Maximisez votre investissement dans la visioconférence

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Équipement de visioconférence

Ces dernières années, la visioconférence a énormément gagné en ampleur, et de grandes organisations dépensent désormais des millions de dollars chaque année pour des licences de services de visioconférence. Une société équipée de 10 000 licences peut dépenser entre 1,5 et 2,5 millions de dollars par an.Ces estimations s’appuient sur les tarifs publiés de licences de logiciels, qui varient entre 150 et 250 dollars par an et par utilisateur, pour une organisation de 10 000 utilisateurs. Les coûts réels peuvent varier. Mais ces organisations profitent-elles au maximum de leur investissement ? Dans le cas contraire, que peuvent-elles faire pour maximiser leur retour sur investissement ?

En réalité, vos dépenses dans des logiciels de visioconférence tels que Microsoft Teams, Zoom et Google Meet ne représentent qu’une seule pièce du puzzle. Votre investissement porte également sur les salles de réunion, les outils de collaboration personnelle et la gestion informatique :

  • Les salles de réunion nécessitent du matériel vidéo : caméras, enceintes, microphones et contrôleurs.
 
  • Les collaborateurs ont besoin d’équipement audio et vidéo, dont des webcams et des casques.
 
  • Les administrateurs informatiques doivent pouvoir gérer le matériel et les logiciels vidéo à l’aide d’outils de gestion de dispositifs qui permettent un accès à distance et l’établissement de rapports.

 

Les dispositifs de salles de réunion, les casques et webcams personnels ainsi que les applications de gestion jouent un rôle majeur dans la qualité et l’expérience globales des réunions vidéo. Dans cet article, nous verrons comment ces outils peuvent vous aider à tirer le maximum de profits de votre investissement dans la collaboration vidéo. Nous nous concentrerons sur trois questions principales.

Optimisez-vous l’environnement des salles de réunion ?

Les employés sont-ils en mesure de démarrer instantanément une réunion en visioconférence depuis n’importe quelle salle ?

Une bonne expérience dans la salle de réunion poussera les employés à utiliser les logiciels de visioconférence et l’équipement audio et vidéo que vous avez acheté. Voici quatre étapes pour optimiser votre expérience de salle de réunion.

 

  • Ajoutez un contrôleur tactile. Les contrôleurs tactiles à fixation murale ou de table, tels que Logitech Tap, permettent aux employés de démarrer ou rejoindre une réunion d’un simple clic. Démarrer une réunion n’aura jamais été aussi simple.
 
  • Prend en charge la plupart des applications de visioconférence. Les salles de réunion disposent en général d’un logiciel de visioconférence par défaut. Cela permet de rejoindre les réunions plus rapidement et facilement, mais l’inverse se produit lorsque vous devez utiliser un service différent. Logitech Swytch résout ce problème en permettant à quiconque de brancher un ordinateur portable et de participer à n’importe quel webinaire ou réunion virtuelle.
 
  • Optimisez votre configuration audio. Peut-être avez-vous investi dans de magnifiques écrans plats 4K pour chacune de vos salles. Mais comment est le son ? Envisagez une caméra de conférence comme Rally Bar, dotée d’une IA intégrée nommée RightSound™ qui égalise automatiquement les voix fortes et douces, élimine les bruits d’arrière-plan et continue d’améliorer la qualité sonore au fil du temps.
 
  • Ajoutez un tableau blanc à vos réunions. Qu’il s’agisse de formuler des idées ou de collaborer, les tableaux blancs sont des outils parfaits, mais les employés ont du mal à s’en servir efficacement au cours des réunions vidéo. C’est pourquoi nous avons créé Logitech Scribe, une caméra pour tableau blanc enrichie par l’IA, qui transmet le contenu du tableau blanc dans les réunions vidéo avec une clarté impressionnante.
Réunion vidéo avec une personne chargée du tableau blanc

Prenez-vous en charge vos employés à distance ?

Les employés ont-ils des dispositifs de collaboration personnelle qui les aident à se sentir davantage inclus et présents dans les réunions vidéo ?

Avant de se connecter à une réunion vidéo, de nombreuses personnes s’observent dans le miroir. C’est humain. Lorsqu’on est filmé, on veut tous se présenter au mieux, sur les plans visuel et sonore. Cela est d’autant plus vrai quand on participe à distance. Tout le monde aimerait pouvoir se connecter avec un ordinateur portable et des dispositifs personnels et profiter de la même expérience que les personnes présentes dans la salle de réunion.

