Meilleures pratiques et conseils pour les installations de visioconférences

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Écran

L’écran ou le moniteur est le point focal de chaque réunion vidéo. Sa position dans l’espace de réunion est donc essentielle, à la fois pour les personnes présentes et pour les participants assistant à la réunion à distance.

Nombre d’écrans

Écran simple ou écrans doubles

  • Pour les petites salles et les petits espaces de réunion, un seul écran plat est suffisant.
  • Pour les salles plus grandes, envisagez l’installation de deux écrans pour afficher les participants distants sur l’un et partager le contenu sur l’autre.
  • Les caméras sont généralement placées juste en dessous ou au-dessus de l’écran. En présence d’écrans doubles, placez la caméra à hauteur des yeux entre les deux écrans.
Console avec équipement de visioconférence et écrans doubles

Taille de l’écran

Taille de l’écran

  • Si vous utilisez un seul écran, il doit être suffisamment large pour afficher à la fois les participants à la vidéo et le contenu de l’écran partagé à des résolutions dont le texte est facilement lisible.
  • Comment déterminer la taille d’écran optimale:
    • Mesurez la distance entre le mur sur lequel l'écran est monté et la position du siège le plus éloigné
    • Divisez par 4 la distance entre l'écran et le siège le plus éloigné et vous obtiendrez la hauteur minimale recommandée pour l'écran
    • Multipliez la hauteur de l'écran par 1,8 pour déterminer la longueur de la diagonale, qui correspond à la dimension fournie pour les tailles d'écran
Barre vidéo sous l’écran de télévision pour la visioconférence.

Options de fixation

Options de fixation

  • Étudiez le positionnement de la caméra au moment d’installer les écrans. Dans l’idéal, l’écran et la caméra doivent tous les deux être proches du niveau des yeux ou légèrement au-dessus des participants assis.
  • La hauteur des yeux dépend des sièges installés dans la pièce. Pour un siège standard, elle se situe entre 116-127 cm (46-50 po) en moyenne
  • Les écrans doubles peuvent être positionnés soit horizontalement, soit verticalement. Pour une fixation horizontale, placez les écrans de manière que le centre de la table soit aligné sur l’écart entre les deux écrans.
  • Autre avantage de l'utilisation de deux écrans: il est possible de placer une caméra PTZ à hauteur des yeux entre les deux écrans.
  • Lorsque la caméra se trouve au-dessus de l'écran, le bas de l'écran doit être aussi proche que possible de la hauteur de la surface de la table.
Doubles écrans avec équipement de visioconférence entre les deux moniteurs.

Chariots avec écran

Chariots avec écran

  • Les chariots mobiles permettent de gagner en portabilité et en flexibilité, en permettant de tenir des visioconférences dans davantage d’endroits
  • Utilisez les chariots mobiles pour créer des ateliers ou des espaces de réflexion dans des zones ouvertes, hors des salles de réunion, dans lesquelles de petits groupes peuvent se réunir pour une collaboration vidéo immédiate
  • Les chariots statiques sont une bonne option lorsqu'il est impossible ou peu pratique d'installer des écrans ou d'autres équipements de manière définitive
  • Fixez l'équipement en toute sécurité au chariot avec des verrous Kensington et des cadenas pour les tiroirs et les portes des rangements.
Chariot pour écran mobile dans une configuration d’atelier.

Paramètres vidéo

Paramètres vidéo

  • Contrôlez les paramètres de chaque écran pendant leur installation, notamment leur résolution, la saturation des couleurs et la luminosité/le contraste
  • Par défaut, les paramètres des écrans sont destinés à optimiser les caractéristiques audio et vidéo pour la télévision. Ces paramètres doivent donc être désactivés ou réglés à leur plus bas niveau, lorsque la désactivation n’est pas possible.
  • La configuration vidéo nommée "Mode Jeu", lorsqu’elle existe, est généralement celle qui offre les meilleures performances et qui demande le moins de traitement.
Six personnes dans une configuration de visioconférence

Écrans interactifs

Écrans interactifs

  • Pour améliorer la collaboration, vous pouvez utiliser les écrans vidéo tactiles (ou des écrans interactifs)
  • Choisissez des écrans interactifs pour les séances de réflexion et comme tableau blanc pour numériser des notes, des illustrations et d’autres travaux, et enregistrer des sessions collaboratives
  • Plusieurs plates-formes de visioconférence sur le cloud prennent désormais en charge les écrans interactifs pour les annotations en temps réel, le partage de contenu et les contrôleurs de réunion
Grand écran avec caméra de visioconférence.

CAMÉRA

Le cœur des solutions de visioconférence est la caméra, qui doit être positionnée à une hauteur, une distance et un angle de vision permettant aux participants distants de voir tout le monde dans la pièce.

