Article: Optimiser les salles de réunion de taille moyenne pour la visioconférence

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Optimiser les salles de réunion de taille moyenne pour la visioconférence

Astuces et conseils pratiques pour vos salles de conférence de taille moyenne

Photo d’une installation de visioconférence autour d’une petite table

 

Il y a de fortes chances que votre organisation dispose de salles de réunion de toutes tailles. Vous avez peut-être un nombre croissant de petites salles de conférence ou quelques grandes salles pour des conseils d’administration, des présentations client, et autres. 

Mais le cheval de bataille des salles de réunion, ce sont les salles de conférence de taille moyenne, offrant en général de 8 à 10 chaises. Une salle moyenne est une bonne taille pour que des petits groupes de trois à quatre personnes s’y répartissent. Cette flexibilité est particulièrement importante à l’heure où les entreprises adoptent un modèle d’espace de travail hybride, où les salariés jonglent entre la maison et le bureau.

Les grandes organisations peuvent avoir des centaines voire des milliers de salles de taille moyenne, aussi l’évolutivité est un besoin essentiel. Et puisque ces salles sont si importantes pour la collaboration d’équipes restreintes, l’équipement de visioconférence des salles de taille moyenne doit être simple d’utilisation. Entrer dans une salle moyenne et lancer ou rejoindre une réunion doit pouvoir se faire sans effort. Avec la productivité en ligne de mire, les solutions pour salles doivent faciliter la collaboration et non la freiner.

Afin d’optimiser vos salles de taille moyenne pour vos réunions et la collaboration vidéo, voici quelques critères à prendre en compte.

Configuration de salle et flexibilité

Parce qu’elles représentent un compromis entre les petites salles de réunion et les grandes salles de conférence, les salles de taille moyenne peuvent varier en nombre de chaises, en taille, en forme de table, et même en nombre de tables. Aussi, il convient de choisir des solutions pour salles suffisamment flexibles pour s’adapter à différentes tailles et configurations.

Pour des salles relativement petites, une caméra avec haut-parleurs et micros intégrés peut suffire. Pour les salles plus grandes, vous préférerez peut-être plusieurs micros répartis dans l’espace. Assurez-vous que votre solution pour salles s’adapte aux deux cas de figure.

Barres vidéo et solutions de visioconférence tout en un

Le type de caméra de conférence que vous déployez dans votre salle moyenne est sans doute l’élément le plus important.

Aujourd’hui, certaines organisations optent pour un nouveau genre de caméras de conférence appelées "barres vidéo tout en un" qui peuvent être utilisés comme appareils autonomes. Plutôt que de se brancher à un ordinateur dédié à la salle de réunion, ces caméras de conférence tout en un se branchent directement à l’écran de la salle et utilise le service vidéo cloud sur un système informatique intégré.

Par rapport à des dispositifs informatiques et composants vidéo séparés, les barres vidéo sont plus faciles à installer et beaucoup plus simple à gérer et mettre à jour. Moins de composants signifie une installation plus rapide avec un câblage minimal. Autre avantage: les barres vidéo peuvent être installées au mur ou branchées directement à l’écran, pour un encombrement minimal des tables, en toute discrétion.

Vous avez peut-être de bonnes raisons de déployer une solution de visioconférence avec un ordinateur dédié à la salle de réunion, configuré pour votre fournisseur cloud vidéo. Envisagez alors une caméra telle que Rally Bar utilisée comme appareil autonome ou branchée à un PC ou un Mac à l’aide de son port USB. Cette approche offre polyvalence et pérennité, vous donnant la possibilité de jongler entre appareil autonome et mode USB en fonction de vos besoins. C’est également une excellente stratégie pour les organisations qui prennent en charge de multiples fournisseurs cloud vidéo. De plus, Rally Bar a été conçue spécifiquement pour les salles de réunion de taille moyenne.

Qualité de l’objectif

La qualité et le type d’objectif de la caméra sont deux éléments importants, à ne surtout pas négliger. Une optique exceptionnelle donne aux participants des deux côtés d’une visioconférence le sentiment d’être dans la même pièce, alors même qu’ils se trouvent à des kilomètres de distance.

