La posibilidad de trabajar desde casa no es sólo una de las ventajas que puede ofrecer una empresa. El trabajo a distancia suele ser una necesidad para garantizar la continuidad del negocio cuando se producen acontecimientos inesperados. Además de establecer un espacio libre de distracciones, los trabajadores remotos deberían tener en cuenta estos consejos de protocolo, exclusivos del entorno del home office.

Consejo de protocolo 1: Comunicar, comunicar, comunicar

El primero, segundo, tercero y vigésimo elemento de tu lista debe ser mantener una excelente comunicación con tus compañeros de trabajo y tu gerente. Esto te ayudará a mantenerte al corriente de los pequeños detalles de trabajo que a menudo se desarrollan en el curso de las sesiones de colaboración improvisadas en la oficina, que pueden ser más difíciles de mantener cuando se está lejos y otros empleados están en el lugar.

Para evitar malentendidos en la comunicación y asegurarte de que están escuchando tu voz, adopta un enfoque de "en caso de duda, preguntar". Esto puede evitar que asumas lo peor cuando tus compañeros de equipo permanecen en silencio durante más tiempo de lo normal o cuando un comentario en un correo electrónico parezca estar implicando algo negativo. 

Problemas potenciales como estos revelan lo importante que es ser lo más claro posible en tus comunicaciones, ya que actuarás principalmente sin las pistas no verbales que establecen el tono de un intercambio. Es fácil malinterpretar los comentarios improvisados o los intentos de decir algo divertido, por lo que es crucial que todas las comunicaciones de texto estén cuidadosamente redactadas. Por estas razones, la comunicación a través de audio o videoconferencia es crucial, ya que ayuda a reducir los malentendidos y a fortalecer las relaciones de trabajo.

Consejo de protocolo 2: Conoce tu tecnología

Tener confianza y estar familiarizado con la tecnología que se debe utilizar durante la jornada laboral es especialmente importante cuando se trabaja a distancia. El home office significa que ya no podrás pedirle al especialista de TI asistencia inmediata en tu propio cubículo y no querrás ser la persona que interrumpe los flujos de trabajo de tus compañeros con preguntas técnicas básicas.

Como empleado remoto, es especialmente importante que te sientas bien con tu plataforma y equipo de videoconferencia. Productos como Google Hangouts Meet, Microsoft Teams y Zoom son intuitivos de usar y permiten iniciar fácilmente una sesión de videoconferencia para conectarse y colaborar con compañeros de trabajo. El hardware de alta calidad y fácil de usar también puede ayudar. Una cámara Web con ajustes personalizables, una alta velocidad de fotogramas y un software de corrección automática de la iluminación pueden hacer que las videoconferencias sean más fáciles y divertidas al eliminar la necesidad de realizar ajustes manualmente.

Los audífonos son otra herramienta con la que querrás trabajar a gusto; pueden mejorar la calidad de audio y cancelar el ruido de fondo, permitiéndote compartir tus pensamientos con claridad y oír a los demás sin distracciones. Los audífonos inalámbricos con Bluetooth ofrecen una mayor libertad de movimiento, perfecta para realizar videoconferencias desde tu escritorio en casa o desde una cafetería local. 

Entender todas las características de la tecnología que utilizas regularmente es un componente importante de los protocolos del trabajo a distancia, pero trabajar a distancia no significa que no contarás con ayuda si surge algún problema. La asistencia técnica remota puede estar limitada de alguna manera (un empleado de TI no podrá manipular físicamente tu computadora), pero la mayoría de los problemas técnicos pueden resolverse ahora con la misma facilidad desde una ubicación remota que en persona. Para ayudar a los teletrabajadores con problemas técnicos que no pueden solucionarse a distancia, algunas empresas se han asociado con talleres de reparación locales o proveedores de asistencia técnica que pueden ayudar a los empleados que trabajan a distancia.

Consejo de protocolo 3: No desaparezcas

Una vez que te sientes en la silla de tu oficina en casa y abras tu correo electrónico para comenzar el día, es posible que notes algo inusual. Escuchas, pero sólo oyes los sonidos de tu casa. Ya no hay ningún murmullo al final del pasillo, los teléfonos ya no suenan al azar y ya no oyes golpes en tu cubículo. Estás solo, sin distracciones, pero también sin el beneficio de las interacciones sociales con tus compañeros de trabajo que pueden mantenerte comprometido y formando parte de la cultura de tu compañía.

Una consecuencia de esto es que lograr que se vea el trabajo que hiciste y que recibas el reconocimiento adecuado puede resultar un poco complicado. Para superar este problema, siéntate con tus supervisores para desarrollar objetivos y métricas que se alineen con tus responsabilidades, de manera que quede claro cuándo se están alcanzando y excediendo las metas.

Mantener relaciones sociales estrechas con los compañeros de trabajo también es una tarea difícil para los trabajadores remotos. Aún más difícil es establecer nuevas relaciones entre compañeros con los que estás trabajando por primera vez. Abrirte y relacionarte con tus colegas desde lejos puede resultar incómodo, pero se puede hacer de forma fácil y auténtica. Dedica un tiempo durante la jornada laboral para preguntarle a alguien con quien trabajas cómo va su día. Si está en la misma zona física, invítalo a reunirse contigo para almorzar o para una sesión de colaboración en una cafetería. Te sorprenderá lo mucho que se puede forjar una conexión social a partir de estos sencillos actos. 

Durante la jornada laboral, avisa a tus compañeros de trabajo cuando necesites ayuda y ponte a su disposición para ayudarles cuando sea necesario. Esto convierte a tus colegas en socios de responsabilidad instantánea, que pueden alertarte cuando no estés en el buen camino o estés en peligro de no cumplir con plazos importantes. También ayuda a que tus contribuciones sean más evidentes, tanto para los gerentes como para los miembros de tu equipo.

Si te encuentras lejos de tu equipo, una videollamada puede ayudarte a conectarte. Las soluciones de videoconferencia ligeras y fáciles de usar de hoy en día tienen opciones de comunicación basadas en aplicaciones para que puedas realizar una llamada desde tu teléfono o tablet, así como desde tu computadora. Incluso puedes tomar un almuerzo virtual con un colega usando videochat. Estas opciones te ayudarán a mantenerte en contacto social con tus compañeros de trabajo, lo que en última instancia mejorará la productividad en ambos extremos de la línea. 

Mejorar los protocolos del trabajo a distancia fortalece tu posición

Al final, los fundamentos de los protocolos del trabajo a distancia se reducen a la simple seriedad y minuciosidad. Necesitarás mantener abiertos los canales de comunicación con tus compañeros de trabajo y la gerencia, al mismo tiempo que te mantienes comprometido a nivel social. Las métricas de producción deben estar alineadas con la función de tu trabajo, y tú y tu gerente deben ser capaces de determinar fácilmente dónde te encuentras en todo momento. La utilización de todas las herramientas técnicas a tu disposición y la mejora de tu comprensión de esas herramientas también hará que tu vida laboral a distancia sea más productiva y gratificante.

A medida que la tendencia del home office crezca, los empleados, los gerentes y las políticas de la compañía se harán más sensibles a las necesidades de los trabajadores remotos y más hábiles para integrarlos y respaldarlos. Mientras tanto, el protocolo de trabajo a distancia hará que este proceso sea más rápido y fácil, y te ayudará a seguir siendo un miembro visible y valioso del equipo.