Creación de un espacio para reuniones con video

Entorno

Entorno

El entorno de la sala de reuniones proporciona un contexto visual que puede mejorar (o disminuir) la calidad general de las videoconferencias. Sigue estos consejos para lograr resultados de calidad profesional y crear la mejor experiencia de usuario posible.

Propiedades de la sala

Siempre que se pueda, se debe elegir un espacio de reuniones con un mínimo de superficies reflectantes, especialmente ventanas exteriores y otras grandes superficies de cristal. Ten en cuenta que algunas superficies que parecen mates a simple vista pueden crear deslumbramiento que verán los usuarios remotos aunque no sean visibles en el propio espacio físico. Para una sala de reuniones también se deben considerar la iluminación, el color de la sala, las variables de fondo, el mobiliario y el tamaño y la forma del espacio.

Iluminación

Un espacio de reuniones con iluminación uniforme ayuda a la cámara a capturar el color, el contraste y la definición de video más precisos. Con temperaturas de color típicamente en el rango de 3000 K a 4500 K, las luces fluorescentes difusas que pueden encontrarse en muchos espacios de oficina funcionan bien para este propósito.

Cualquier fuente de luz fuerte detrás de un participante en la reunión tiende a oscurecer el sujeto y mostrar una silueta poco deseable, por lo que se debe evitar dirigir la cámara hacia ventanas exteriores u otras luces intensas (como focos direccionales). La luz brillante del sol también puede crear contrastes bruscos problemáticos para las cámaras de video, incluso cuando la cámara no está orientada directamente hacia una ventana exterior. Para mitigar este problema, puede ser útil instalar persianas o cortinas para controlar mejor la iluminación.

Sin RightLight
Con RightLight

Colocar un objeto entre la cámara y una ventana exterior (u otra fuente de luz intensa) puede producir una silueta que degrada la calidad del video. La tecnología Logitech RightLight™ resuelve problemas de retroiluminación y otros efectos de la luz optimizando el equilibrio para destacar los rostros y producir tonos de piel naturales.

COLOR

El color de la sala puede afectar a la calidad visual de una videoconferencia. Aunque no sea el más interesante, el gris liso u otro color neutro es la mejor opción en las paredes visibles para la cámara.

Deben evitarse los colores brillantes (como rojo puro, azul y verde) que pueden forzar a la cámara a realizar ajustes para el fondo, causando distorsiones imprevistas en los tonos de piel y otros matices. También se deben evitar patrones de fondo llamativos siempre que sea posible. Por lo general, las cámaras no capturan bien los patrones y causan distracciones visuales que afectan negativamente a la experiencia.

Si por cuestiones de marca u otros motivos es importante que la sala destaque por el color, se debe usar con moderación y en la pared detrás del campo visual de la cámara. Incluso objetos fuera de la vista de la cámara (por ejemplo, asientos bajos) pueden producir rebotes de color si se reflejan en las paredes cercanas.

Fondo

 El desorden visual es similar a los patrones complejos para una cámara, y se debe evitar en la línea de visión de ésta siempre que sea posible. Entre los posibles causantes del desorden están los muebles innecesarios, objetos acumulados en la mesa, plantas ornamentales, obras de arte recargadas, cuadros enmarcados con cristal reflectante y objetos en movimiento (como cortinas movidas por el aire). Si es posible, el cableado necesario se debería ocultar en la base de la mesa.

Las paredes o ventanas transparentes también pueden ser una fuente de distracción si los compañeros al otro lado de la llamada pueden ver movimiento o actividad fuera de la sala de reuniones. Además crean problemas de privacidad, ya que cualquier persona fuera de la sala puede ver la reunión. Las posibles soluciones incluyen persianas o cortinas, una pantalla de privacidad o cristal esmerilado.

Mobiliario

Independientemente del tamaño de la sala, una mesa de conferencias apropiada y un número adecuado de sillas ayudan a delimitar y definir el espacio para la reunión. Con frecuencia, el tamaño de la mesa y el número de sillas serán factores para decidir qué producto elegir.

Los muebles deben disponerse de modo que la cámara pueda "ver" a todos los que estén alrededor de la mesa. Esto se suele lograr colocando la cámara y la pantalla en la cabecera de la mesa y disponiendo los asientos a ambos lados, como se muestra aquí:

Disposición adecuada del mobiliario en un espacio de reunión reducido o una sala de reuniones pequeña

Disposición adecuada del mobiliario en una sala de reuniones grande

La forma de la mesa puede ayudar a maximizar el número de personas visibles por la cámara. Una forma progresivamente estrechada (por ejemplo triangular, trapezoidal o semicircular) es la más idónea, con el extremo más ancho cerca de la pantalla y la cámara. Se deberían evitar las mesas rectangulares, porque los participantes más cercanos a la cámara pueden bloquear la vista de los que están sentados a su lado pero más alejados de la cámara.

Las mesas circulares pueden ser adecuadas para salas pequeñas, ya que no bloquean la línea de visión de la cámara. Si la mesa es circular, la ubicación de las patas podría limitar el sitio para sentarse cómodamente. Para ampliar la participación en la sala, conviene utilizar mesas altas pequeñas y asientos móviles ligeros.

En todos los casos hay que tener en cuenta cómo enmarca el campo visual de la cámara a los presentes en la sala para quienes están en otra ubicación. Los muebles cercanos a la cámara necesitarán un campo visual más amplio que los ubicados a una distancia mayor.