Cómo una estrategia basada en datos puede ayudarte a maximizar la eficiencia del espacio de oficina

La verdad honesta es que la mayoría de las empresas no están pensando activamente en sus espacios de trabajo de esta manera. No se hacen preguntas como: ¿cómo puedo maximizar el uso de cada escritorio y sala en mi oficina? Al menos, todavía no.

Como resultado, las organizaciones tienen dificultades para acomodar a todos en la oficina o no logran atraer una presencia constante allí. Súmale a esto las fluctuaciones diarias en la asistencia y las organizaciones terminan fallando tanto en la experiencia laboral como en la eficiencia del lugar de trabajo.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas entender mejor sus necesidades de oficina y convertir sus espacios en centros de colaboración bien ajustados? Simple: sigue los datos.

Tasa de utilización: La métrica clave para una utilización óptima del espacio de trabajo

Antes de que empieces a optimizar tu espacio de oficina, es importante que entiendas las métricas que definen la eficiencia del espacio de trabajo. Con ese conocimiento, puedes establecer un sistema para monitorear, medir y actuar sobre esos datos.

Ahora, cada oficina es diferente, pero cada organización tiene (o debería tener) el mismo objetivo: aprovechar bien su espacio de oficina. Pero aunque veas la distribución de tu oficina como la combinación ideal de espacio de escritorio, salas de reuniones (de varios tamaños) y áreas de colaboración abiertas, la única forma de probarlo realmente es monitoreando el uso del espacio. Eso lo haces midiendo la tasa de utilización.

Esto te permite monitorear el uso de la sala a lo largo del día, independientemente de si las salas estaban reservadas o no. También te permite monitorear la ocupación de las reuniones*, para que puedas entender detalles más granulares, como el tamaño típico de las reuniones en salas específicas.

*Durante los momentos sin reuniones, todas las cámaras Rally y Logitech Spot pueden detectar presencia, pero solo Rally Bar 2 puede contar personas.

Además, con los dispositivos Spot y Rally Board 65, puedes capturar datos tanto sobre la salud de la sala (por ejemplo, materia particulada, niveles de CO2, temperatura, humedad) como sobre la energía de la sala (por ejemplo, temperaturas interiores y exteriores, radiación solar, ventilación). Luego usamos estos puntos de datos para generar puntajes de salud y energía de la sala para ayudarte a optimizar los entornos dentro de las salas y la eficiencia energética.

Cómo monitorear tus datos y ponerlos a trabajar

Capturar los datos correctos es solo una pieza del rompecabezas. El siguiente paso es encontrar una ubicación central para almacenar y analizar esos datos, de modo que realmente puedas hacer uso de ellos. Conoce Logitech Sync.

Logitech Sync proporciona un repositorio único de datos para todos los dispositivos Logitech integrados, ayudándote a ver exactamente cómo se utiliza cada sala y escritorio. Estos datos pueden ayudarte a vigilar de cerca las tendencias de utilización y ofrecerte la información que necesitas para tomar decisiones fundamentadas sobre la optimización del espacio de trabajo.

Por ejemplo, Sync Insights puede señalar niveles de CO2 constantemente altos en una habitación en particular. Para ayudarte a equilibrar eso (y eliminar la somnolencia resultante), Sync puede recomendarte que aumentes la ventilación de la habitación. De manera similar, Sync Insights puede identificar habitaciones que frecuentemente se calientan y ofrecer recomendaciones como bajar la temperatura en el termostato para reducir tu consumo de energía.

Sync también facilita la integración de tus datos de utilización con otras fuentes de datos a través de Sync Cloud API. Al combinar fuentes de datos, puedes generar conocimientos más profundos sobre la eficiencia de la oficina y hacer los cambios necesarios para mantener tu organización funcionando sin problemas.

¿Cómo puedes actuar sobre los datos de utilización para ayudarte a crear un espacio de oficina más eficiente?

La tasa de utilización puede decirte mucho sobre cómo tus empleados usan tu espacio de oficina. Pero esta información solo es valiosa si decides actuar al respecto. Entonces, ¿por dónde hay que empezar? Sugerimos enfocarte en las siguientes tres áreas:

Ajusta el diseño de tu oficina

El espacio de oficina sin usar es una de las formas más fáciles de tirar tu dinero por la ventana. Así que la primera y más obvia forma de optimizar tu espacio de oficina es adaptándolo a tus necesidades específicas. Si el uso de escritorios es constantemente bajo en ciertas áreas, considera convertir ese espacio en un área de colaboración abierta.

Tal vez los espacios de reunión están siendo usados por individuos para llamadas con clientes o reuniones uno a uno más a menudo que para grandes reuniones de equipo. Esto puede indicar la necesidad de instalar cabinas telefónicas en algún espacio menos utilizado.

Y si necesitas hacer un cambio a gran escala y reducir tu espacio de oficina, la utilización puede ayudarte a visualizar cómo debería verse tu espacio ideal. Tal vez necesites menos salas de reuniones. Tal vez necesites salas de reuniones de diferentes tamaños. Tal vez solo necesites más flexibilidad.

En cualquier caso, las métricas de utilización pueden darte el plano que necesitas para diseñar (o rediseñar) tu espacio de oficina óptimo.

Establece las políticas correctas

Solo porque las métricas te digan que tienes un espacio de oficina ineficiente no significa que debas hacer cambios en el diseño. De hecho, algunos de los cambios más impactantes que hagas pueden ser simplemente por las políticas que establezcas.

Por ejemplo, las empresas que emplean un modelo de trabajo híbrido pueden ver picos en la utilización de escritorios y salas en ciertos días. Al establecer una política que indique cuándo pueden venir ciertos equipos a la oficina, puedes escalonar la asistencia para encontrar una utilización más equilibrada.

Tal vez notes que ciertos días son comunes para reuniones de equipos grandes. Para evitar quedarte sin salas de reuniones medianas y grandes en esos días, puedes establecer una política que asegure que los equipos alcancen cierto umbral de asistentes para que los equipos más pequeños no desplacen a los que realmente necesitan el espacio. La mejor parte es que puedes monitorear mediante sensores si los equipos están cumpliendo con esta política al mostrarte las cifras reales de asistencia.

Equipa tu espacio con el equipo adecuado

Aunque el diseño y las políticas de la oficina pueden ayudar a resolver muchas de tus ineficiencias, a veces la utilización puede ser simplemente producto de que los espacios tengan (o no tengan) las herramientas adecuadas para que los empleados hagan su trabajo de manera efectiva.

Por ejemplo, puede que notes que equipos grandes se reúnen frecuentemente en salas de juntas pequeñas cuando hay salas más grandes disponibles. Tal vez sea coincidencia, pero lo más probable es que esos equipos quieran usar la pizarra digital que solo la sala pequeña ofrece.

Tal vez tengas un número determinado de mouse ergonómicos y teclados disponibles en ciertos escritorios que notas que siempre están reservados. En lugar de ver a los empleados pelearse por el último mouse, puedes hacer que esos mouse estén más disponibles en estaciones de trabajo adicionales.