Cómo los espacios de oficina flexibles fomentan la colaboración en el lugar de trabajo

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Una vista del espacio de oficina flexible en la sede de Logitech SVC.

La gran migración continúa.

Los empleados están regresando a la oficina en masa a instancias de organizaciones hambrientas de una colaboración más profunda y una mayor productividad. Pero mientras esto resuelve un problema urgente para las organizaciones, plantea una nueva pregunta que deben abordar de frente: ¿cómo se pueden rediseñar los espacios de oficina para fomentar la colaboración, adaptarse a las necesidades cambiantes y maximizar la productividad? La respuesta radica en la flexibilidad. Los espacios de oficina flexibles no son solo una tendencia; son la base del lugar de trabajo moderno, donde la adaptabilidad impulsa el éxito.

 

El problema con los espacios de oficina tradicionales

Los espacios de oficina, durante mucho tiempo, han sido increíblemente rígidos en su diseño. O dividías tu espacio en cubículos o ibas en la dirección completamente opuesta con un concepto abierto. No había un término medio. Las empresas ahora reconocen que estas configuraciones obsoletas alienan a los trabajadores, perjudican la productividad y erosionan la satisfacción de los empleados.

Desafortunadamente, hacer los cambios necesarios en una oficina de manera oportuna y rentable siempre ha resultado difícil en los espacios de oficina tradicionales. Esto ha obligado a las empresas a priorizar la flexibilidad en la oficina y a convertirla en una parte integral de su base.

Cómo infundir flexibilidad en tu espacio de oficina

Todo, desde el número de empleados hasta el uso de salas de reuniones y escritorios, está en constante evolución para las organizaciones. Tu espacio de oficina necesita adaptarse al mismo ritmo. Con un espacio de oficina flexible, no solo puedes apoyar las necesidades cambiantes de tu negocio, sino también las de tus empleados. Entonces, ¿cómo puedes construir más flexibilidad en tu espacio de oficina?

Apóyate en los espacios abiertos

Según WeWork, los planos de planta abiertos y los espacios de descanso están en aumento, mientras que las oficinas ejecutivas y las salas de reuniones están en declive. Eso no quiere decir que todo se esté moviendo a la vista, pero apunta a una tendencia más amplia de los empleados que valoran el espacio para reuniones improvisadas o colaboración casual.

Si bien los espacios abiertos a menudo han sido criticados por ser más ruidosos y distractores, hay mucho valor que se puede realizar si se aprovechan correctamente. Parte de usarlos correctamente es tener la tecnología adecuada a mano para facilitar estas conversaciones. En particular, el Logitech Rally Board 65 ha sido una adición invaluable a estos espacios.

Rally Board 65, cuando se monta en un carrito, te ofrece una solución de videoconferencia versátil y todo en uno que puedes mover sin esfuerzo a cualquiera de tus espacios abiertos, ya sea que lo necesites para una sesión de lluvia de ideas informal o para albergar una reunión de equipo ampliada. Cuando las necesidades de los empleados pueden cambiar de un momento a otro, tener una herramienta que pueda acomodar esas necesidades es esencial.

Un Rally Board 65 en un carrito está configurado en un espacio abierto junto a una mesa alta.

Un Rally Board 65 en un carrito está configurado en un espacio abierto junto a una mesa alta.

Ahora, entendemos que los espacios abiertos pueden ser propensos al ruido y las distracciones. Pero aunque no podemos detener a los compañeros de trabajo de caminar y hablar a través de tu transmisión mientras buscan su quinta taza de café, podemos hacer que sea menos distractor.

Por un lado, Rally Board 65 proporciona capacidades de desenfoque de fondo (nota: vendrá con una futura actualización de software) para mantener tu video enfocado exclusivamente en los asistentes a la reunión y alejado de los transeúntes. Y desde una perspectiva de audio, la tecnología RightSound 2 impulsada por IA ayuda a minimizar el ruido de fondo y centrarse en la conversación real en cuestión.

Las paredes no tienen que dictar dónde tiene lugar la colaboración. Puedes asegurarte de eso añadiendo Rally Board 65 a tus espacios abiertos.

Automatiza el proceso de reserva de escritorios y salas

La flexibilidad es tanto sobre las personas en tu oficina como sobre el espacio físico de la oficina. En otras palabras, cómo permites que las personas adapten su comportamiento es tan importante como cómo permites que tu oficina se adapte. Una de las formas en que las empresas están atendiendo las necesidades de sus empleados es a través de software de reserva de salas y escritorios.

Según Verified Market Research, alrededor del 60% de las empresas utilizan soluciones de reserva de escritorios o salas. Además, CBRE informa que el 64% de las empresas consideran las soluciones de reserva de escritorios y salas como una de sus principales prioridades tecnológicas. ¿Por qué se ha convertido esto en una prioridad principal? Porque los empleados quieren trabajar donde es más probable que hagan su mejor trabajo. Y esa ubicación puede cambiar de un día a otro o incluso de una hora a otra.

Donde las oficinas solían estar organizadas por equipo, este enfoque flexible permite a los individuos reunirse más fácilmente por tipo de proyecto o reunión, eligiendo la ubicación con las capacidades que mejor se adapten a sus necesidades. Con Logitech Desk Booking, los empleados tienen la libertad de reservar sus escritorios con anticipación (a través de Logi Tune) con previsión sobre quién está trabajando cerca y qué equipo está disponible en una ubicación dada.

