Artículo: Cómo organizar la mejor reunión en la oficina

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Reunión in situ en un entorno abierto e informal

¿Quieres hacer una reunión fuera de la oficina? Alto.

El motivo: En el pasado, la oficina era el lugar donde los empleados se reunían a trabajar a diario. En cambio, una reunión fuera de la oficina era una oportunidad para que los empleados salieran de la rutina diaria, dedicaran tiempo a la planificación estratégica y se acercaran a sus compañeros fuera del entorno laboral habitual.

Ahora, las circunstancias son diferentes. Actualmente, el 53 % de los empleados esperan seguir trabajando de forma híbrida por tiempo indefinido, mientras que el 23 % espera hacerlo de forma totalmente remota, según Gallup. Para estos empleados, las reuniones presenciales son inusuales; se reúnen diariamente por videoconferencia.

Teniendo esto en cuenta, considera organizar la próxima reunión del equipo en el lugar aparentemente más ilógico para ello: tu oficina.

 

En una época en que se puede trabajar desde cualquier parte, la oficina es el lugar perfecto.

Las reuniones de equipo presenciales son más importantes que nunca. Muchos trabajadores no se han visto desde 2020 y algunos jamás se ha visto en persona. Organizar una reunión del equipo, en la oficina o fuera, es una excelente forma de volver a juntar al equipo en lo físico, mental y emocional.

¿Por qué tener la reunión en la oficina y no en un hotel de lujo? Primero, vuelve a reunir a todos bajo un mismo techo. Antes de la pandemia y del trabajo híbrido, las personas podían interactuar con mayor facilidad con sus compañeros fuera del departamento. Volver a traer a los equipos a la oficina les da la oportunidad de conocer caras nuevas y comunicarse con personas con las que normalmente no interactúan de forma virtual. 

Hacer la reunión en las instalaciones permite que los empleados nuevos exploren la sede central y que tú puedas ocuparte de las tareas de mantenimiento en persona, abordar temas sensibles, trabajar un poco, distraerte un poco y generar cohesión en el equipo, todo a tu ritmo y según tus términos.  

Pero ¿cómo organizar con éxito una reunión de equipo que logre todo esto y más? Usa los siguientes «Sí» y «No» para planificar la reunión perfecta en la oficina en esta era de trabajo híbrido.

LOS «SÍ»

SÍ: Tener un objetivo empresarial claro

Los empleados deben llegar a la oficina sabiendo exactamente lo que dice la agenda y por qué.

Los objetivos del equipo deben ser específicos y tangibles. Refuerza los objetivos destacando cada uno de ellos en las sesiones de trabajo, debates y presentaciones.

EJEMPLO: Si quieres mejorar la colaboración, evita las presentaciones individuales. En cambio, pídeles a los equipos que se junten y presenten ideas de forma colectiva. El tema no es tan importante como el ejercicio de trabajar juntos.

SÍ: Concentrarte en la conexión con los empleados

De acuerdo con Keith Ferrazzi, el autor de los bestsellers del New York Times Nunca comas solo y Quién te cubre la espalda, solo habría que juntarse cuando el foco sea celebrar y vincularse, así como hablar de temas más profundos, complejos o emotivos que no es conveniente abordar en videollamadas. Ferrazzi afirma que este es el propósito correcto de las reuniones en persona.

Usa estas oportunidades para centrarte en los debates que conciernen a todos, sin importar el cargo, la experiencia ni la antigüedad. Temas como respetar los límites, mejorar la comunicación o lograr una mejor integración del trabajo y la vida personal. 

La reunión debe emocionar e inspirar. Si estás en duda sobre qué temas son más importantes para tu equipo, pregúntales.

SÍ: Tomarte el tiempo para el mantenimiento importante.