Compte tenu de la variété des tailles et configurations de salle caractéristique des salles de taille moyenne, la caméra doit être capable de saisir et de s’ajuster aux personnes proches comme éloignées. Certaines caméras de conférence utilisent un zoom numérique, d’autres un zoom optique ou alors une combinaison des deux. La personne qui dirige une réunion s’installant souvent en bout de table, le zoom de la caméra doit pouvoir offrir une image nette du fond de la salle.

Le zoom panoramique et l’inclinaison motorisés permettent à la caméra de pointer l’objectif vers les participants, quelle que soit la place qu’ils occupent dans la salle. En cas de nécessité, ces fonctions permettent aussi de capter une vue large d’un côté de la salle, par exemple lorsque quelqu’un écrit sur un tableau. Le cadrage automatique intelligent garde la mise au point sur le sujet sans que les participants aient besoin d’ajuster manuellement l’angle de la caméra.

Il s’agit de réfléchir à la qualité et aux capacités de l’objectif pour vous assurer que vous obteniez la meilleure caméra possible en fonction de votre investissement.

Performances audio

Au cours des réunions, se faire entendre est aussi important que d’être vu. Les innovations en matière de technologie audio continuent d’améliorer la qualité de son des solutions pour salles de réunion. Par exemple, les micros dotés de la technologie Beamforming et les logiciels intelligents peuvent isoler la voix de l’interlocuteur, la séparer des bruits de fond et réduire l’effet de diaphonie.

Avec les barres vidéo, qui incluent haut-parleurs, micros et caméra dans un seul dispositif, les performances audio revêtent une importance capitale. N’oubliez pas de vérifier les interactions entre haut-parleurs et micros afin d’être sûr qu’il n’y a ni distorsion ni vibration. Le fournisseur a-t-il investi dans son système de son?

Un système de son extensible est utile pour les salles de taille moyenne. Si l’occupation de vos salles de réunion varie, ce qui est souvent le cas des salles moyennes, vous apprécierez la possibilité d’étendre la couverture grâce à des extensions microphones supplémentaires. 

IA et analyse de données

L’intelligence artificielle et l’analyse de données gagnent toujours plus d’importance dans la gestion de salles. Ces capacités offrent des statistiques utiles pour savoir quelles salles sont utilisées, lesquelles restent désertes, combien de personnes participent aux réunions, et bien plus encore. Ces statistiques vous permettent de prendre des décisions plus éclairées quant aux espaces de réunions et à l’utilisation efficace de vos biens immobiliers.

Support technique

Pour vous éviter des maux de tête, à vous, votre équipe informatique et aux participants, vous pouvez contrôler l’état des salles à distance et identifier des difficultés avant vos employés. Songez à utiliser une application telle que Logitech Sync, une application logicielle gratuite qui propose un tableau de bord clair et facile à lire, affichant l’état de toutes vos salles. Sync permet également la mise à jour à distance de logiciels et micrologiciels n’importe où.

Expérience des employés

Les employés souhaitent des outils de réunions faciles, intuitifs et bien conçus. Une expérience utilisateur égale de salle en salle augmente les taux d’adoption. De nouvelles télécommandes de salle leur permettent de lancer ou de conclure une réunion d’une simple pression, ou d’utiliser leur voix pour une expérience mains libres.

Les employés aiment également la flexibilité. Avec un produit tel que Logitech Swytch, ils peuvent entrer dans une petite salle de conférence, connecter leur propre ordinateur portable, et faire une présentation ou streamer sur n’importe quel service vidéo cloud.

Environnement de salle

En plus de la caméra, de l’objectif et des haut-parleurs, de nombreux facteurs sont à prendre en compte dans la conception et la mise en place de salles de taille moyenne, tels que: 

  • l’éclairage, aussi bien naturel qu’artificiel;

  • la couleur des murs et des meubles;

  • les types de fenêtres ou de portes et la manière dont elles influent sur l’éclairage et la confidentialité;

  • les œuvres d’art, les plantes, et autres objets en arrière-plan;

  • les autres propriétés de la salle, telles que les matériaux de construction.

Cet article n’a pas pour objectif d’explorer tous ces sujets. Pour en savoir plus sur la conception des espaces de réunion, des petites salles de réunion aux grandes salles de conférence, découvrez notre guide des salles sur Logitech.com.

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