Como aumentar o engajamento em reuniões híbridas

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Tempo de leitura: 4 minutos

Sete maneiras de aumentar o engajamento em reuniões híbridas

O trabalho híbrido parece distinto em cada empresa. O que elas têm em comum é a comunicação aberta, o espaço flexível no escritório e a tecnologia certa.

Uma pessoa participa de uma reunião híbrida sentada à mesa em um escritório, e outros participantes aparecem em um monitor de computador.

O funcionário médio passa pouco mais de 11 horas por semana em reuniões. Esse número varia para cima ou para baixo com base em diversos fatores, como função, tamanho da empresa e setor. Mas quando você passa mais de um quarto da sua semana de trabalho em videochamadas ou em salas de reunião, esse tempo não pode ser desperdiçado. Manter os participantes da reunião engajados é imperativo, especialmente quando a maioria das reuniões incluem participantes presenciais e virtuais.

E como 64,4% das empresas operam em um modelo híbrido, torna-se imperativo criar interações contínuas e inclusivas, além de eliminar a distância entre participantes presenciais e remotos. Aqui estão sete maneiras de aumentar o engajamento em reuniões híbridas:

1. Definir uma agenda clara e defina funções

Primeiro, garanta condições para o engajamento. Isso começa com a criação de uma agenda clara e sua distribuição aos participantes com antecedência para informar os tópicos e pontos de discussão que exigirão colaboração. Além disso, atribua funções como facilitador ou anotador para incentivar o envolvimento ativo de todos os participantes. De acordo com o software de rastreamento de tempo My Hours, 79% dos funcionários afirmam que uma agenda clara cria reuniões mais produtivas.

2. Priorizar oportunidades de participação de maneira igualitária e acessível

Alterne as falas entre participantes presenciais e remotos para evitar que um grupo domine e para criar um ambiente de inclusão. Use ferramentas de votação ou aplicativos de colaboração virtual para promover contribuições anônimas e engajamento. Incentive os participantes virtuais a usarem ferramentas de reação, como levantar a mão ou emojis, para sinalizar suas contribuições.

Outra maneira de priorizar a acessibilidade é compartilhar notas de colaboração em tempo real (como Google Docs) para que todos estejam atualizados sobre o assunto, seja qual for a localização. Compartilhe telas e apresentações que sejam visíveis para todos os participantes, e mantenha os slides visuais concisos e envolventes.

3. Usar tecnologia inteligente para fins de inclusão

Invista em equipamentos de qualidade para videoconferências, com ferramentas otimizadas por IA, para eliminar as lacunas de comunicação entre participantes virtuais e presenciais, além de garantir que todos se sintam igualmente envolvidos.

O pacote de soluções da Logitech para videoconferências, incluindo o MeetUp 2, a família Rally Bar, o Rally Board 65, a Rally AI Camera e a Rally AI Camera Pro, oferece visões inteligentes para garantir que os participantes virtuais permaneçam integrados visualmente. Essas soluções incluem a RightSight 2, uma tecnologia aprimorada por IA que otimiza o enquadramento dos participantes e o processamento de imagens para fornecer imagens nítidas e interações mais envolventes entre as pessoas.

A RightSight 2 oferece:

Visualização em grade, que automaticamente amplia a imagem dos participantes individualmente garantindo representação equitativa para todos.
Visão do palestrante, que foca o palestrante ativo de perto, e o modo picture-in-picture que exibe toda a sala para oferecer melhor contexto.
Visão do grupo, que enquadra coletivamente todos na sala de reunião.
Área da câmera, que elimina distrações visuais ao determinar quem deve e não deve ser enquadrado com base na área predefinida.

Esses modos de exibição oferecem imagens nítidas que fazem todas as interações parecerem pessoais e, dessa forma, promovem melhor engajamento para os participantes da reunião, tanto presenciais quanto remotos.

4. Investir em áudio de alta qualidade

Uma pesquisa da Lightyear descobriu que 73% dos funcionários afirmam enfrentar problemas de áudio e vídeo durante as reuniões. Invista em tecnologia confiável que garanta áudio contínuo para equipes híbridas. Embora o vídeo seja importante, uma reunião será interrompida se os participantes não puderem ouvir e ser ouvidos por outros participantes. Entradas de áudio nítido também são importantes para permitir transcrições automáticas, que melhoram a acessibilidade em reuniões híbridas.

A Logitech tem mais de 40 anos de experiência em áudio, e todos os dispositivos da Logitech usam a tecnologia RightSound 2 otimizada por IA para fornecer vozes com clareza e eliminar distrações. Em salas grandes de reunião, amplie o áudio pelo espaço usando Mic Pods ou uma câmera portátil de mesa, a Logitech Sight, para que a voz de todos seja ouvida mesmo no fundo da sala.

Para espaços maiores e de alto valor, como um espaço multiuso ou um espaço para eventos, considere um sistema modular de câmeras avançadas, microfones e áudio para que você possa personalizar a configuração e o posicionamento e, dessa forma, melhor se adequar e permanecer flexível ao uso desse espaço. As câmeras Rally AI Camera e AI Camera Pro da Logitech são compatíveis com essas implantações modulares, captando a ação na frente, no fundo ou até mesmo nas laterais do espaço, e operam com o áudio do sistema Rally ou provedores de DSP para serem facilmente personalizadas para o seu espaço.

5. Incorporar atividades adequadas para reuniões híbridas

Comece reuniões com atividades interativas de quebra-gelo que tanto os participantes presenciais quanto os virtuais possam aproveitar, como enquetes virtuais (Qual é o seu truque favorito de produtividade?) e jogos rápidos de curiosidades em que os participantes podem compartilhar suas respostas via chat ou pessoalmente.

6. Facilitar o engajamento

Divida as reuniões em segmentos mais curtos ou inclua pausas para evitar fadiga. Use ferramentas de quadro branco, combinadas com soluções da Logitech para videoconferências que sejam otimizadas para integração com o Microsoft Teams, o Zoom e o Google Meet, a fim de garantir sessões de brainstorming mais simples e que todos possam acompanhar visualmente.

7. Conclusão de itens de ação com eficácia

O agente de reunião com IA Noota estima que aproximadamente 71% das reuniões são consideradas improdutivas, e destaca que muitas provavelmente não apresentam resultados claros e documentados. Para manter o engajamento após o término das reuniões, é importante resumir claramente os objetivos, as decisões e os próximos passos para cada participante ao fim da reunião.

Ao combinar um planejamento cuidadoso de reuniões com o pacote de soluções da Logitech para videoconferências, você pode criar um ambiente híbrido equilibrado em que cada participante se engaja ativamente e se sente incluído. Essa combinação perfeita de estratégias criativas e tecnologia avançada promove uma melhor colaboração e integrações mais estáveis entre a equipe, além de aumentar o engajamento em reuniões híbridas.

Você está pronto para transformar reuniões híbridas em experiências verdadeiramente envolventes? Aprenda a aumentar a produtividade e fazer com que cada reunião seja valiosa para equipes remotas e presenciais. Entre em contato conosco hoje mesmo.

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