Combler l’écart de CTP : Comment l’informatique et les services généraux peuvent enfin parler le même langage
Les organisations s’accordent largement sur la valeur que la visioconférence apporte aux effectifs. Par exemple, 87% des responsables d’espaces de travail conviennent qu’une expérience de travail solide peut conduire à des améliorations de la collaboration et de la productivité. Cependant, bien que les avantages soient clairs, il subsiste un décalage dans la manière dont les parties prenantes clés (par exemple, les équipes informatiques et des services généraux) évaluent leur investissement dans la visioconférence et d’autres solutions technologiques sur le lieu de travail.
Bien que l’informatique et les services généraux cherchent fondamentalement à obtenir le même résultat humain (une expérience employé productive) et évaluent leur succès via une mesure clé globale (le CTP), leurs définitions du succès sont totalement divergentes sous l’angle financier et opérationnel.
Ce problème découle en grande partie de la manière dont chacun définit le CTP. Alors que les équipes informatiques se concentrent sur le coût total de possession, les équipes des services généraux se concentrent sur le coût total d’occupation. Que signifie chaque terme et comment chaque équipe peut-elle trouver davantage de points communs plus tôt dans le processus d’achat ? Allons-y.
Qu'est-ce que le Coût total de possession ?
Selon TechTarget, le coût total de possession (CTP) est « une estimation des dépenses associées à l’achat, au déploiement, à la gestion, à l’utilisation et à la mise hors service des actifs informatiques, tels qu’un produit ou un équipement. »
Les dépenses qui contribuent au coût total de possession comprennent :
Coûts directs tels que le prix d’achat, l’installation et la maintenance.
Coûts indirects tels que la formation, les temps d’arrêt et les inefficacités de performance.
Coûts intangibles tels que la perte de productivité des employés et les risques de conformité.
Les équipes informatiques regardent au-delà des frais d’achat et d’installation initiaux pour saisir les coûts du cycle de vie de la technologie : compatibilité, fiabilité, sécurité et support. Pour eux, le coût de possession couvre tout, des mises à jour du micrologiciel à la gestion des appareils et au dépannage. Leur priorité ? Des expériences utilisateur fluides, une perturbation minimale et une évolutivité facile.
Qu'est-ce que le coût total d'occupation ?
Le coût total d'occupation est une estimation des dépenses associées à la possession ou à la location d'une propriété, du loyer de base aux dépenses récurrentes telles que les services publics, l'entretien et l'assurance.
Les leaders des services généraux considèrent les investissements comme des pièces d'un puzzle plus vaste, tenant compte de l'efficacité de l'utilisation des espaces, du coût d'équipement de ces espaces et de la facilité avec laquelle ils peuvent les adapter à l'évolution des besoins de l'entreprise.
La visioconférence ajoute de nouvelles considérations à l'équation. L'éclairage, l'acoustique et le mobilier ont tous leur importance lors de la création de l'expérience de réunion idéale. Il ne s'agit pas seulement de brancher des écrans ; il s'agit de repenser la façon dont chaque mètre carré d'espace inspire la connexion et la collaboration.
Quels sont les principaux points de friction entre l'informatique et les services généraux ?
En fin de compte, l'informatique et les services généraux ont des objectifs communs lorsqu'il s'agit d'acheter du matériel de visioconférence.
Ils veulent que leurs équipes collaborent efficacement et tirent une plus grande valeur de chaque réunion.
Ils veulent offrir une expérience cohérente aux employés, qu'ils soient au bureau ou à la maison.
Ils veulent que cette expérience se traduise par une meilleure satisfaction des employés et une rétention accrue du personnel.
Le problème est que, bien que les deux équipes partagent bon nombre des mêmes objectifs en ce qui concerne l'expérience des employés, la stratégie et la planification se font en vase clos.
Selon le rapport The Workplace Equation de Logitech, les équipes des services généraux et informatiques pensent toutes deux être les principales responsables de l'expérience au travail, mais la plupart ne travaillent pas ensemble au début d'un projet. En fait, seulement 24% des équipes informatiques sont consultées avant le début de la planification des salles. En conséquence, le processus décisionnel est généralement décousu :
Mesures : L'informatique mesure le TCO en tant que coût par utilisateur/appareil, tandis que les services généraux le mesurent en tant que coût par pied carré.
