiento especial resistente a las llamas y con baja emanación de humo, y generalmente se aconseja su uso en conductos y espacios de tratamiento de aire.
  • Los conductos tienen capacidad para albergar una cantidad fija de cables
Sala pequeña con pieza de montaje en pared para Tap

Canaletas

Canaletas

  • Cuando no haya espacio para conductos ocultos, se pueden usar canaletas en el suelo para tender cables entre la pared y la mesa y reducir así el riesgo de tropezar.
  • Las canaletas son más prácticas que la instalación bajo la cubierta del suelo, ya que ofrecen mayor flexibilidad para agregar, quitar o modificar tendidos de cables
Sala de reuniones

Retención de cables

Retención de cables

  • Las soluciones para salas y los componentes bien diseñados incluyen opciones de sujeción de cables que ayudan a reducir los inconvenientes (y los tickets de TI) ocasionados por cables sueltos o desconectados.
  • Si hay tomas de corriente o Ethernet instaladas en el suelo, puede ser conveniente usar bridas para fijar los conectores y los cables de alimentación a las patas de la mesa
  • Se pueden adoptar diversas soluciones, como abrazaderas, velcro y bridas, disponibles a través de proveedores externos.
Reverso de la toma, donde se muestra la fijación de cables

Alargadores de cables

Alargadores de cables

  • Cuando sea necesario en los lugares de reunión más extensos, use alargadores de cables para poder conectar dispositivos que se encuentren lejos.
Alargador de cable para cables de categoría 5e

ASISTENCIA

CONEXIÓN