Artículo: Controlar la heterogeneidad en la infraestructura de las salas de reuniones

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Controlar la heterogeneidad en la infraestructura de las salas de reuniones

Implementación y gestión eficaz de dispositivos de videoconferencia

Ilustración de equipo de videoconferencia en una mesa

 

El video es ahora el medio prioritario de la comunicación empresarial. Según Frost & Sullivan, el número de reuniones por video aumentó en un 400% en 2020.1 Esta tendencia tiene serias implicaciones para el personal de TI responsable de implementar y gestionar infraestructuras de salas de reuniones.

Ese rápido cambio se ha visto acompañado por un incremento también enorme del número y el tipo de dispositivos de videoconferencia y espacios de reunión empresariales, lo que ha dado lugar a infraestructuras sumamente heterogéneas. Ahora los departamentos de TI se tienen que hacer cargo de un número creciente de salas de reuniones de diversos tamaños con distintos tipos de equipos de videoconferencia. También son responsables del equipo de videoconferencia que utilizan los empleados que trabajan en casa.

Obviamente, se trata de una tarea colosal. Los equipos de TI deben ser capaces de realizar rápida y eficazmente una serie de tareas:

  • Implementar nuevos equipos de videoconferencias para salas de reuniones

  • Suministrar a usuarios individuales cámaras web, auriculares con micrófono y otras herramientas de colaboración personal

  • Identificar rápidamente problemas de funcionamiento o desconexión de dispositivos

  • Controlar todos los dispositivos con propósitos de seguridad e inventario

  • Aplicar fácilmente actualizaciones de software y firmware

 

Gestionar las infraestructuras y los dispositivos de reuniones

A pesar de que la heterogeneidad de infraestructuras a la que se enfrentan los equipos de TI es real, no tiene por qué ser caótica. La clave está en usar herramientas que sean aptas para todos los dispositivos que componen un equipo de videoconferencia y faciliten una gestión eficiente.

Por eso Logitech ha desarrollado Sync, una aplicación web basada en la nube que ayuda a los departamentos de TI a gestionar remotamente hardware y salas de reuniones. Al ser una aplicación web, Sync es accesible desde cualquier sitio y eso permite a TI el seguimiento de los equipos de videoconferencia desde cualquier ubicación. Sync también facilita las implementaciones de video a gran escala a la vez que reduce las visitas a las instalaciones y la creación de tickets por problemas. Con Sync es posible:

  • Gestionar salas y dispositivos desde una sencilla interfaz basada en navegador

  • Implementar remotamente actualizaciones de productos y correcciones de errores

  • Obtener información relevante sobre cómo configurar salas para un uso óptimo

  • Identificar problemas de salas o dispositivos

Una de las ventajas clave de Sync es que permite reducir al mínimo el tiempo de inactividad de las salas de reuniones. Una integración entre Sync y ServiceNow permite detectar problemas, crear alertas automáticamente y notificarlas al personal técnico relevante antes de que esos problemas afecten a una reunión. Se pueden generar tickets sobre cuestiones tales como fallos de equipo, desconexión de dispositivos y errores de actualizaciones de software o firmware.

 

Simplificar la implementación y la gestión con barras de video todo en uno

Los dispositivos de videoconferencia todo en uno, o barras de video, ofrecen otra manera de simplificar la implementación y la gestión de salas de reuniones. Estos dispositivos todo en uno, entre ellos Logitech Rally Bar y Rally Bar Mini, combinan una cámara, parlantes, micrófonos y el sistema de cómputo en una solución de uso inmediato.

La implementación de barras de video es la manera más simple y ágil de añadir capacidades de videoconferencia a una sala o un espacio de reuniones. Según Frost & Sullivan, la categoría de barras de video ha emergido rápidamente y se ha convertido en la tecnología predominante elegida por los departamentos de TI y también por los usuarios.

Las barras de video acortan el tiempo de implementación al reducir el número de dispositivos físicos en una sala de conferencias y simplificar el cableado. Con menos componentes y conexiones, las barra de video también reducen los problemas causados por cables dañados o desconectados.

Al integrar hardware y software de videoconferencia en un diseño, las barras de video también facilitan las actualizaciones de los dispositivos. Y eliminan la necesidad de instalar o mantener software en una PC aparte.

Los dispositivos de videoconferencia todo en uno como Rally Bar y Rally Bar Mini ofrecen diversas ventajas:

  • Son sencillos de usar

  • Son fáciles de implementar y administrar

  • Están diseñados para servicios en la nube que dan prioridad al video

  • Se benefician de análisis y datos analíticos relevantes

     

La gestión de salas de reuniones en el contexto empresarial global

Con una implementación y gestión de salas de reuniones simplificadas, los departamentos de TI ahorrarán tiempo y esfuerzos. Y eso podría favorecer a las tareas de recomendaciones y planificación estratégica de más alto nivel.

Con la creciente integración de datos y análisis en las videoconferencias, TI puede obtener una visión más profunda de la experiencia de los usuarios y el desempeño de las reuniones. Por ejemplo, al poner de manifiesto datos relevantes, se puede hacer un seguimiento del uso de las salas, identificar las que no se utilizan lo suficiente, saber cuáles están saturadas, etc.

Esos datos se pueden usar para realizar previsiones de requisitos de espacio y equipo. Una empresa podría descubrir que necesitan más espacios de reuniones pequeños y menos salas de conferencias grandes. O que hacen falta más salas medianas para respetar la distancia física entre los ocupantes

Una de las ventajas de implementar Logitech Rally Bar o Rally Bar Mini con Logitech Sync es revelar información y datos de análisis de un modo comprensible y procesable. Esos datos pueden ser útiles para tomar decisiones de planificación de salas de reuniones.

Fomentar un lugar de trabajo cómodo y bien utilizado es más importante que nunca, ahora que las empresas se están adaptando a la situación causada por la pandemia, a las oficinas híbridas y al futuro regreso de los empleados a las sedes empresariales. Está claro que durante esta transición la gestión de los equipos y las infraestructuras de videoconferencia tendrá una importancia clave.

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