Vue d’angle latérale de Rally Bar

Les caméras de conférence que vous sélectionnez doivent offrir une excellente expérience aux participants distants à la réunion

Les caméras de conférence de niveau d’entreprise proposent habituellement une résolution HD 4K, un champ de vision étendu et des fonctionnalités panoramiques/d’inclinaison/de zoom (PTZ) qui doivent toutes être des caractéristiques standard.

Vue de droite d’un dispositif Rally Bar avec fixation murale au-dessus d’un écran.

Angle et hauteur

  • Si possible, positionnez la caméra à hauteur des yeux, ce qui permet l'orientation la plus naturelle pour une collaboration en face à face
  • Le fonctionnement de la vidéo peut être affecté si une caméra est positionnée trop haut (ou trop bas) par rapport aux participants à la réunion
  • Lorsqu’il est impossible de placer la caméra à hauteur des yeux (par exemple, si elle est fixée au-dessus ou en dessous d’un écran unique), sélectionnez une caméra avec panoramique motorisé et inclinez-la pour régler l’angle de vision.
Simulation de salle de visioconférence mettant en évidence la zone de couverture visuelle en fonction de l’espace d’assise.

Couverture de la salle

  • La couverture de la salle désigne la zone d’une salle que la caméra et le microphone peuvent effectivement enregistrer. La couverture totale de la salle est l’aptitude de la caméra et du micro à couvrir l’ensemble de la salle 
  • Assurez-vous une couverture totale de la salle en sélectionnant une caméra dont le champ de vision est adapté à l’espace et aux assises de chaque salle
  • Le choix de tables en demi-cercle ou plus larges à l’extrémité de la caméra permet de s’assurer que davantage de personnes entrent dans le champ de vision de la caméra
Salle de conférence petite à moyenne avec Rally Bar fixé sous l’écran.

Caméras pour petites et moyennes salles

  • Aujourd’hui, un nombre croissant d’organisations optent pour des barres vidéo tout-en-un pour les salles de petite ou de moyenne taille
  • Gagnez de la place grâce à une caméra de conférence tout-en-un avec haut-parleurs intégrés (par exemple dispositifs Rally Bar et Rally Bar Mini)
  • Assurez-vous de bien prendre en compte le champ de vision. Les objectifs grand angle garantissent que tout le monde peut être vu dans les salles plus petites et étroites.
  • Une installation simplifiée: une barre vidéo contient moins de composants et de câbles, ce qui rend son installation plus facile et plus rapide
Configuration de grande salle, avec un équipement de visioconférence pour grande salle sous l’écran, sur une console.

Caméras pour les grandes salles

 

  • Dans les grandes salles, les fonctionnalités telles que la mise au point automatique et le panoramique/l’inclinaison/le zoom sont essentielles
  • La caméra de conférence doit pouvoir faire la mise au point sur l’orateur actif et garder une personne en vue si elle se lève et écrit sur un tableau, par exemple.
  • L’association des fonctions PTZ à l’intelligence artificielle permet à la caméra de déplacer automatiquement l’objectif et d’ajuster le zoom lorsque les personnes se déplacent

MICROS ET HAUT-PARLEURS

Dispositifs informatiques

Un dispositif informatique est requis pour exécuter une réunion vidéo, mais il existe différents moyens d’intégrer un ordinateur à la salle de réunion.

Console pour salle de visioconférence avec systèmes d’affichage de produits Rally et RoomMate

Rally Plus avec Logitech RoomMate

En général, il existe 3 options pour exécuter les applications de visioconférence (logiciel) dans une salle de réunion:

Appareil vidéo

Un dispositif vidéo (en général une barre vidéo) fonctionne comme un appareil tout-en-un avec sa propre plate-forme informatique, et nécessite moins de composants, de câbles et de points de connexion. L’installation est cependant plus simple, et les prix à l’achat et le coût total de possession sont généralement plus bas. Il existe des limitations concernant les applications vidéo qui peuvent être exécutées sur le dispositif.

Ordinateur dédié

Un dispositif informatique séparé (en général un mini PC) est installé de manière permanente dans la salle de réunion pour exécuter des logiciels vidéo. Ce modèle est plus fréquent chez les administrateurs informatiques et leur permet de garder leur fabricant informatique favori. L’installation et la gestion peuvent être plus complexes, car la vidéo et le PC sont gérés séparément.

BYOD (j’apporte mon matériel)

L’organisateur de réunions apporte et relie son ordinateur portable au système de visioconférence de la salle de réunion, en général avec un câble USB et exécute l’application vidéo sur l’ordinateur portable.

