Welch LLP simplifie l'utilisation de l'espace avec des données exploitables de Logitech

L'obstacle hybride : Défis liés à l'espace et à la technologie

Welch LLP a été confronté à deux défis majeurs : s'adapter au travail hybride et gérer une reconfiguration de l'espace de bureau - passant de cinq étages à un étage et demi.

« Nous avons réalisé que nous utilisions notre espace de manière très différente de ce que nous avions fait auparavant. Il y avait encore beaucoup de personnes travaillant à domicile, et le défi était de faire un usage efficace de l'espace dont nous disposions, » explique Graham Conte, directeur des technologies de l'information.

Pour s'adapter à cette nouvelle réalité, Welch a adopté un modèle de bureau flexible où environ deux tiers des bureaux étaient réservables pour l'utilisation des employés plutôt que d'être attribués à des employés spécifiques. Cependant, les systèmes précédents que Welch utilisait à l'origine créaient des inefficacités et manquaient d'informations utiles. Les données d'utilisation étaient incohérentes, car les employés devaient s'enregistrer manuellement pour leurs réservations. 

L'équipe de Welch, pour aggraver le problème, a constaté que l'équipe informatique de Welch se retrouvait souvent à résoudre des problèmes technologiques aux postes de travail.

Welch avait besoin d'une solution qui puisse fournir une visibilité en temps réel sur l'utilisation des lieux de travail, améliorer la gestion des bureaux et réduire la charge de travail informatique - tout en améliorant l'expérience des employés.

Une technologie qui fonctionne : Construire un avenir flexible

Après avoir recherché des options, Conte a découvert Logi Dock Flex et le portail Logitech Sync, voyant une opportunité de relever directement les défis de Welch. La société a mené un test pilote de trois mois avec trois systèmes Logi Dock Flex. Après un pilote réussi, Welch a installé Logi Dock Flex sur environ 200 bureaux flexibles. Cela a non seulement permis aux employés de réserver des bureaux et de s'enregistrer automatiquement simplement en se branchant, mais cela a également donné à l'informatique une gestion centralisée grâce au logiciel Logitech Sync.

« Sync nous donne la possibilité de gérer des appareils, de résoudre des problèmes à distance et de nous connecter à des systèmes comme si nous étions juste devant eux, » déclare Conte. « Il a les jolis graphiques et visuels auxquels vous vous attendez, mais il a aussi les données détaillées dont nous avons besoin pour vraiment comprendre notre utilisation de l'espace.

En plus des systèmes de bureau, Welch a amélioré ses environnements de réunion avec des caméras de vidéoconférence Logitech Rally Bar, des planificateurs Tap et d'autres technologies de vidéoconférence, garantissant des expériences utilisateur cohérentes.

« Maintenant, les employés entrent simplement dans une salle de réunion, appuient sur un bouton et le système démarre. La technologie s'efface en arrière-plan, leur permettant de se concentrer sur leur travail, » dit Conte.

L'entreprise utilise également les services Logitech Select, garantissant des remplacements rapides et fiables pour tout équipement endommagé.

« Nous ne pouvons pas avoir d'équipement hors service pendant une longue période, surtout avec les bureaux... les gens ont besoin que les postes de travail soient en ligne, et avec Select, un délai d'exécution aussi rapide limite nos inquiétudes. Nous savons que Logitech est toujours là pour nous, et nous pouvons obtenir un remplacement rapide quand nous en avons besoin », déclare Nick Earle, responsable de l'équipe du service d'assistance.

Grands succès : Efficacité, économies et bonheur des employés

La mise en œuvre de Logitech par Welch LLP offre :

• Données Précises et Actionnables : Sync permet à Welch de prendre des décisions en temps réel soutenues par des données fiables. « Nous planifions maintenant l'avenir de manière que nous ne pouvions pas faire auparavant. Les données de Sync nous aident à décider si nous avons besoin de plus d'espace ou si nous pouvons réaffecter des zones sous-utilisées. Nous explorons même des idées comme éteindre les lumières dans les sections inutilisées pour économiser de l'énergie », note Conte.

• Réduction de 90 % du Temps Passé sur la Gestion des Bureaux : L'élimination des processus manuels pour le suivi de l'utilisation des bureaux a réduit le temps passé sur la gestion des bureaux. « Grâce au nouveau système d'accueil, j'ai réduit le temps passé sur ce système de réservation d'hôtels de 90 %. Ce qui me prenait 20 heures par semaine est maintenant inférieur à deux », déclare Kuilder.

• Réduction de 40 % à 50 % des Tickets IT Liés aux Espaces de Travail : Des technologies simplifiées et fiables ont réduit les plaintes des employés en matière d'IT et permettent à l'équipe IT de se concentrer sur des initiatives stratégiques. « Le fait que le système Logitech puisse réduire nos volumes de tickets nous permet vraiment de nous concentrer sur le travail plus important, plus intéressant et innovant que nous pouvons faire pour aider nos clients et aider nos employés à mieux travailler », déclare Earle.

• Économies de Coûts Avec la Croissance des Effectifs : Une efficacité accrue a permis à Welch d'augmenter ses effectifs sans étendre son empreinte immobilière, ce qui a entraîné des économies de coûts significatives. « Nous avons augmenté nos effectifs, mais nous n'avons pas besoin d'augmenter notre espace », déclare Kuilder. « Donc pour nous, c'est une victoire. » C'est vraiment un outil générateur de revenus."

• Expérience unifiée et transparente sur tous les appareils et emplacements : Logitech a aidé Welch à offrir une expérience employé cohérente et fluide, que ce soit au bureau ou en télétravail. « La meilleure façon de le décrire est que la technologie devrait disparaître, » dit Conte. « Sur votre bureau, c'est le cas. Vous branchez, vous n'avez pas à vous soucier de vérifier une réservation pour votre bureau. »

Rendre le complexe simple

En mettant en œuvre les solutions Logitech dans son bureau, Welch LLP a simplifié la gestion des bureaux, obtenu des informations exploitables et créé un espace de travail que les employés adorent. La collaboration entre l'informatique, les installations et les outils Logitech permet à Welch d'aligner sa stratégie de gestion de l'espace avec ses objectifs de croissance tout en restant fidèle à sa vision : « Nous rendons le complexe simple. »

« Les décisions que nous prenons maintenant sont basées sur des données réelles, pas sur des hypothèses, » dit Conte. « Nous avons éliminé les conjectures liées à l'utilisation de la technologie afin que nos employés puissent se concentrer sur ce qu'ils font de mieux : servir les clients avec précision et excellence. »