Configuração de um espaço de reunião por vídeo

PRÁTICAS RECOMENDADAS

TELA

MONITOR SIMPLES, DUPLO OU VÁRIOS MONITORES

Salas de reuniões e pequenos espaços para reuniões podem ser adequadamente equipados com um único monitor de tela plana. Se houver espaço para uma tela adicional, uma delas pode ser usada para exibir os participantes remotos, enquanto a outra pode ser usada para exibir o conteúdo compartilhado. Isso é particularmente útil em salas maiores, para que as pessoas mais distantes das telas possam ver facilmente o conteúdo compartilhado.

 

Uma vantagem adicional dos monitores duplos é que permitem que uma câmera PTZ seja colocada no nível dos olhos entre as duas telas. Com um único monitor, a câmera geralmente fica abaixo ou acima da tela.

TAMANHO DO MONITOR

De preferência, o monitor deve ser grande o suficiente para que todos na reunião vejam facilmente o conteúdo compartilhado na tela e deve ser também proporcional à mesa de conferência e ao espaço geral da reunião. O monitor ideal será capaz de exibir o vídeo da câmera e o conteúdo do vídeo na resolução e no tamanho que permita a leitura inclusive de textos. Para determinar o tamanho ideal do monitor, meça a distância entre a parede em que o monitor será colocado e a posição do lugar mais distante. Divida a distância da parede até a posição mais distante por 4 e o resultado será a altura mínima recomendada da tela. Se você multiplicar a altura da tela por 1,8, terá o tamanho diagonal, que corresponde à dimensão fornecida para os tamanhos do monitor. Às vezes, os monitores maiores podem ser melhores e aqui pode ser usado alguma critério, mas o método listado acima deveria dar sempre bons resultados.

 

OPÇÕES DE MONTAGEM

Selecione uma opção de montagem para o monitor com base nas restrições e preferências do espaço da reunião. Uma opção comum para salas de conferência maiores é colocar o(s) monitor(es) em uma parede a fim de proporcionar uma aparência profissional e maior visibilidade para todos na mesa.

Quando uma único for colado na parede, o centro do monitor deve estar alinhado com o centro da parede e da mesa. As instalações com dois monitores podem ser posicionadas na horizontal ou na vertical. Em instalações horizontais, coloque os monitores de forma que o centro da mesa fique alinhado com o espaço entre os dois monitores. Em instalações verticais, siga as mesmas regras de um único monitor.

Lembre-se do posicionamento da câmera ao posicionar os monitores. Se a câmera estiver instalada muito alta ou muito baixa, ela apresenta uma projeção abaixo do ideal das pessoas na sala. Da mesma forma, os monitores posicionados de forma alargada, muito altos ou muito baixos podem criar uma visão não natural para os participantes remotos, à medida que as pessoas na sala olham para as telas. A posição ideal para a câmera e os monitores é a que melhor suporta o contato visual descontraído e natural entre todos os participantes da reunião.

Se houver um único indivíduo sendo chamado, sua cabeça deve estar no terço superior da imagem. Por essa razão, colocar a câmera acima da tela criará uma experiência mais natural para esses tipos de chamadas. Se houver um grupo de pessoas do outro lado, os participantes tenderão a ocupar a maior parte, se não a totalidade, da tela e a colocação da câmera acima ou abaixo da tela criará aproximadamente a mesma experiência. Lembre-se de que a melhor experiência se dá quando a câmera é mantida o mais próximo possível dos olhos. O nível dos olhos é relativo ao lugar ocupado na sala, mas, para lugares padrão, esse valor é de 116 a 127 cm (46 a 50”) em média. Isso significa que, ao montar a câmera abaixo do monitor, lembre-se de que o monitor terá de ser fixado à uma posição elevada na parede. Se isso funciona em um espaço, o objetivo não deve estar definido sobre os desejos estéticos que os usuários têm para a sala. Ao montar a câmera acima do monitor, a parte inferior do monitor deve ficar o mais próximo possível da altura da superfície da mesa. Na maioria dos casos, a superfície superior de uma mesa de sala de conferências padrão é de 76 cm (30”). Isso normalmente coloca a câmera acima do nível dos olhos, mas ainda podem proporcionar uma experiência melhor.

