Artículo: Lograr que el espacio de oficina tenga sentido en un mundo remoto

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Lograr que el espacio de oficina tenga sentido en un mundo remoto

Si bien el trabajo remoto se ha convertido en el estándar, muchas organizaciones continúan invirtiendo en espacios de oficina a través de arreglos para el trabajo híbrido que incluyen a participantes que se encuentran tanto en persona como de forma remota. Junto con el trabajo híbrido ha surgido la necesidad de optimizar el espacio de la oficina para la colaboración, lo que requiere una tecnología de videoconferencia bien pensada y fácil de usar que TI pueda configurar, implementar, escalar y mantener de forma sencilla.

Por el contrario, las organizaciones tienen dificultades para optimizar la oficina para la colaboración al utilizar una amalgama de elementos de tecnología existentes cuya instalación y mantenimiento pueden ser costosos y que a menudo requieren un equipo especializado y experiencia. En estos escenarios, los equipos de TI y de instalaciones a menudo solo consiguen una combinación contraproducente de una gran carga de capacitación, mantenimiento y soporte combinada con una baja adopción por parte de los trabajadores.

Eliminar la fricción de la reunión es el objetivo

La creación de un entorno propicio para la colaboración comienza tras la puerta de la sala de reunión. Es clave eliminar la fricción, es decir, cualquier cosa que interfiera con la capacidad de los empleados para conectarse y ser productivos. Algunos ejemplos de fricción en la oficina incluyen a empleados que no pueden encontrar el espacio de reunión adecuado para sus necesidades en el momento adecuado o que tienen dificultades con la complejidad de los equipos de la sala de conferencias.

Idealmente, la oficina está configurada para mantener el flujo de trabajo de los empleados, no para interrumpirlo. Algunas herramientas como los paneles de programación pueden marcar una gran diferencia en este sentido. A simple vista y sin interrupciones, los paneles de programación pueden:

  • Señalar la disponibilidad de la sala de reunión a distancia
  • Permitir que los empleados encuentren la sala adecuada para satisfacer sus necesidades en el momento adecuado
  • Proporcionar información contextual en la pantalla, como el nombre y la hora de la reunión.

 
Hacer este tipo de inversión te permite integrar una comunicación útil y en tiempo real en las paredes de la oficina, lo que reduce la fricción con un mantenimiento mínimo.

Dentro de cada sala de reunión, todos los empleados (independientemente de sus conocimientos técnicos o de su experiencia) deben tener la capacidad de iniciar de forma rápida y sencilla las sesiones de video colaboración en todas las plataformas, desde Microsoft Teams hasta Zoom y otras. Invertir en controladores táctiles intuitivos es una forma de proporcionar este tipo de experiencia universal y transparente que reduce las solicitudes de soporte de TI y mantiene a los empleados en su flujo de trabajo.

Lograr que el espacio de oficina tenga sentido en un mundo remoto (Ilustración)

Ofrece mejores reuniones a través de la equidad

En este nuevo mundo de trabajo, llevamos a cabo reuniones más frecuentes con más personas a través de más fronteras que nunca. Los participantes remotos tienen una experiencia desigual en comparación con los que se encuentran en persona, lo cual es otro ejemplo de fricción. Por lo tanto, la posibilidad de contar con sistemas para las salas de reunión de alta calidad se ha vuelto esencial para lograr el acceso y la inclusión.

Hay varios elementos imprescindibles para poder ofrecer reuniones mejores, equitativas, sencillas y automáticas:

  • Los componentes de audio y video están optimizados para el tamaño y el diseño del espacio.
  • Los asistentes que se encuentran en persona y de forma remota pueden ver y ser vistos por igual
  • Los asistentes que se encuentran en persona y de forma remota pueden escuchar y ser escuchados por igual
  • Los asistentes remotos pueden participar plenamente en la colaboración, como al utilizar la pizarra

 Optimizar la oficina para la colaboración y el trabajo híbrido requiere una combinación de factores. Adopta un enfoque integral que considera la experiencia de los empleados antes, durante y después de la reunión. Además, haz hincapié en poner en el mismo nivel de igualdad a los participantes que se encuentran en persona o de forma remota.

El resultado es una fuerza laboral empoderada y esto permite a los equipos de TI y gerentes de las instalaciones dejar de ser reactivos para ser proactivos. Es una oportunidad emocionante para que estos equipos demuestren su visión, agreguen valor a su organización y permitan que su experiencia brille en tiempos cambiantes.

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