Configuração de um espaço de reunião por vídeo

Ambiente

Ambiente

O ambiente da sala de reuniões proporciona um contexto visual que pode melhorar (ou diminuir) a qualidade geral das videoconferências. Siga estas diretrizes para obter resultados de qualidade profissional e criar a melhor experiência de usuário possível.

Propriedades da sala

Sempre que possível, escolha um espaço para reuniões com poucas superfícies reflexivas, especialmente janelas externas e outras grandes superfícies de vidro. Observe que algumas superfícies que parecem foscas aos olhos ainda podem criar reflexos vistos por usuários remotos, embora não sejam visíveis no próprio espaço físico. A seleção da sala de reunião também deve ter como base a capacidade de afetar a iluminação, a cor da sala, as variáveis do plano de fundo, os móveis e o tamanho/forma da sala.

Iluminação

Uma sala de reuniões com iluminação uniforme ajuda a câmera a capturar cores, contrastes e definições de vídeo de forma mais precisa. Com temperaturas de cor tipicamente na faixa de 3.000 K a 4.500 K, os equipamentos fluorescentes difusos encontrados em muitos escritórios funcionam bem para esse fim.

Qualquer fonte de luz forte atrás de um participante da reunião tende a escurecer a pessoa e produz uma silhueta indesejável. Portanto, evite apontar a câmera para janelas externas ou outras luzes fortes (como luzes direcionais). A luz do sol também pode criar contrastes nítidos que são difíceis de renderizar para uma câmera de vídeo, mesmo quando a câmera não está direcionada diretamente para uma janela externa. Para ajudar a atenuar esse problema, considere instalar persianas, cortinas ou estores para controlar melhor a iluminação.

Sem RightLight
Com RightLight

A posição de uma pessoa entre a câmera e uma janela externa ou outra fonte de luz forte pode causar uma silhueta indesejável que prejudica a qualidade do vídeo. A tecnologia Logitech RightLight™ resolve os problemas da luz de fundo e outros problemas de iluminação otimizando o equilíbrio da luz para que enfatize rostos e crie tons de pele com aparência natural.

COR

A cor da sala pode afetar a qualidade visual de uma videoconferência. Embora não seja a cor mais alegre, a melhor opção é uma cor cinza sólida ou outra cor neutra nas paredes visíveis para a câmera.

Evite cores brilhantes (como vermelho, azul e verde fortes), que podem fazer com que a câmera distorça acidentalmente os tons de pele e outros tons. Evite também padrões ousados no plano de fundo sempre que possível. As câmeras geralmente não capturam bem os padrões, o que leva a distrações visuais e uma experiência reduzida.

Se usar cores fortes é importante para a marca, a exibição ou outros fins, use-as com moderação e na parede que está fora do campo de visão da câmera. Lembre-se de que mesmo objetos fora da vista da câmera, como cadeiras baixas, podem produzir reflexos coloridos se refletidos nas paredes próximas.

Plano de fundo

Para uma câmera, a desordem visual é muito parecida com padrões complexos e devem ser evitados no campo de visão da câmera sempre que possível. Os exemplos incluem móveis desnecessários, bagunça na mesa, plantas ornamentais, obras de arte carregadas, fotografias emolduradas com vidro refletivo e objetos em movimento (como cortinas). Quando possível, oculte qualquer fiação na parte de baixo da mesa.

Paredes ou janelas transparentes também podem ser uma fonte de distração se os colegas do outro lado da câmera puderem ver movimento ou atividade fora da sala de reuniões. As paredes de vidro também representam um problema de privacidade, pois qualquer pessoa de fora pode olhar para a sala e assistir à sua reunião. As soluções possíveis incluem persianas ou cortinas, uma tela de privacidade ou vidro fosco.

Mobília

Independentemente do tamanho da sala, uma mesa de conferência adequada e um número apropriado de cadeiras ajudam a fixar e definir o espaço da reunião. Frequentemente, o tamanho da mesa e o número de cadeiras filtram rapidamente a seleção de produtos para alguns produtos ou, às vezes, apenas para um único produto.

Os móveis devem ser organizados de forma que a câmera possa “ver” todos os que estão na mesa. Isso geralmente é realizado posicionando a câmera e a tela na cabeceira da mesa e organizando os lugares nos dois lados mais longos, conforme mostrado aqui:

Organização eficaz dos móveis em uma sala de reuniões pequena

Organização eficaz dos móveis em uma sala de conferências grande

O formato da mesa em si pode ajudar a maximizar o número de pessoas visíveis na câmera. Uma forma cônica (como um triângulo, trapézio ou semicircular) é a melhor, com a extremidade mais ampla mais próxima da tela e da câmera. Evite selecionar uma mesa retangular, se possível, porque os participantes mais próximos da câmera tendem a impedir a visualização dos que estão sentados atrás deles.

As mesas circulares podem ser uma boa opção para salas menores, pois não bloqueiam o campo de visão da câmera. Ao selecionar uma mesa circular, lembre-se de que a localização das pernas da mesa pode limitar o local onde as pessoas podem sentar-se confortavelmente. Para ampliar a participação na sala, selecione mesas pequenas e altas e cadeiras móveis leves que possam atrair mais pessoas para a discussão.

Em qualquer caso, esteja ciente de como o campo de visão da câmera enquadra os participantes na sala para aqueles que estão fora da sala. Os móveis próximos à câmera exigirão um campo de visão mais amplo do que os móveis a uma distância maior da câmera.