Creación de un espacio para reuniones con video

PRÁCTICAS RECOMENDADAS

PANTALLA

UNA, DOS O MÁS PANTALLAS

Los espacios de reunión reducidos y las salas de reuniones pequeñas se pueden montar adecuadamente con una única pantalla plana. Si hay espacio para una pantalla adicional, se puede usar una para mostrar a los participantes remotos mientras que la otra se puede dedicar al contenido compartido. Resulta particularmente útil en salas más grandes para que las personas más alejadas de las pantallas puedan ver fácilmente el contenido compartido.

 

Una ventaja adicional de usar dos pantallas es que permite la colocación de una cámara PTZ a la altura de los ojos entre las dos pantallas. Con una sola pantalla, la cámara se suele situar justo debajo o encima de la pantalla.

TAMAÑO DE LA PANTALLA

Idealmente, la pantalla debe ser lo suficientemente grande como para que todos los participantes puedan ver fácilmente el contenido compartido. Además debe estar en proporción a la mesa de conferencias y al espacio total para reuniones. La pantalla óptima será capaz de mostrar tanto el video de la cámara como video de contenido, con una resolución y un tamaño que incluso permita leer texto. Para determinar el tamaño óptimo de la pantalla, mide la distancia entre la pared donde se montará y la ubicación del asiento más alejado de esa pared. Divide esa distancia entre 4 y la cifra obtenida será la altura mínima recomendada de la pantalla. Si multiplicas la altura de la pantalla por 1,8, obtendrás el tamaño diagonal, que es la dimensión indicada para los tamaños de pantalla. En ocasiones, es posible que un tamaño superior sea mejor, pero el método mencionado aquí debería producir buenos resultados en la mayoría de los casos.

 

OPCIONES DE MONTAJE

Selecciona una opción de montaje de pantalla basada en las restricciones y preferencias para el espacio de la reunión. Una opción habitual para las salas de conferencias grandes consiste en montar la pantalla o pantallas en una pared, para ofrecer un aspecto profesional y una mayor visibilidad para todos los presentes alrededor de la mesa.

Cuando se monta una sola pantalla en una pared, el centro de la pantalla debe alinearse con el centro de la pared y la mesa. Las instalaciones con dos pantallas pueden realizarse horizontal o verticalmente. Para el montaje horizontal, coloca las pantallas de manera que el centro de la mesa quede alineado con el espacio entre ambas. Para instalaciones verticales, sigue las mismas reglas que con una sola pantalla.

Al colocar las pantallas se debe tener en cuenta la ubicación de la cámara. Si la cámara está demasiado alta o demasiado baja, ofrecerá una imagen subóptima de las personas en la sala. Asimismo, las pantallas demasiado anchas, demasiado altas o demasiado bajas pueden crear una vista antinatural para los participantes remotos cuando los presentes en la sala miren a la pantalla. La posición óptima para la cámara y las pantallas es la que posibilite el contacto visual más relajado y natural entre todos los asistentes.

Si hay un solo participante remoto, su cabeza debería estar en el tercio superior de la imagen. Por esta razón, montar la cámara sobre la pantalla producirá una experiencia más natural para este tipo de llamadas. Si hay un grupo de personas en el otro lado, los participantes seguramente ocuparán la mayor parte de la pantalla (o toda) y el montaje encima de la pantalla o debajo produce más o menos la misma experiencia. Para una experiencia óptima, la cámara debería estar a la altura de la vista. Ese nivel depende del tipo de los asientos, pero el estándar es entre 116-127 cm. Esto significa que al montar la cámara debajo de la pantalla, ésta debe estar en una posición alta de la pared. La idoneidad dependerá de las preferencias estéticas de los usuarios. Al montar la cámara por encima de la pantalla, la parte inferior de ésta debe estar lo más cerca posible de la altura de la superficie de la mesa. En la mayoría de los casos, la altura de una mesa de sala de conferencias estándar es de 76 cm. Aunque eso resulte en una colocación de la cámara por encima del nivel de los ojos, la experiencia puede ser igualmente buena.

 

CARROS DE PANTALLA 

Los carros móviles pueden aportar flexibilidad a la hora de elegir dónde celebrar las reuniones con video. Un carro móvil puede contener un sistema completo y se puede llevar a espacios o salas donde sólo se requerirá un cable de alimentación y un conector de red como conexiones externas. Los carros fijos pueden ser una buena opción en espacios donde no es práctico o no es posible instalar permanentemente pantallas y otros dispositivos. Ya sea móvil o fijo, un carro adecuado debe proporcionar alternativas de montaje resistentes, espacio para distribución de cables y un diseño robusto y funcional.

