Artigo: Otimizar as salas de tamanho médio para videoconferência

Artigo

Como otimizar as salas de tamanho médio para videoconferência

Orientações e dicas práticas para salas de conferência médias

Foto da disposição da videoconferência ao redor de uma mesa pequena

 

Em sua empresa, é provável que tenha salas de todos os tamanhos. Pode haver um número crescente de salas de reunião pequenas ou algumas salas grandes para reuniões da diretoria, apresentações para clientes etc. 

Mas, o carro-chefe dos espaços de reunião é a sala de tamanho médio, que normalmente tem de 8 a 10 lugares. Uma sala média possui um bom tamanho para grupos pequenos de três a quatro pessoas, que pode ser ampliado conforme necessário. Essa flexibilidade é especialmente importante à medida que os negócios passam a utilizar o modelo de local de trabalho híbrido, no qual as pessoas fazem a transição entre casa e escritório.

Grandes empresas podem ter centenas ou inclusive milhares de salas médias, portanto, a escalabilidade é essencial. E por essas salas serem tão importantes para a colaboração de pequenas equipes, o equipamento para videoconferência das salas médias deve ser simples de operar. Deve ser fácil para que qualquer pessoa possa entrar na sala e iniciar uma reunião. A produtividade é a meta, e a solução na sala deve facilitar a colaboração, e não dificultá-la.

Para otimizar suas salas de tamanho médio para reuniões e colaboração por vídeo, aqui estão alguns critérios que devem ser levados em consideração.

Configuração e flexibilidade da sala

Por se encaixar nesta categoria, entre as salas de reunião pequenas e as grandes salas de conferência, as salas de tamanho médio podem variar muito referente ao número de lugares, ao tamanho da sala, à forma da mesa e inclusive ao número de mesas. Por essa razão, é importante escolher soluções para sala que sejam flexíveis o suficiente para acomodar diferentes tamanhos e disposições.

Em salas de dimensão menores dentro da categoria de salas médias, pode ser uma boa ideia ter uma câmera com caixas de som e microfones integrados, e isso será suficiente. Em salas maiores, pode ser necessário instalar vários microfones espalhados pela sala. Certifique-se de que sua solução para sala possa acomodar ambas as opções.

Barras de vídeo e soluções multifuncionais para videoconferências

O tipo de câmera de conferência a ser implantada em uma sala média é possivelmente a decisão mais importante.

Algumas empresas estão optando hoje em dia por uma nova linha de câmeras de conferência chamadas “barras de vídeo multifuncionais” que podem ser usadas como equipamentos individuais. Em vez de se conectar a um computador dedicado da sala de reunião, essas câmeras de conferência multifuncionais se fixam diretamente no monitor da sala e executam o serviço de vídeo na nuvem em um equipamento de computação integrado.

Comparadas a componentes de vídeo modulares e computadores externos, as barras de vídeo são mais fáceis de instalar e mais simples de gerenciar e atualizar. Menos componentes significa instalação mais rápida com menos fios. Outra vantagem: as barras de vídeo podem ser montadas na parede ou colocadas diretamente sobre a tela, conservando o espaço da mesa e ficando fora do caminho.

Você pode ter bons motivos para implantar uma solução para videoconferência com um computador dedicado na sala de reunião configurado para seu provedor de vídeo na nuvem. Leve em consideração uma câmera como a Rally Bar que pode ser usada como equipamento ou pode ser conectada a um computador ou Mac através da porta USB. Esta abordagem oferece versatilidade e está pensada para o futuro, oferecendo a você a opção de passar do modo appliance para o modo USB, conforme necessário. Também é uma ótima estratégia para as empresas que oferecem suporte a vários provedores de vídeo na nuvem. Além disso, a Rally Bar foi desenvolvida especificamente para salas de tamanho médio.

Qualidade da lente

A qualidade e tipo de lente da câmera são importantes e não deveriam ser menosprezados. A excelente lente permite que as pessoas em ambos os lados do vídeo se sintam como estivessem na mesma sala, mesmo quando estão a quilômetros de distância.