ALLOCATION DES CAPITAUX : L'informatique considère les mises à niveau technologiques comme des investissements opérationnels à haut débit, tandis que les services généraux considèrent l'espace de bureau comme des actifs se dépréciant sur plusieurs années avec des conditions de bail rigides.
Expérience utilisateur : Un bureau à la pointe de la technologie est inutile si la technologie de réservation de salle ou de visioconférence tombe en panne. À l'inverse, une technologie transparente est gaspillée dans un emplacement sous-utilisé.
Si les équipes informatiques et des services généraux veulent réaliser le meilleur investissement possible dans leur expérience de visioconférence, elles doivent établir un partenariat plus cohérent. Analysons donc à quoi cela ressemble.
Comment l'informatique et les services généraux peuvent mieux s'aligner sur l'expérience au travail
Tant que les services généraux et l'informatique ne seront pas alignés sur les points d'évaluation susmentionnés, ils continueront de ne pas être à la hauteur en ce qui concerne leur expérience de visioconférence. Ils peuvent commencer à combler ce fossé en trouvant un terrain d'entente.
Bien que cela ne se produise pas du jour au lendemain, vous pouvez prendre certaines mesures importantes pour accélérer le processus. Le thème commun à toutes ces étapes est l'engagement en faveur d'une collaboration plus étroite entre les équipes centrales.
Créer une équipe dédiée à l'expérience au travail
Lorsque tout le monde pense être responsable de l'expérience au travail, personne ne l'est vraiment. Pour changer cette dynamique, vous pouvez créer une équipe dédiée à l'expérience au travail. Ce faisant, vous commencez à traiter l'expérience au travail comme une stratégie commerciale fondamentale, ce que seules 27% des organisations font actuellement, selon le rapport Workplace Equation.
Pourquoi est-ce si important ? Parce que lorsque quelque chose est suffisamment important pour devenir une stratégie commerciale fondamentale, cela reçoit l'attention et la réflexion qu'il mérite. Les rôles sont déterminés, les processus sont établis et les mesures sont définies. Cela met en place l'infrastructure nécessaire pour prendre des décisions concernant l'expérience au travail que tout le monde peut soutenir.
Standardiser les indicateurs de réussite de l'expérience au travail
Lorsque les équipes travaillent ensemble vers un objectif commun, chaque décision devient plus intentionnelle. Ainsi, une fois votre équipe dédiée à l'expérience au travail constituée, vous devez établir des indicateurs sur lesquels tout le monde peut s'accorder.
Le tableau suivant détaille comment les objectifs individuels des équipes informatiques et des services généraux peuvent évoluer vers un objectif collectif :
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Métrique partagée
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Focus informatique
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Focus services généraux
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Avantage combiné
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|---|---|---|---|
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Utilisation
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Utilisation de la technologie en salle, utilisation des périphériques | Allocation de l'espace, taux d'occupation et d'utilisation, empreinte de bureau | Dimensionnement dynamique de l'espace basé sur l'utilisation réelle de la technologie et de l'espace |
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Efficacité énergétique
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Efficacité des centres de données/du cloud, énergie liée au cycle de vie des appareils, calcul | Efficacité du CVC, efficacité de l'éclairage, systèmes de bâtiment | Gestion intégrée du bâtiment (arrêts intelligents pilotés par les données des capteurs) |
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Productivité des employés
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Disponibilité des appareils, support matériel, connectivité | Conception de l'espace de travail, commodités de bureau, emplacement/trajet domicile-travail | Flux fluide de la connexion à domicile à l'installation au bureau jusqu'aux grandes réunions |
Co-gérer la pile numérique et physique
Bien trop souvent, les décisions concernant la technologie des salles et des espaces sont prises beaucoup plus tard qu'elles ne devraient l'être. En conséquence, on manque souvent de réflexion sur la manière dont la technologie peut influencer un espace et soutenir au mieux les personnes qui l'utilisent.
