4 façons dont les services informatiques peuvent améliorer la productivité des réunions

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Dans tout travail, il y a des réunions. De nombreuses réunions, en fait. En moyenne dans les entreprises, le professionnel passe chaque année par 40 % de son temps aux réunions. Parmi ces réunions, 50 % du temps n'est pas productif*.

Une entreprise ne peut plus se permettre de perdre du temps. Et même si vous ne pouvez pas contrôler le nombre de réunions dans votre entreprise, vous pouvez certainement vous assurer que ces réunions sont aussi productives et efficaces qu’elles pourraient l’être.

En tant que responsable informatique, vous pouvez influencer la qualité des réunions dans votre organisation. Si les équipes et les services peuvent changer, la technologie fait partie intégrante des réunions.  De nombreux éléments de la réunion peuvent être améliorés grâce à la technologie afin de réduire les distractions et de maximiser la productivité.

En équipant chaque espace de la bonne technologie, vous pouvez favoriser des pratiques de réunion qui favorisent la collaboration et la productivité. 

Résultat: des réunions où chaque participant est alerté et engagé. Si vous avez en tête les besoins de vos utilisateurs finaux et que vous disposez d’un espace planifié en conséquence, vous contribuez à rendre chaque réunion plus importante.

Qu’est-ce que les réunions en pleine conscience ?

La pleine conscience est un mouvement en pleine croissance. Les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à vouloir être présents, utiles et efficaces lorsqu’ils travaillent à la maison ou au bureau.

Lorsque nous intégrons la pleine conscience dans l’espace de réunion, cela conduit à la perfection de la productivité. La réunion se déroule comme prévu, la technologie fonctionne comme prévu et personne ne regarde son téléphone. Avec quelques petits changements dans vos espaces de réunion, vous pouvez passer des réunions en pleine conscience. 

Pourquoi les Ce qui est crucial pour organiser des réunions en pleine conscience ?

1. Une technologie consciente qui améliore l’espace

Il est essentiel de choisir une technologie qui fonctionne bien avec votre espace, car lorsque le bon espace et la bonne technologie s’assemblent, de grandes choses se produisent.

La technologie peut améliorer n’importe quel espace de réunion pour en faciliter la réunion. Si c’est une salle de brainstorming, envisagez d’utiliser un tableau blanc numérique. Si c’est une petite salle de conférence, trouvez une caméra qui capture tous les participants. S’il s’agit d’une grande salle de conférence, ajoutez des extensions microphones pour que chaque siège soit entendu aussi clairement.

La technologie peut aider à tirer le meilleur parti de l’espace. Jetez un œil à chacun de vos espaces de réunion, vérifiez comment les gens les utilisent réellement, et apportez les bons changements pour libérer le potentiel de ces espaces.

2. Les réunions en pleine conscience sont sans distraction

En tant que responsable informatique, vous savez que lorsque vous faites bien votre travail, il est difficile pour les gens de le remarquer : tout fonctionne parfaitement, c’est pourquoi personne n’a besoin de vous appeler !

Il en va de même pour une bonne technologie.

La technologie Mindlight est une technologie qui permet aux participants de se concentrer sur la réunion elle-même, au lieu de devoir se soucier de qui se trouve dans le cadre de la caméra ou de la façon dont ils peuvent partager leur écran.

La technologie doit être intuitive et accessible. Pour les participants, cela signifie que la technologie de la salle doit être facile à utiliser et ne nécessiter qu’un réglage minimal. Pour les équipes informatiques, cela signifie pouvoir gérer et mettre à jour la technologie à distance, réduisant ainsi le besoin d’intervention directe.

3. Une expérience utilisateur cohérente améliore la réussite

Choisissez la simplicité.

Des recherches ont montré que lorsque l'expérience utilisateur est constante dans tous les espaces de réunion, les réunions ont 22,7 % de succès.*. Le choix d’une technologie qui offre une interface utilisateur cohérente entre les espaces de réunion maximise également l’adoption par les utilisateurs, car ces derniers ne doivent apprendre qu’une seule fois à utiliser un nouveau système.

Et lorsque vous choisissez une technologie, il est toujours rentable de choisir une technologie optimisée pour le logiciel que votre entreprise utilise déjà.

4. Les appels vidéo sont plus attrayants

Les réunions en pleine conscience sont primordiales pour les relations humaines.

Lorsque les participants à la réunion peuvent établir un véritable lien avec quelqu’un lors d’un appel vidéo (par rapport à un appel téléphonique), ils ont plus de chances de se concentrer sur la réunion et de rester attentifs tout au long du processus, car ils peuvent voir et être vus.

En équipant chaque salle d’un système vidéo, vous pouvez briser les mauvaises habitudes de réunion qui surviennent lors d’appels téléphoniques (comme la vérification du téléphone et l’utilisation de l’ordinateur portable) afin de vous assurer que tout le monde participe plus consciencieusement à la réunion.

Rendez vos réunions plus authentiques

Grâce à une conception réfléchie et à la prise en compte des participants, vous pouvez apporter quelques petits changements qui peuvent avoir un impact considérable sur la gestion des réunions de votre organisation. Le choix de la technologie intuitive adaptée à l’espace rationalisera le processus de réunion et maximisera la productivité.

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