Conviene elegir uno que tenga soportes opcionales y opciones de montaje fáciles para la cámara, la computadora, las bocinas, el controlador de la sala de reuniones, la regleta y otros accesorios. El carro AV Heckler, por ejemplo, proporciona una abrazadera opcional de MeetUp, para montar de forma segura el dispositivo directamente en el carrito, manteniendo un aspecto pulcro y los cables organizados.

Heckler Design ofrece un carro AV con una abrazadera opcional para Logitech MeetUp

 

Los carros AV están disponibles para pantallas individuales o dobles, con espacio para accesorios y soportes de montaje para dispositivos como la computadora. Al instalar componentes que producen calor durante el funcionamiento (por ejemplo, una computadora), es necesario proporcionar una ventilación adecuada. Al instalar permanentemente un carro AV en una sala, hay que considerar la forma de las patas y las ruedas del carro para garantizar un movimiento fácil en ese espacio. También puede ser conveniente fijar los dispositivos al carro mediante accesorios como cerraduras Kensington y cerraduras opcionales para cajones y puertas de compartimentos.

 

CONFIGURACIÓN

Las configuraciones de pantalla determinan importantes atributos del video que se ve en ella, incluida la resolución de la pantalla, la saturación del color y el brillo/contraste. La configuración debe revisarse y ajustarse según sea necesario durante la instalación, antes de la primera reunión con video en tiempo real. En general, las pantallas tienen muchos ajustes que procesan el video y el audio en un intento de optimizar los resultados en servicios para televisión. Esos ajustes se deben desactivar (o reducir al nivel más bajo si no se pueden desactivar) para garantizar el mejor desempeño posible. Si hay un ajuste de modo de juego (Game Mode), éste suele ser el mejor para la configuración de video con el menor procesamiento.

 

PANTALLAS INTERACTIVAS 

Las pantallas interactivas son pantallas de video con funciones táctiles. En diseños de sala pensados para la colaboración en la parte delantera, para actividades de puesta en común y uso de la pizarra, con una pantalla interactiva los usuarios pueden digitalizar sus notas, ilustraciones y otras creaciones, lo que permite una mejor colaboración en tiempo real y guardar el material para usos posteriores.

Las pantallas interactivas aptas para video se pueden utilizar para colaborar en la sala y para reuniones con participantes remotos. Hay múltiples plataformas de reunión con video basadas en la nube que admiten pantallas interactivas para anotaciones en tiempo real y uso de contenido compartido, o incluso como dispositivos controladores de las reuniones. Con Zoom Rooms, por ejemplo, un toque en la pantalla permite a los usuarios anotar, dibujar, resaltar, borrar y grabar fácilmente en la nube de Zoom el contenido de la reunión.

CÁMARA

El núcleo de cualquier cámara para conferencias es la propia cámara. La cámara debe colocarse a una altura, distancia y ángulo de visión óptimos para poder ver a todas las personas en la sala.

El campo visual determina la capacidad de visión de lado a lado de la lente de la cámara. Esta especificación varía entre las soluciones de videoconferencia de Logitech:

El campo visual de cada lente Logitech está diseñado para un desempeño óptimo en el entorno previsto. El campo visual diagonal superancho y de baja distorsión de 120° proporcionado por MeetUp, por ejemplo, es ideal para salas de reunión donde las personas se sientan relativamente cerca de la pantalla y la cámara.

 

ÁNGULO

La posición ideal de la cámara es a la altura de los ojos, lo que proporciona la orientación más natural para la colaboración cara a cara. El desempeño visual puede disminuir si una cámara se coloca demasiado alta (o muy baja) en relación con los participantes en la reunión.

Una posición de la cámara a nivel de la vista puede ser difícil de lograr cuando se utiliza una sola pantalla y la cámara debe colocarse justo encima o debajo de la misma. Para ayudar a resolver este problema, todas las cámaras para conferencias Logitech ofrecen panorámica e inclinación robotizadas que pueden ayudar a ajustar y precisar el ángulo de visión.