Si vous traitez les salles de réunion et les espaces flexibles comme des responsabilités partagées où la conception de la salle et l'équipement de visioconférence sont considérés ensemble dès le départ, vous prenez inévitablement des décisions plus intelligentes et axées sur la valeur.
Pourquoi l'alignement du coût total de possession (TCO) est-il un avantage concurrentiel ?
Aligner l'informatique et les services généraux n'est pas seulement un exercice administratif, c'est un avantage concurrentiel qui influe sur l'efficacité organisationnelle, la rétention des talents et la discipline budgétaire. Plus tôt les organisations le reconnaîtront, plus tôt elles pourront en récolter les bénéfices.
À quel point votre organisation est-elle alignée sur l'expérience au travail ? Lisez le rapport The Workplace Equation 2026 pour voir où vous vous situez sur l'échelle de maturité de l'expérience au travail.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre le coût total de possession (TCO) et le coût total d'occupation ?
Le coût total de possession estime les dépenses liées à l'achat, au déploiement, à la gestion, à l'utilisation et au retrait des actifs informatiques (coûts directs comme l'achat et l'installation, coûts indirects comme la formation et les temps d'arrêt, et coûts intangibles comme la perte de productivité). Le coût total d'occupation estime les dépenses liées à la possession ou à la location d'une propriété, du loyer de base aux coûts récurrents comme les services publics, l'entretien et l'assurance. Les équipes informatiques utilisent généralement le premier ; les équipes des services généraux utilisent le second.
Pourquoi les équipes informatiques et des services généraux définissent-elles le TCO différemment ?
Parce qu'ils cherchent à atteindre le même résultat (une expérience employé productive) à travers des prismes différents : L'informatique mesure le coût par utilisateur/appareil et considère la technologie comme un investissement opérationnel en évolution rapide, tandis que les services généraux mesurent le coût par mètre carré et considèrent l'espace de bureau comme un actif dépréciable sur plusieurs années avec des conditions de bail rigides.
À quelle fréquence les équipes informatiques sont-elles consultées avant le début de la planification des salles ?
Selon le rapport The Workplace Equation de Logitech, seulement 24% des équipes informatiques sont consultées avant le début de la planification des salles, bien que l'informatique et les services généraux pensent tous deux être l'autorité principale en matière d'expérience au travail.
Quelles dépenses contribuent au coût total de possession ?
Il existe trois catégories de dépenses différentes qui contribuent au coût total de possession : les coûts directs (prix d'achat, installation, maintenance), les coûts indirects (formation, temps d'arrêt, inefficacités de performance) et les coûts intangibles (perte de productivité des employés, risque de conformité).
Comment les équipes informatiques et des services généraux peuvent-elles mieux s'aligner sur les décisions technologiques au travail ?
Créez une équipe dédiée à l'expérience au travail, standardisez les indicateurs de réussite partagés entre les deux équipes et co-gérez la pile numérique et physique afin que la conception des salles et l'équipement de visioconférence soient planifiés ensemble dès le départ.
Quel pourcentage d'organisations traite l'expérience au travail comme une stratégie commerciale fondamentale ?
Seulement 27%, selon le rapport The Workplace Equation. C'est une raison clé pour établir une équipe dédiée à l'expérience au travail.
Pourquoi l'alignement du coût total de possession est-il important spécifiquement pour l'expérience de visioconférence ?
Un bureau à la pointe de la technologie est compromis si la réservation de salle ou la technologie de visioconférence fait défaut, et une technologie fluide est gaspillée dans un espace sous-utilisé. L'alignement garantit que les décisions d'investissement prennent en compte à la fois la technologie et l'environnement physique dans lequel elle fonctionne.
L'alignement de l'informatique et des services généraux sur le coût total de possession en vaut-il la peine ?
Oui. C'est un avantage concurrentiel affectant l'efficacité organisationnelle, la rétention des talents et la discipline budgétaire, et non pas seulement un exercice administratif.
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