 

SUPORTE COM RODAS PARA MONITORES 

Os suportes transportáveis para monitores podem acrescentar portabilidade e flexibilidade ao local onde se realizam as videoconferências. Um suporte transportável pode conter um sistema completo e ser transportado para espaços abertos ou para salas diferentes com apenas um cabo de alimentação e um conector de rede como as únicas conexões externas necessárias. Os suportes fixos podem ser uma boa opção em espaços nos quais é impraticável ou impossível instalar permanentemente monitores e outros equipamentos. Seja transportável ou seja fixo, um suporte adequado deve oferecer opções sólidas de montagem, compartimentos para gerenciamento de cabos e um design funcional e resistente.

Procure um tipo de suporte para monitores com suportes opcionais e opções de montagem fáceis para a câmera, computador, caixas de som, controle de sala de reuniões, tomadas múltiplas e outros acessórios. O suporte Heckler AV, por exemplo, fornece um suporte opcional para MeetUp que fixa com segurança o dispositivo diretamente no suporte, mantendo uma estética limpa e os cabos organizados.

A Heckler Design oferece um suporte para monitores de videoconferência com um suporte opcional para a Logitech MeetUp

 

Os suportes para monitores de videoconferência estão disponíveis para monitores simples ou duplos, além de armazenamento para acessórios e estruturas para dispositivos como o computador. Ao instalar componentes que produzem calor durante a operação, como um computador, certifique-se de proporcionar a ventilação adequada. Ao implantar permanentemente um suporte para monitores de videoconferência em uma sala, também leve em consideração o formato das pernas e das rodas para garantir um movimento fácil pelo espaço da reunião. Você também pode considerar o uso de dispositivos para prender o equipamento ao suporte, como travas Kensington e fechos opcionais para gavetas e portas de armazenamento.

 

CONFIGURAÇÕES

As configurações do monitor determinam atributos importantes do vídeo que você vê na tela, incluindo resolução de tela, saturação de cores e brilho/contraste. As configurações devem ser revisadas e ajustadas conforme necessário durante a instalação, antes da primeira reunião de vídeo ao vivo. Em geral, os monitores têm por padrão muitas configurações que processam o vídeo e o áudio na tentativa de otimizá-los para a televisão. Essas configurações devem ser desativadas ou definidas para o nível mais baixo, quando não houver a opção de desativar, para garantir o melhor desempenho possível do vídeo e do áudio. Se houver uma configuração de vídeo denominada “Modo de jogo”, geralmente esse é o melhor desempenho para as configurações de vídeo com menos processamento.

 

MONITORES INTERATIVOS 

Monitores interativos são telas de vídeo ativadas por toque. Em salas projetadas para oferecer suporte à colaboração na sala para brainstorming e ao uso do quadro branco, um monitor interativo permite que os usuários digitalizem suas anotações, ilustrações e outros trabalhos, proporcionando uma melhor colaboração em tempo real e permitindo salvar tais documentos para acesso futuro.

Um monitor interativo ativado por vídeo pode ser usado para colaboração na sala, bem como para videoconferências com participantes remotos. Várias plataformas de videoconferência baseadas na nuvem atualmente oferece suporte a monitores interativos para anotações em tempo real e conteúdo compartilhado, ou mesmo como um controlador de reunião. Com o Zoom Rooms, por exemplo, um toque na tela permite aos usuários anotar, desenhar, realçar, apagar e gravar facilmente o conteúdo da reunião na nuvem Zoom.

CÂMERA

A essência de qualquer ConferenceCam é a câmera em si. A câmera deve ser colocada a uma altura, distância e ângulo de visão ideais para ver todos na sala.

O campo de visão (FOV) determina a capacidade de visualização lado a lado da lente da câmera. Essa especificação varia nas soluções de videoconferência da Logitech da seguinte maneira:

O FOV de cada lente Logitech foi projetado para otimizar o desempenho no ambiente ao que se destina. O campo de visão diagonal de 120° superamplo e de baixa distorção fornecido pela MeetUp, por exemplo, é ideal para salas de reunião onde as pessoas estão sentadas relativamente próximas ao monitor e à câmera.

 

ÂNGULO

A posição ideal da câmera é no nível dos olhos, que fornece a orientação mais natural para a colaboração face a face. O desempenho visual pode diminuir se a câmera estiver posicionada muito alta (ou muito baixa) em relação aos participantes da reunião.

Pode ser difícil conseguir colocar a câmera na posição do nível dos olhos com um único monitor no qual a câmera deve ser posicionada logo acima ou abaixo da tela. Para ajudar a solucionar esse problema, todos as ConferenceCams da Logitech apresentam uma panorâmica e inclinação motorizadas que podem ajudar a ajustar e adaptar o ângulo de visão.