Voici quelques étapes pour optimiser l’expérience des collaborateurs à l’aide de dispositifs de collaboration personnelle et encourager un accès équitable aux réunions.

  • Proposez des périphériques de qualité professionnelle. Lors du confinement, de nombreux collaborateurs ont découvert un aspect déjà bien connu par les informaticiens. Les équipements audio et vidéo grand public ne sont pas idéaux pour la vie professionnelle et ne sont pas optimisés pour les réunions vidéo. En revanche, les casques Logitech comprennent des fonctionnalités nécessaires aux employés, comme la sourdine automatique, ou au service informatique, telles que des certifications auprès des principaux fournisseurs de logiciels. Les webcams Logitech bénéficient d’une résolution et d’un objectif améliorés, de davantage d’images par seconde, d’un champ de vision élargi, ainsi que d’intégrations auprès de fournisseurs de logiciels vidéo afin de permettre des réunions sans problèmes.

 

  • Proposez un kit d’outils « télétravail ». Ce que les travailleurs à distance souhaitent, c’est un environnement qui se rapproche de leur expérience au bureau. Les équipes informatiques peuvent aider les employés en mettant à disposition un ensemble d’outils pour le travail à domicile, qui comprend un casque et une webcam spécialement conçus pour la visioconférence, ainsi qu’un ensemble souris/clavier/écran standard.

 

Au bout du compte, le fait d’améliorer l’expérience des collaborateurs augmente le taux d’adoption de la visioconférence et de justifier cet investissement.

Réunion de visioconférence dans une salle avec ordinateur portable et webcam dédiée

Rendez-vous le service informatique plus efficace ?

Les administrateurs informatiques peuvent-ils gérer vos salles et vos dispositifs depuis n’importe où ?

Le temps que les administrateurs informatiques consacrent au déploiement, à la gestion et à la prise en charge de la visioconférence et des dispositifs de collaboration personnelle représente un autre critère à prendre en compte dans vos calculs de retour sur investissement.

Par exemple, lorsque les employés se servent de webcams et de casques commerciaux qui ne sont pas certifiés pour le service de visioconférence que votre organisation utilise, cette situation est susceptible de poser des problèmes aux employés et de donner des maux de tête au service informatique. Comme mentionné précédemment, le fait de proposer un kit d’outils de télétravail pour les dispositifs approuvés et certifiés peut limiter les tickets d’assistance et simplifier l’assistance en cas de problème.

Voici trois étapes supplémentaires qui peuvent optimiser le rôle du service informatique et minimiser le temps qu’il doit consacrer à la visioconférence :

  • Déployez de nouveaux appareils vidéo. Une nouvelle génération de caméras de conférence appelée « barres vidéo tout-en-un » peut être attachée directement à l’écran d’une salle et exécuter le service de vidéo cloud via un appareil informatique intégré. Avec une caméra comme Rally Bar, profitez d’une installation plus rapide avec un câblage minimal grâce au nombre réduit de composants.
 
  • Déployez une console de gestion des dispositifs à distance. Avec des milliers de salles et de dispositifs à gérer, les administrateurs informatiques doivent se montrer aussi efficaces que possible. Nous avons mis au point Logitech Sync pour faciliter la prise en charge par le service informatique des déploiements vidéo à grande échelle, tout en réduisant au minimum le nombre de visites sur site et de tickets d’assistance, le tout à partir d’une simple interface Web.
 
  • Fournir des tutoriels vidéos simples. Il est surprenant de constater le nombre de problèmes qui peuvent être évités en distribuant une simple vidéo de 30 secondes aux employés.

 

Installation de bureau avec équipement de visioconférence

Au bout du compte, les investissements technologiques sont principalement faits par groupes. C’est certainement le cas avec la vidéo. Même si la plateforme de visioconférence que vous employez peut être l’un de vos investissements les plus conséquents, sa réussite dépend de beaucoup d’autres facteurs, dont l’adoption par l’utilisateur, l’expérience de salle de réunion et l’emploi du temps du service informatique. Le fait de vous pencher sur ces questions vous aide à vous assurer que vous tirez le maximum de profits de cet investissement.

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