 

DISTANCIA

Se requiere una cierta distancia para aprovechar al máximo el campo visual de una cámara y asegurar que todos los presentes sean visibles. Como se muestra en los diagramas a continuación, el truco está en situar los asientos en ubicaciones que permitan que la cámara materialice todo su potencial. Las mesas de reuniones diseñadas con un extremo más ancho que el otro (como una forma triangular o trapezoidal) pueden ayudar a incluir a más personas en la vista de la cámara.

Audio

Además de video excelente, el audio totalmente inteligible es esencial para una videoconferencia exitosa. Cada solución de videoconferencia de Logitech proporciona tanto lo uno como lo otro.

MeetUp, Connect y BCC950 son sistemas todo en uno que incluyen una bocina y micrófonos. MeetUp proporciona de fábrica un radio de acción de 2,4 metros, que se puede ampliar con un micrófono de expansión con un radio adicional de 1 metro desde donde se ubique el micrófono de expansión. Connect ofrece un radio de acción un 50% más amplio con un radio de 1,8 metros. BCC950 ofrece un sistema manos libres omnidireccional con un radio de acción de micrófono de 1,2 metros.

GROUP permite a los participantes conversar en un radio de 3 metros alrededor del sistema manos libres y que los participantes remotos les oigan tan claramente como si las conversaciones fueran en el mismo lugar. Los micrófonos de expansión opcionales amplían el área de conversación de 6 a 8,5 metros para que se pueda oír claramente a cualquier persona sentada lejos del sistema manos libres.

Rally maximiza el desempeño y la flexibilidad del audio con bases de micrófono individuales que producen un sonido de conversación notablemente claro y natural. Cada base contiene varios elementos de formación de haces y tecnología RightSound™ que se centra en los hablantes activos y elimina automáticamente las distracciones acústicas. Puede haber hasta siete bases de micrófono colaborando para crear una cobertura de audio consistente para cada uno de los asientos de un espacio de reunión grande.

 

COLOCACIÓN DEL MICRÓFONO

Con un radio de acción acústico de 1,2 metros de radio, hasta cuatro usuarios de BCC950 disfrutarán del mejor desempeño de audio sentados cerca de la unidad todo en uno. Connect ofrece los mejores resultados de audio en reuniones con 1-6 participantes sentados en un radio de 1,8 metros alrededor del dispositivo.

MeetUp dispone de tres micrófonos de formación de haces con un radio de 2,4 metros que captan el sonido en la dirección en la que está orientada la cámara. MeetUp no puede captar el sonido detrás de ella, por lo que debe colocarse dirigida hacia las personas presentes en la sala. El micrófono de expansión omnidireccional opcional proporciona un radio de acción de 1 metro alrededor de su posición.

GROUP tiene un sistema manos libres con dúplex completo que proporciona una experiencia de audio de 360 grados en el centro de la mesa con cuatro micrófonos omnidireccionales. La tecnología de formación de haces se centra en la voz en un radio de 3 m (u 8,5 m con micrófonos de expansión opcionales).

Cada base de micrófono Rally proporciona una claridad de conversación excepcional en un radio de 2,3 metros, perfectamente adecuado para hasta 10 personas.  Se pueden agregar fácilmente más bases de micrófono para ampliar la cobertura de audio y facilitar el acceso a los controles de silencio.

SOPORTE ACÚSTICO

Independientemente de la calidad de un sistema de audio, cada espacio físico tiene propiedades acústicas intrínsecas, muchas de las cuales se pueden gestionar. La acústica de la sala depende en gran medida del tipo de materiales utilizados para la construcción y los muebles. Se deben evitar salas con muchas superficies reflectantes, de cristal, metal, piedra o materiales duros similares. Esos materiales tienden a aumentar las reverberaciones y afectar a la calidad del audio. Las ventanas o paredes de vidrio pueden dejar pasar el ruido exterior y causar distracciones entre los participantes presentes y remotos.

Las placas de techo acústicas pueden ser útiles para absorber sonidos y reducir ecos y reverberaciones. Los paneles acústicos que cuelgan del techo son una alternativa efectiva.

La alfombra de pared a pared es un material para cubrir suelos, porque absorbe bien el sonido. Generalmente, los materiales más suaves y más mullidos absorben mejor el sonido.

Se pueden usar paneles acústicos para absorber el sonido y reducir reverberaciones no deseadas. En general, cuanta más superficie se cubra, mejor. Complementa la absorción del sonido de los paneles acústicos con trampas de graves en las esquinas de la sala, para contrarrestar los problemas de las bajas frecuencias.