Dado a variedade de tamanhos e distribuições típica das salas médias, a câmera deveria ser capaz de capturar e focar as pessoas que estão perto e as que estão longe. Algumas câmaras de conferência usam zoom digital, outras usam zoom óptico ou uma combinação de digital e óptico. Devido a que os responsáveis por conduzir a reunião se setam sempre na ponta da mesa, a capacidade do zoom da câmera precisa manter o foco no fundo da sala.

A panorâmica e inclinação motorizadas permitem que a câmera oriente a lente em direção aos participantes da reunião, independentemente de onde estão na sala. Quando apropriado, o PTZ pode também capturar uma ampla vista de um lado da sala, por exemplo, quando alguém estiver escrevendo no quadro branco. O enquadramento automático inteligente mantém o foco no indivíduo sem a necessidade de que os participantes ajustem manualmente o ângulo da câmera.

Vale a pena pesquisar a qualidade e as características da lente para garantir que você está optando pela melhor câmera para o seu investimento.

Design do áudio

Nas reuniões, ser ouvido é tão importante quanto ser visto. As inovações na tecnologia de áudio continuam melhorando a qualidade sonora das soluções para salas. Por exemplo, os microfones com formação de feixe e os softwares inteligentes podem isolar a pessoa que está falando, separar do ruído de fundo e minimizar o efeito da diafonia.

Com as barras de vídeo, que incluem caixas de som, microfones e câmera no próprio dispositivo, o design do áudio é especialmente essencial. Observe cuidadosamente como as caixas de som e os microfones interagem para garantir que não haja distorção nem vibração. O fabricante investiu na engenharia sonora?

Um sistema de som que pode se ampliado é útil em salas de tamanho médio. Se suas salas de reunião variam de tamanho, o que em geral ocorre em salas médias, você preferirá ter a opção de ampliar a cobertura com microfones adicionais. 

Inteligência artificial e análises

A inteligência artificial (IA) e as análises estão ganhando impulso para gerenciamento de salas. Estas capacidades podem oferecer insights valiosos sobre quais salas estão em uso, quais assentos estão desocupados, quantas pessoas estão presentes nas reuniões e assim por diante. Insights como estes podem ajudar a tomar decisões mais informadas sobre os espaços de reunião e o uso eficiente dos imóveis.

Suporte técnico

Uma forma de evitar dores de cabeça para sua equipe de TI, bem como para os participantes da reunião, é verificar o status da sala remotamente e detectar os problemas antes que os funcionários. Considere usar um aplicativo como o Logitech Sync, um software gratuito que disponibiliza um painel limpo e fácil de ler, contendo o status de todas as salas. O Sync também possibilita a atualização remota de softwares e firmwares a partir de qualquer lugar.

Experiência dos funcionários

Os funcionários querem ferramentas de reunião que sejam fáceis, intuitivas e bem projetadas. Uma experiência consistente do usuário em diferentes salas aumenta as taxas de adoção. Os controladores de sala mais novos permitem que os funcionários iniciem e parem uma reunião com um simples toque ou usem a voz para ter as mão livres.

Os funcionários também querem flexibilidade. Com produtos como o Logitech Swytch, eles podem entrar em uma sala pequena, conectar seus próprios laptops e apresentar ou transmitir instantaneamente por meio de qualquer serviço de vídeo na nuvem.

Ambiente da sala

Além da câmera, da lente e das caixas de som, há vários fatores que devem ser levados em consideração ao distribuir ou desenhar as salas de tamanho médio, incluindo: 

  • Iluminação, tanto natural quanto artificial

  • A cor das paredes e mobília

  • O tipo de janelas e portas e como elas afetam a iluminação e privacidade

  • Decoração, plantas e outros itens no plano de fundo

  • Outras características da sala, como materiais empregados na construção.

Este artigo não entra nos detalhes desses tópicos. Para saber mais sobre o design dos espaços de reunião, de salas de reunião pequenas a grandes salas de conferência, consulte nosso guia de salas em Logitech.com.

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