Una mirada a la experiencia de reserva de escritorios en la aplicación Logi Tune.

Una mirada a la experiencia de reserva de escritorios en la aplicación Logi Tune.

De manera similar, Logitech Room Booking ofrece a los empleados una vista clara de qué salas de reuniones están disponibles y cuándo. Los individuos y equipos pueden elegir salas de acuerdo a sus necesidades de reunión y proximidad a su escritorio. Por ejemplo, un equipo que puede tener algunas adiciones de reuniones de último minuto puede anticipar ese cambio reservando una sala más grande. O un equipo con reuniones esporádicas a lo largo del día puede elegir una sala de huddle a la que puedan entrar y salir.

Con la flexibilidad de elección, creas más propósito en la oficina. No solo los empleados son más productivos, sino que están más felices con la confianza y libertad con las que los estás empoderando.

Escucha los datos

Si bien soluciones como Rally Board 65 y Logitech Desk Booking son habilitadores clave de flexibilidad, la única manera de realmente construir flexibilidad en la base de tu organización es escuchar los datos que provienen de ellas.

¿Sabes cuándo las personas vienen a la oficina? ¿Sabes a dónde se dirigen las personas cuando llegan? Cuanto más sepas sobre lo que está sucediendo en la oficina a diario y semanalmente, mejor podrás satisfacer las necesidades de equipos e individuos en toda tu organización. Con tus soluciones Logitech reportando a Logitech Sync, puedes monitorear y rastrear esta información y más.

Una vista de las métricas de uso de escritorios en el panel de control de Logitech Sync.

Una vista de las métricas de uso de escritorios en el panel de control de Logitech Sync.

La información a nivel superficial, como qué habitaciones y escritorios están reservados con más frecuencia (y los menos) y en qué días, puede ayudarte a entender lo que la gente busca en un espacio. Profundiza un poco más y puedes monitorear métricas como el porcentaje de capacidad de las habitaciones para ver si realmente se están utilizando como se diseñaron.

Agrega información ambiental como temperatura, niveles de CO2, materia particulada y compuestos orgánicos volátiles (COV)—que se pueden rastrear a través de Rally Board 65 y dispositivos Logitech Spot—y podrás identificar problemas potenciales con la salud de las habitaciones. Esto puede ayudarte a explicar por qué ciertas habitaciones no se están utilizando y señalar soluciones que pueden ayudar a optimizarlas.

Los datos procesables son la clave para la flexibilidad; no caprichos ni conjeturas. Puede que no te dé todas las respuestas en el camino, pero te ayudará a tomar decisiones más rápidas que hagan que tu oficina y tus empleados sean más productivos. De eso se trata la flexibilidad.

Cómo un espacio de oficina flexible crea un valor real

Hay una razón por la que las organizaciones están haciendo de la flexibilidad en la oficina una prioridad principal al regresar a un modelo de trabajo en la oficina. Porque cuando te enfocas en la flexibilidad de la oficina, suceden cosas buenas. Más específicamente, se ha demostrado que la flexibilidad mejora todo lo siguiente:

Agilidad y adaptabilidad

El cambio es constante en el lugar de trabajo moderno, ya sea en cómo colaboramos o en las herramientas con las que lo hacemos. Cuando tienes la capacidad de acomodar esos cambios de manera oportuna, no solo preparas a tu gente para el éxito, sino que les demuestras que valoras sus necesidades. 

Productividad y enfoque

Si quieres que tu gente prospere de nuevo en la oficina, necesitas proporcionar un ambiente de trabajo que se alinee con sus estilos de trabajo. En una oficina flexible, puedes establecer un equilibrio entre aquellos que prefieren privacidad y tranquilidad (por ejemplo, con salas de reunión y cápsulas de enfoque) y aquellos que prefieren un ambiente más abierto y colaborativo. 

Colaboración y creatividad

Las personas deben tener la libertad de colaborar siempre y donde quieran. Con un espacio de oficina que ofrece una variedad de espacios de colaboración, desde salas pequeñas hasta salas de conferencias y espacios abiertos, los empleados pueden encontrar fácilmente un espacio que se ajuste a sus necesidades siempre que surja la necesidad, en lugar de cuando sea conveniente.

Bienestar de los empleados

Cuando demuestras la capacidad de adaptarte y mejorar continuamente tu espacio de oficina, le muestras a la gente que te importa. Establece un destino en el que la gente esté ansiosa por trabajar, en lugar de uno en el que se les requiera trabajar. Dado lo polarizante que se ha vuelto la saga del regreso a la oficina, cuanto más puedas hacer para que cada visita a la oficina valga la pena, más apreciarán los empleados su situación laboral.

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El lugar de trabajo ha evolucionado, y la adaptabilidad es la clave para mantenerse a la vanguardia. Los espacios de oficina flexibles van más allá de la estética; se trata de crear entornos que empoderen a las personas para colaborar, concentrarse y prosperar. Con herramientas como Logitech Desk Booking, Rally Board 65 y Sync, puedes asegurarte de que cada centímetro de tu oficina cuente.

El futuro es impredecible. Pero al abrazar la flexibilidad, estás preparando tu negocio y a tu gente para lo que venga a continuación. Así que, pongámonos a trabajar, porque el espacio adecuado lo cambia todo.

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