L’objectif est de supprimer les frictions autour des réunions
La création d’un environnement qui favorise la collaboration commence hors de la salle de réunion. La clé est de supprimer toutes les frictions, autrement dit, tous les obstacles au contact entre employés et à leur productivité. Ces frictions peuvent par exemple être le fait de ne pas trouver à temps le lieu approprié pour une réunion, ou de se heurter à un équipement complexe dans une salle de conférence.
Le bureau devrait être conçu pour assurer la concentration et l’efficacité des employés, et non pour les entraver. Sur ce point, certains outils comme les panneaux de planification peuvent changer la donne. D’un coup d’œil et sans s’interrompre, les panneaux de planification permettent :
- de vérifier à distance la disponibilité d’une salle de réunion ;
- de trouver en temps voulu la salle adaptée à ses besoins ;
- d’obtenir à l’écran des informations contextuelles comme l’intitulé et l’heure de la réunion.
Ce type d’investissement permet une communication utile et en temps réel, et réduit ainsi les frictions moyennant un entretien minime.
Dans chaque salle de réunion, chaque employé (peu importe ses connaissances et son expérience techniques) devrait pouvoir lancer des sessions de collaboration vidéo de manière rapide et facile sur différentes plates-formes comme Microsoft Teams ou Zoom, par exemple. Investir dans des contrôleurs tactiles intuitifs est une façon de fournir ce type d’expérience facile et universelle, qui réduit les demandes d’assistance auprès de l’équipe informatique et permet aux employés de rester concentrés et efficaces.
