EL ENTORNO DEL LUGAR DE REUNIÓN

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LA ATMÓSFERA DE LAS REUNIONES

Para que los espacios de reunión sean efectivos, se debe prestar una cuidadosa atención al entorno de la sala. Elementos como la iluminación, el color, el entorno, el mobiliario y la acústica son fundamentales para optimizar las salas de reunión para la comunicación, la colaboración y la productividad. 

Iluminación

ILUMINACIÓN

Un espacio de reuniones con iluminación uniforme ayuda a la cámara a capturar el color, el contraste y la definición de video más precisos.

  • Evita apuntar la cámara hacia las ventanas que dan al exterior u otras fuentes de luz intensa, como focos direccionales; los elementos de iluminación que se encuentran detrás de los participantes de la reunión tienden a oscurecer al sujeto y proyectar su silueta
  • La luz solar intensa que se proyecta desde una ventana cercana también puede generar contrastes, incluso si la cámara no está apuntada hacia dicha ventana
  • Cuando sea necesario, puedes instalar persianas, cortinas o pantallas para controlar la iluminación.
  • Por lo general, las instalaciones de luces fluorescentes típicas proveen una buena iluminación en los lugares de reuniones

Posicionar un sujeto entre la cámara y una ventana exterior (u otra fuente de luz intensa) puede producir una silueta que degrada la calidad del video. La tecnología Logitech RightLight™ resuelve problemas de iluminación de fondo y otros efectos de la luz, optimizando el equilibrio de la iluminación para destacar rostros y producir tonos de piel naturales.

Color

COLOR

Los colores neutros de las paredes, como gris o beige son los que menos distraen y mantienen la atención de los asistentes.

  • Evita los colores brillantes (como rojo puro, azul y verde) que pueden forzar a la cámara a realizar ajustes para el fondo, y causan distorsiones en los tonos de piel y otros matices
  • Evita usar patrones fuertes en el entorno; por lo general, las cámaras no capturan bien los patrones y causan distracciones visuales.
  • Si por cuestiones de marca u otros motivos es importante que la sala se destaque por el color, se debe usar con moderación y preferiblemente en la pared detrás de la cámara.
Monitor de TV con Rally Bar sobre una consola

Entorno

ENTORNO

Por lo general, siempre es mejor un entorno simple y despejado. La contaminación visual, como los patrones fuertes, pueden presentar una dificultad para la cámara de la conferencia y distraer a los asistentes de la reunión.

  • Retira o evita usar muebles innecesarios, objetos sobre la mesa, plantas ornamentales, obras de arte recargadas, estampas enmarcadas con cristales reflectantes y objetos que se mueven, como cortinas en un ambiente con corriente de aire
  • Esconde el cableado debajo de las mesas siempre que sea posible.
  • En el caso de las salas que cuentan con ventanas, puedes usar persianas, cortinas, una pantalla de privacidad o vidrio esmerilado; las ventanas pueden ser una fuente de distracción si en el exterior hay movimientos o actividades, y además pueden presentar un riesgo para la confidencialidad de las reuniones.
Sala grande con monitor de TV y Rally Bar ubicada debajo del monitor.

Mobiliario

MOBILIARIO

El tamaño de la mesa y la cantidad de sillas es un factor determinante al momento de elegir el equipo audiovisual.

  • Acomoda las sillas de forma que la cámara pueda enfocar a todos los que se encuentran sentados a la mesa; esto se logra posicionando la cámara y pantalla en la cabecera de la mesa, y ubicando las sillas dentro del campo visual de la cámara
  • Si es posible, elige una mesa que no sea rectangular (por ejemplo, una mesa con forma de cono, triángulo o semicírculo) y ubica la pantalla y la cámara cerca del extremo más ancho de ésta, para que se puedan ver todas las personas que se encuentran sentadas
  • Las mesas circulares pueden ser adecuadas para salas pequeñas si no bloquean la línea de visión de la cámara. 
  • Elije mesas altas y pequeñas, y asientos ligeros y móviles para lograr configuraciones flexibles en las salas
Monitor de TV y Rally Bar debajo del monitor en una sala de conferencias que cuenta con siete sillas alrededor de una mesa de conferencias circular.

Acústica

ACÚSTICA

Cada espacio físico tiene propiedades acústicas intrínsecas, muchas de las cuales se pueden controlar. La acústica de la sala depende en gran medida de los materiales utilizados para la construcción y del mobiliario. 

  • Evita construir salas con superficies reflectantes como: metal, piedra, vidrio o materiales similares, ya que pueden aumentar el reflejo del sonido y perjudicar la calidad de audio
  • Ten cuidado con las ventanas de vidrio, ya que pueden filtrar el ruido exterior y causar distracciones entre los participantes presentes y remotos
  • Considera la utilización de placas para cielorraso o paneles colgantes, que pueden absorber el sonido y reducir los ecos y vibraciones
  • Utiliza moquetas o alfombrados en lugar de baldosas o madera dura; los materiales más blandos y mullidos absorben mejor el sonido
Sala con personas midiendo la acústica.
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