 

DISTÂNCIA

Para tirar o máximo proveito do FOV de uma câmera e garantir que todos estejam enquadrados, é necessário haver uma certa distância da câmera. Conforme mostrado nos diagramas abaixo, o truque é situar os lugares em locais que permitam que a câmera ofereça todo o seu potencial. As mesas de reunião com uma extremidade mais larga que a outra (como um triângulo ou uma forma trapezoidal) podem ajudar a incluir mais pessoas no campo de visão da câmera.

Áudio

Além do excelente vídeo, é essencial um áudio altamente inteligível para uma videoconferência bem-sucedida. Todas soluções de videoconferência da Logitech apresentam essas duas características.

O MeetUp, Connect e BCC950 são sistemas tudo em um que incluem caixas de som e microfones. O MeetUp fornece um raio de alcance de 2,5 m de fábrica, que pode ser ampliado com um microfone de expansão para um raio adicional de 1 m a partir do local em que o microfone de expansão é colocado. O Connect oferece uma faixa 50% mais ampla com um raio de 1,80 m. O BCC950 possui um viva-voz omnidirecional cujo microfone oferece um raio de alcance de 1,20 m.

O GROUP permite que os participantes da conferência conversem em um raio de 3 m (10’) ao redor do viva-voz e sejam ouvidos pelos participantes remotos com tanta clareza que parece que estão na mesma sala. Microfones de expansão opcionais ampliam a área de conversação de 6 m para 8,5 m para todas as pessoas que estão sentadas mais longe do viva-voz possam ser ouvidas com clareza.

O Rally maximiza o desempenho e a flexibilidade do áudio com módulos de microfone individuais que permitem produzir conversas extremamente claras e naturais. Cada módulo de microfone contém vários elementos de formação de feixe e a tecnologia RightSound™ que se concentra nos alto-falantes ativos e elimina automaticamente as distrações acústicas. Até sete módulos de microfone funcionam juntos para criar uma cobertura de áudio consistente em todas as posições em salas de reuniões grandes.

 

COLOCAÇÃO DO MICROFONE

Com um raio de alcance acústico de 1,20 m, o BCC950 oferece o melhor desempenho de áudio a até quatro usuários sentados perto da unidade tudo em um. O Connect oferece os melhores resultados de áudio de 1 a 6 participantes da reunião sentados dentro de um raio de 1,80 m 6 do dispositivo.

O MeetUp possui três microfones de formação de feixe com um raio de 2,5 m que capta o som da direção para a qual ele está voltado. O MeetUp não pode captar o som que se origina atrás dele, portanto, ele deve ser posicionado de frente para as pessoas da sala. O microfone de expansão omnidirecional opcional fornece um raio de alcance de 1 m (3 pés) a partir de onde está colocado.

O GROUP possui um viva-voz full-duplex que fornece uma experiência de áudio de 360 graus no centro da mesa com quatro microfones omnidirecionais. A tecnologia de formação de feixe ajuda a dar ênfase à fala em um raio de 3 m 10 pés) — ou 8,5 m (28 pés) com microfones de expansão opcionais.

Cada módulo de microfone Rally proporciona conversas excepcionalmente claras em um raio de 2,30 m, atendendo com eficiente a até 10 pessoas.  É possível adicionar facilmente módulos de microfone extras para expandir a cobertura de áudio e fornecer o acesso conveniente aos controles de sem som.

SUPORTE ACÚSTICO

Independentemente da qualidade do sistema de áudio, todo espaço físico possui propriedades acústicas intrínsecas, muitas das quais podem ser gerenciadas. Os tipos de materiais usados para a construção e o mobiliário da sala têm o maior impacto na acústica da sala. Tente evitar salas com superfícies altamente reflexivas, como metal, pedra, vidro ou materiais igualmente duros. Esses materiais tendem a aumentar as reflexões sonoras que comprometem a qualidade do áudio. As janelas de vidro podem permitir a entrada de ruído externo e causar distrações para as pessoas na sala e do outro lado da chamada.

Os tetos com telhas acústicas podem ser muito eficazes na absorção de som e na redução de eco e reverberação. Painéis acústicos pendurados no teto são uma alternativa eficaz.

O carpete é um material de revestimento ideal porque absorve bem o som. Geralmente, materiais mais macios e mais altos absorvem melhor o som.

Os painéis acústicos podem ser usados para absorver o som e reduzir os reflexos indesejados. Em geral, quanto maior a área de superfície, melhor. Complemente a absorção sonora dos painéis acústicos com espumas acústicas nos cantos da sala para obter resultados ainda melhores contra problemas de baixa frequência.