Es posible que varios de tus empleados nuevos nunca hayan visto el interior del edificio, especialmente si se los contrató durante la pandemia. Con todos en la oficina, tendrás la oportunidad de realizar algunas actividades de mantenimiento importantes (y divertidas) como las siguientes:

  • Ofrecer retratos profesionales. Esta actividad es una gran idea para brindar un beneficio adicional a los empleados nuevos y veteranos.
  • Dar un recorrido. Un recorrido adecuado hace que los equipos externos no se sientan como intrusos. Tu oficina es la «base» y las personas deben sentirse seguras en la sede central.
  • Presentar a las personas. Los trabajadores remotos raramente comparten una sala con los ejecutivos superiores. Si los líderes de alta visibilidad están en la oficina, preséntalos a tu equipo. 
  • Celebrar el éxito. Es difícil dar una palmada en la espalda de forma remota. Aprovecha la oportunidad de honrar el trabajo arduo, dar reconocimientos y otorgar premios en persona.

CONSEJO: Todas las anteriores son buenas como actividades de apertura.

SÍ: Compensar el trabajo con diversión.

El trabajo sin diversión hará que la reunión sea aburrida y contraproducente. 

Dale a tu equipo el tiempo y el espacio para desarrollar compañerismo real, fuera de los confines de la oficina. No se trata de actividades para fomentar el trabajo en equipo ni de «diversión obligatoria» (que es solo otra forma de decir fomentar el trabajo en equipo). La diversión obligatoria nunca es divertida.

Bastará con una hora feliz, un almuerzo o incluso una sesión de yoga. Dales oportunidades para socializar con otras personas.

DATO: El aislamiento en el trabajo reduce la productividad y uno de tres empleados remotos informaron que se sienten desconectados. Ayuda a tus equipos a conectarse dándoles oportunidades para «divertirse».

SÍ: Fomenta la participación remota.

En la era de la economía desde cualquier lugar, las reuniones en la oficina deben ser accesibles desde cualquier sitio. 

Lo entendemos, quieres que todos se reúnan en persona en un mismo lugar. Sin embargo, eso podría no funcionar para todos. Si ya invertiste en herramientas de colaboración en video, úsalas para garantizar que todos tengan una participación igualitaria en la reunión. 

Puedes configurar tu espacio para una reunión híbrida de la siguiente manera:

  • Incluir varias pantallas
    Utiliza una pantalla para mostrar constantemente a los participantes virtuales y una pantalla secundaria para el contenido relacionado con la reunión, como gráficos, videos y presentaciones de PowerPoint.
  • Ordena los escritorios para el video
    Ordena los escritorios y las cámaras para que se vea a todos en la pantalla. Si los participantes virtuales necesitan ver al orador y a los participantes en simultáneo, utiliza una cámara adicional.
  • Ofrecer una vista más clara
    Una cámara en el frente de la sala es genial para las sesiones de grupo, pero una barra de video montada en un carro móvil es mejor para los espacios abiertos. Considera cómo se verá y oirá la actividad de la sala desde el lado de los participantes remotos, para garantizar que la experiencia sea más equitativa para todos.
  • Capturar el audio
    Coloca micrófonos adicionales de forma estratégica en la sala para que los participantes virtuales puedan seguir la conversación. Esto también ayudará a bloquear el ruido ambiental y las charlas de fondo.
  • Prepárate para las dificultades técnicas
    Trabaje con su equipo de TI con antelación para evitar los problemas técnicos más comunes, como la conectividad Wi-Fi y la instalación de sistemas de video.

SÍ: Pida su opinión.

Pide una opinión honesta cuando termine la reunión. Dile a tu equipo que las respuestas son anónimas y esenciales para planificar las reuniones futuras. 

Considera organizar un debate como una de las actividades de cierre. Esta es una forma excelente de ser creativos como equipo, aportar ideas sin restricciones y soñar en grande.

CONSEJO: No sorprendas a los participantes con una sesión de comentarios. Avísales que habrá tiempo para una conversación abierta sobre lo que se hizo bien y lo que se puede mejorar. Asegúrate de añadir el debate a la agenda, para que los participantes más callados tengan tiempo de prepararse.

LOS «NO»

No: Renuncia a tu autoridad.

Intenta no salirte del rol de «jefe» para ser «uno más del equipo». Tu equipo recurrirá a ti para que los orientes durante la reunión, al igual que confían en tu liderazgo empresarial.

Usa tu puesto de líder para gestionar y guiar las actividades de la reunión, demostrar la participación y fomentar el compromiso. 

No: Invitar a todo el mundo.