  • Chaque approche présente des avantages, et les concepteurs de salles de réunion doivent prendre en compte la flexibilité, la simplicité d’utilisation et les besoins à long terme de l’organisation lors du choix d’un modèle informatique
  • Pour un maximum de flexibilité, Logitech Swytch permet aux participants de basculer rapidement du dispositif informatique de la salle vers un ordinateur portable, ou de faire une présentation sur un service vidéo sur le cloud.
Écran de visioconférence avec console présentant les produits Rally

Positionnement

  • Dans les salles équipées de dispositifs informatiques, envisagez de placer le dispositif sous la table, ou derrière la paroi sur laquelle l’écran est fixé
  • Positionnez le dispositif informatique près de l'écran pour être proche de la prise d’alimentation, de l’Ethernet et d’autres composants auxquels l’ordinateur se connecte.
  • Comme une connexion Internet performante et stable est requise pour des appels vidéo de qualité, une connexion Ethernet câblée est préférable au Wi-Fi.

CONTRÔLEURS TACTILES

Un contrôleur de réunion avec écran (comme Logitech Tap) constitue pour les collaborateurs un moyen simple et pratique de lancer, finir et planifier des réunions.

  • Fixez le contrôleur tactile sur la table ou sur un mur derrière la porte.
  • Pour relier en toute sécurité le contrôleur tactile à la table, utilisez une station de fixation et un passe-câble faisant courir le câblage du dessous de la table vers le sol.
  • Le contrôleur tactile peut nécessiter les connexions à un dispositif informatique ou à un appareil vidéo, un câble HDMI facultatif pour permettre un partage de contenu facile et une source d’alimentation.
Contrôleur tactile Tap

Câbles et connexions

Ne sous-estimez pas l’importance de la gestion des câbles. Un fouillis de câbles et de cordons peut impacter de manière négative l’expérience utilisateur. La gestion intelligente des câbles est (ou devrait être), une caractéristique des solutions pour salles en entreprise.

Passe-câbles de table

Passe-câbles de table

  • Utilisez des passe-câbles de table pour permettre aux câbles et aux connexions présents sur la table de passer proprement par dessous, pour avoir une surface nette et cacher les composants tels que le dispositif informatique sous la table.
Passe-câbles de table pour faire passer les câbles sous la table.

Soulagement des contraintes

Soulagement des contraintes

  • Fixez les câbles par des moyens mécaniques pour réduire les tensions sur les câbles et sur les connexions aux dispositifs
  • Le soulagement des contraintes est particulièrement important pour les dispositifs devant être déplacés, notamment pour les contrôleurs de salle de réunion placés sur une table
  • Lors de l'installation des câbles, pensez à laisser un peu de marge pour faciliter les mouvements des dispositifs lorsque c’est nécessaire

Conduits

Conduits

  • Installez des conduits sous le plancher, au-dessus d'un plafond suspendu ou derrière des murs pour faciliter le passage des câbles des différentes parties de la pièce vers les dispositifs requis
  • Veillez à respecter les codes de sécurité contre les incendies et de construction en vigueur
  • Les câbles ignifugés sont dotés d'une isolation spéciale avec des caractéristiques de faible dégagement de fumée et de flamme, et sont généralement spécifiés pour une utilisation dans les conduits et les espaces avec traitement de l'air.
  • Les conduits sont prévus pour accueillir un nombre de câbles précis
Petites salles avec montage mural Tap

Gaines techniques

Gaines techniques

  • Lorsque l’espace est insuffisant pour cacher les conduits, vous pouvez envisager de mettre en place des gaines au-dessus du sol pour faire courir les câbles du mur jusqu'à la table tout en réduisant le risque de trébuchement.
  • Par rapport aux câbles qui passent sous le tapis, les gaines pour câbles offrent davantage de latitude lorsqu'il s'agit d'ajouter, de retirer ou de modifier les trajectoires si l’installation doit changer
Salle de réunion

Rétention de câble

Rétention de câble

  • Des solutions et des composants pour salle bien conçus incluent des fonctions de rétention pour résoudre les problèmes (et les tickets informatiques) dus à des câbles lâches ou déconnectés
  • Dans les configurations dont les prises d'alimentation ou Ethernet se trouvent au sol, n'hésitez pas à utiliser des colliers de serrage pour fixer les connecteurs et les cordons d'alimentation aux pieds de la table
  • Différents supports pour la rétention des câbles, du velcro et des colliers de serrage sont disponibles auprès de fournisseurs tiers
Arrière de Tap avec rétention de câble

Rallonges de câble

Rallonges de câble

  • Lorsque les espaces de réunions de grande taille l’exigent, utilisez des rallonges de câble pour connecter entre eux les dispositifs éloignés les uns des autres
Rallonge de câble pour le câble Cat5e

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