Invitar a todos podría dificultar el manejo de la reunión, reducir las conversaciones significativas, causar distracciones y provocar una parálisis en la toma de decisiones. 

Según Neda Mansoorian, cofundadora y directora ejecutiva de la empresa de planificación e investigación de eventos Leviti, Inc., menos es más. 

«Llevamos a cabo estudios extensivos sobre el poder de las reuniones más pequeñas y frecuentes. Los llamamos “Microeventos”», explicó Neda. «En las salidas cortas, de una a tres horas, durante el día, las personas aprenden algo nuevo y real sobre los demás. Estas salidas son las que conducen a la conexión purificada y significativa». 

Analiza quién debe estar en la sala, de forma virtual o en persona. Los participantes deben beneficiarse directamente de las actividades de la reunión en la oficina o contribuir con ellas. 

Considera eliminar de la lista de invitados a las personas que solo ven el material de la oficina como algo «opcional» y envíales la grabación del video más tarde.

No: Incluir competencias para fomentar el trabajo en equipo.

¿Qué es peor que la diversión obligatoria? La competencia obligatoria en nombre de la diversión. 

Las competencias para fomentar el trabajo en equipo no tienen lugar en el trabajo corporativo. Puedes crear cohesión y conexión sin enfrentar a los empleados entre ellos.

Actividades para fomentar el trabajo en equipo que desarrollan el compañerismo:

  • Actividades humanitarias (construir una casa).

  • Cocinar juntos y disfrutar la comida en grupo (es posible que deba hacerse en grupos reducidos). 

  • Actividades en una sala de escape, donde todos deban trabajar juntos para resolver un problema o un acertijo.

Actividades competitivas para el equipo que debes evitar:

  • Carreras de karts 

  • Laser tag

  • Paintball 

  • Juegos de estilo olímpico («tira y afloja», carrera de relevos)

El mantra del equipo en la oficina debería ser «todos para uno» no «uno contra todos».

No: Poner a nadie en un apuro.

Se debe dar instrucciones con antelación a los oradores y presentadores. Poner a alguien en un apuro puede provocarle resentimiento y vergüenza a esa persona, lo que podría disminuir la confianza e inhibir la participación.

En tu reunión en la oficina, habrá varios tipos de personalidades. Ten en cuenta que los introvertidos pueden necesitar más tiempo para prepararse antes de sentirse lo suficientemente confiados para dirigirse al grupo o presentar ideas.

Fomenta la participación respondiendo de manera favorable a quienes participen naturalmente. Al brindarle a tu equipo un espacio seguro donde las ideas y las opiniones sean bienvenidas, fomentarás un ambiente donde es más probable que los participantes discretos saquen la voz.

CONSEJO: Si quieres que alguien se presente a última hora, habla con esa persona. Si no se siente cómoda hablando de improviso, proponle que cree una presentación en video que se pueda distribuir al equipo.

La reunión de oficina óptima se planifica con un propósito

«Una reunión de oficina óptima es una mezcla programada de inspiración, diversión grupal, colaboración y planificación en partes iguales», Hayley Nelson, jefa global de Marketing B2B de Logitech 

Planificar una reunión de oficina es factible si se lo hace con un propósito y se establecen metas intencionales. 

Cassie LaMere es la fundadora de Cassie LaMere Events, una agencia que ha planificado reuniones de equipo para empresas de la lista Fortune 500. Según Cassie, una reunión de oficina bien planificada es una gran oportunidad para reforzar las ideas y los estándares de la marca.

«Tu equipo probablemente hable de su experiencia en las redes sociales, así que aprovecha esta oportunidad para llegar a clientes nuevos y actuales, así como a posibles empleados nuevos», recomienda. «Además, una reunión de oficina intencional es un gran momento para que tu equipo cree vínculos más profundos, ya sea que se junten en persona o virtualmente».

Esta es tu oportunidad de unir a todos y traerlos de vuelta a la oficina. Ya sea que hayas rediseñado tu espacio o no, es una oportunidad para darle la bienvenida de regreso al equipo. Es una ocasión para que te vincules con los empleados nuevos, celebres el trabajo bien hecho y hacer avanzar a tu equipo. 

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